Клерк.Ру

«Хватит это терпеть»: как мы автоматизировали загрузку первички в 1С

100

Вы тоже замечали, что у знакомого бухгалтера дергается глаз, когда он упоминает про первичку? Затраты времени, сил и денег на обработку и ввод первичных документов – это те издержки, которых вполне можно избежать. Такое озарение снизошло на нас, когда на процесс в десятый раз пожаловалась наш бухгалтер, и мы поняли: в наших руках есть все, чтобы автоматизировать процесс. Кому, как не айтишникам, это сделать?

Ситуация

В организации клиента большой поток накладных по 50-70 строк, при этом – менее 20 поставщиков. Ввод первичных документов вручную отнимает иногда по несколько дней, и его желательно максимально упростить.

Наше решение

Задумка проста, процесс будет состоять из трех шагов: сканирования первички, проверки данных и выгрузки их в систему учета (в нашем случае в базу «1С:Предприятие 8»). Созданная программа может распознавать данные на скан-копиях печатных документов, находить соответствующие элементы в базе «1С» и формировать заполненный документ. Пользователю останется только проверить данные, заполнить поля, которые программа не смогла распознать (если такие имеются), и провести документ.

«Скан-Загрузка документов» сама распознает информацию: для этого совсем не нужно устанавливать стороннее ПО. Программа распознает наименования НСИ (номенклатура, единицы измерения, номера ГТД и т.п.), содержащие буквы кириллицы или латиницы, и смешанные наименования (слова на кириллице и на латинице). Информация для загрузки извлекается как из шапки, так и из табличной части документа.

Чтобы «Скан-Загрузка документов» работала еще лучше, ее можно обучить распознаванию номенклатуры и печатных форм, используемых на конкретном предприятии.

Работать со «Скан-Загрузкой» могут бухгалтеры и кладовщики, ответственные за прием и ввод в базу первичных документов. Это позволит сократить время ввода документов и снизить количество ошибок за счет дополнительного контроля со стороны программы.

Что для этого нужно?

Программа работает в типовых конфигурациях:

  • «ERP Управление предприятием», редакция 2.0;
  • «Управление производственным предприятием», редакция 1.3;
  • «Комплексная автоматизация», редакция 1.1;
  • «Управление торговлей», редакция 10.3 и 11.1;
  • «1С:Розница»;
  • «Бухгалтерия предприятия», редакция 2.0 и 3.0;
  • «Бухгалтерия государственного учреждения», редакция 1.0 и 2.0.

А может, мы «изобрели велосипед»?

Сервисов переноса данных из первичных документов в систему учета за последние годы появилось множество. Они различаются скоростью и способом распознавания данных, типами и мощностью самих программ, техническими требованиями к компьютерам. Цель работы же у всех одинакова – автоматизация ввода первички и сокращение количества ошибок при этом. Зачем создавать что-то свое?

У «Скан-Загрузки» есть два ключевых преимущества для клиента. Во-первых, большинство аналогов основаны на облачных технологиях – а это значит, что документы выходят за пределы организации. «Скан-Загрузка» же сохраняет все в системе учета локально. Второе преимущество заключается в цене: в программе не используются технологии распознавания ABBYY, в связи с чем переплачивать за лицензирование не приходится.

Другие особенности и возможности «Скан-Загрузки»:

  • сканирование документов или загрузка данных из уже готовых скан-образов;
  • автоматический подбор номенклатуры, характеристик, номеров ГТД и единиц измерения при загрузке документа;
  • создание документов поступления на основании форм «ТОРГ-12», «Счет-фактура» и «Универсальный передаточный документ»; правила обработки стандартных печатных форм входят в поставку; для нетиповых печатных форм возможна самостоятельная настройка правил в пользовательском режиме;
  • автоматическое внесение в документ поступления данных предоставленного счета-фактуры (номер и дата);
  • возможность настройки правил обработки для других печатных форм;
  • автоматизированное создание новой номенклатуры, характеристик и номеров ГТД в случаях, когда указанные в документе элементы отсутствуют в базе;
  • проверка согласованности числовых показателей табличной части документа (цена, количество, ставка НДС, сумма НДС и итоговая сумма) с возможностью автоматической коррекции ошибочно распознанных чисел;
  • массовое создание в базе номеров ГТД.

Интеграция «Скан-Загрузки документов» в учетную информационную базу не требует внесения изменений в конфигурацию. Программа лицензируется по количеству рабочих мест, независимо от количества и объема загружаемых документов.

Результат

Нашему клиенту решение понравилось: за несколько месяцев использования «Скан-Загрузки документов» ввод первичных документов удалось автоматизировать на 70%. У распознавания случаются погрешности, но они значительно меньше влияют на процесс, чем ошибки ручного ввода.

…Впрочем, есть среди бухгалтеров и те, кто против автоматизации ввода первички. Если и вы из их числа, то одна из следующих новостей в нашем блоге будет специально для вас: рассмотрим все «за» и «против