«Хватит это терпеть»: как мы автоматизировали загрузку первички в 1С

Вы тоже замечали, что у знакомого бухгалтера дергается глаз, когда он упоминает про первичку?
891 227
«Хватит это терпеть»: как мы автоматизировали загрузку первички в 1С

Вы тоже замечали, что у знакомого бухгалтера дергается глаз, когда он упоминает про первичку? Затраты времени, сил и денег на обработку и ввод первичных документов – это те издержки, которых вполне можно избежать. Такое озарение снизошло на нас, когда на процесс в десятый раз пожаловалась наш бухгалтер, и мы поняли: в наших руках есть все, чтобы автоматизировать процесс. Кому, как не айтишникам, это сделать?

Ситуация

В организации клиента большой поток накладных по 50-70 строк, при этом – менее 20 поставщиков. Ввод первичных документов вручную отнимает иногда по несколько дней, и его желательно максимально упростить.

Наше решение

Задумка проста, процесс будет состоять из трех шагов: сканирования первички, проверки данных и выгрузки их в систему учета (в нашем случае в базу «1С:Предприятие 8»). Созданная программа может распознавать данные на скан-копиях печатных документов, находить соответствующие элементы в базе «1С» и формировать заполненный документ. Пользователю останется только проверить данные, заполнить поля, которые программа не смогла распознать (если такие имеются), и провести документ.

«Скан-Загрузка документов» сама распознает информацию: для этого совсем не нужно устанавливать стороннее ПО. Программа распознает наименования НСИ (номенклатура, единицы измерения, номера ГТД и т.п.), содержащие буквы кириллицы или латиницы, и смешанные наименования (слова на кириллице и на латинице). Информация для загрузки извлекается как из шапки, так и из табличной части документа.

Чтобы «Скан-Загрузка документов» работала еще лучше, ее можно обучить распознаванию номенклатуры и печатных форм, используемых на конкретном предприятии.

Работать со «Скан-Загрузкой» могут бухгалтеры и кладовщики, ответственные за прием и ввод в базу первичных документов. Это позволит сократить время ввода документов и снизить количество ошибок за счет дополнительного контроля со стороны программы.

Что для этого нужно?

Программа работает в типовых конфигурациях:

  • «ERP Управление предприятием», редакция 2.0;
  • «Управление производственным предприятием», редакция 1.3;
  • «Комплексная автоматизация», редакция 1.1;
  • «Управление торговлей», редакция 10.3 и 11.1;
  • «1С:Розница»;
  • «Бухгалтерия предприятия», редакция 2.0 и 3.0;
  • «Бухгалтерия государственного учреждения», редакция 1.0 и 2.0.

А может, мы «изобрели велосипед»?

Сервисов переноса данных из первичных документов в систему учета за последние годы появилось множество. Они различаются скоростью и способом распознавания данных, типами и мощностью самих программ, техническими требованиями к компьютерам. Цель работы же у всех одинакова – автоматизация ввода первички и сокращение количества ошибок при этом. Зачем создавать что-то свое?

У «Скан-Загрузки» есть два ключевых преимущества для клиента. Во-первых, большинство аналогов основаны на облачных технологиях – а это значит, что документы выходят за пределы организации. «Скан-Загрузка» же сохраняет все в системе учета локально. Второе преимущество заключается в цене: в программе не используются технологии распознавания ABBYY, в связи с чем переплачивать за лицензирование не приходится.

Другие особенности и возможности «Скан-Загрузки»:

  • сканирование документов или загрузка данных из уже готовых скан-образов;
  • автоматический подбор номенклатуры, характеристик, номеров ГТД и единиц измерения при загрузке документа;
  • создание документов поступления на основании форм «ТОРГ-12», «Счет-фактура» и «Универсальный передаточный документ»; правила обработки стандартных печатных форм входят в поставку; для нетиповых печатных форм возможна самостоятельная настройка правил в пользовательском режиме;
  • автоматическое внесение в документ поступления данных предоставленного счета-фактуры (номер и дата);
  • возможность настройки правил обработки для других печатных форм;
  • автоматизированное создание новой номенклатуры, характеристик и номеров ГТД в случаях, когда указанные в документе элементы отсутствуют в базе;
  • проверка согласованности числовых показателей табличной части документа (цена, количество, ставка НДС, сумма НДС и итоговая сумма) с возможностью автоматической коррекции ошибочно распознанных чисел;
  • массовое создание в базе номеров ГТД.

Интеграция «Скан-Загрузки документов» в учетную информационную базу не требует внесения изменений в конфигурацию. Программа лицензируется по количеству рабочих мест, независимо от количества и объема загружаемых документов.

Результат

Нашему клиенту решение понравилось: за несколько месяцев использования «Скан-Загрузки документов» ввод первичных документов удалось автоматизировать на 70%. У распознавания случаются погрешности, но они значительно меньше влияют на процесс, чем ошибки ручного ввода.

…Впрочем, есть среди бухгалтеров и те, кто против автоматизации ввода первички. Если и вы из их числа, то одна из следующих новостей в нашем блоге будет специально для вас: рассмотрим все «за» и «против» 

Начать дискуссию

УСН

Минфин: при торговле через маркетплейсы на УСН агентское вознаграждение тоже идет в доход

При УСН есть закрытый перечень доходов, которые не учитываются для налогообложения. Эта норма не предусмотривает уменьшение доходов принципалов на вознаграждение, которое они платят агентам.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Основные изменения по НДС в 2023–2024 

Большинство последних новаций по налогу на добавленную стоимость являются «отраслевыми». Поправки касаются застройщиков, экспортеров, рестораторов, туроператоров, продавцов детских товаров и даже перекупщиков б/у авто. В статье собрали для вас самые важные изменения на 2023–2024 гг.

Основные изменения по НДС в 2023–2024 

Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Верховный суд РФ может изменить практику назначения выездных налоговых проверок

Мнение налогового адвоката о судебном иске к ФНС о незаконности налоговой проверки.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Бухотчетность составляют в тысячах рублей. Опрос про ошибки из-за округлений

До 1 апреля компании должны сдать бухотчетность за 2023 год.

80
Кадры

Четверть компаний отказывают в найме соискателям с долгами

Чаще всего кредитную историю проверяют у менеджеров по работе с клиентами, специалистов по продажам и закупкам.

43
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

💥Госзакупки. Как компании не попасть в реестр недобросовестных поставщиков

Компания выиграла тендер на госзакупку, но по каким-то причинам не смогла выполнить контракт — это прямая дорога в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Расскажем, какие аргументы и обстоятельства помогут избежать реестра, сохранить репутацию и деньги компании. Забирайте подсказки от редакции.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»
6
123

В сервис «Прозрачный бизнес» ФНС добавила спецрежим ИП. Пользователи: наконец-то! + опрос

Теперь через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» любой желающий может узнать, какие специальные налоговые режимы применяет ИП.

Нашлась биржа, которая сфокусируется на IPO попавших под санкции промышленных компаний

СПБ Биржа начала заниматься IPO российских промышленников, попавших в те же санкционные списки, что и СПБ Биржа.

Шведский бизнес Avito переехал в Калининградскую область

Шведская компания Avito AB провела редомициляцию и теперь будет зарегистрирована как международная компания в специальном административном регионе.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция

Сосредоточение в своих руках всех процессов, желание все сделать самому — проблема многих предпринимателей. В результате попытки охватить все не остается времени на разработку новой, более продуктивной стратегии. Чтобы разгрузить себя и заниматься более глобальными бизнес-задачами, владельцу бизнеса нужно научиться делегировать.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция
19
Отпуска

Сотрудник не может переносить отпуск, если у него заболел ребенок

Продлить или перенести ежегодный оплачиваемый отпуск разрешено только если заболел сам сотрудник, а не его ребенок.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Налоговики не всегда начисляют пени из-за ошибок в уведомлениях по ЕНП. Но в интересах бизнеса их всё-таки исправить. Подробно и на конкретных примерах рассказали, как это сделать.

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Песков: нейросети в руках недобросовестных людей — еще одна большая угроза

Заместитель руководителя администрации президента РФ, пресс-секретарь В. Путина Дмитрий Песков заявил, что нейросети в руках недобросовестных людей или террористов могут стать грозным оружием.

👫 На одну штатную единицу можно принять двух полставочников. Эксперт: запрета нет, и Верховный Суд это косвенно подтверждает

Ранее Роструд заявлял, что одну должность не могут делить между собой два человека по полставки каждый, должно быть 2 должности. Теперь поступили новые вводные.

355

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен

Управление любым проектом представляет собой многоуровневый процесс, имеющий множество составляющих. Как минимум он включает в себя планирование, мотивацию, материальное и прочее обеспечение, а также контроль исполнительных процессов.

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен
1
21

ФНС объяснила, какой ОКТМО указывать в ЕНП-уведомлении по налогу на имущество

В уведомлении по ЕНП при указании кода ОКТМО надо учитывать особенности исчисления и уплаты налогов.

🎓 Уже завтра бухгалтеры узнают, как Минтруд и ФНС будут бороться со скрытыми сотрудниками

Подготовьтесь к проверкам и запросам по сотрудникам и уберегите себя от штрафов.

Клиенты Сбера могут разблокировать карту после блокировки из-за криптовалют

Чтобы снизить риск блокировки карт из-за сомнительных операций, клиенты Сбербанка могут подтвердить свои криптовалютные доходы, сделав скриншот с сайтов криптобирж.

Интересные материалы

УСН

📌 Как ИП на УСН «доходы» в 2024 году уменьшать налог на фиксированные взносы: таблица

Чтобы уменьшать налог по УСН за 2024 год на взносы ИП за 2024, их не нужно платить. А вот на взносы 1% за 2024-й налог за 2024 год уменьшить нельзя независимо от того, платили вы их или нет.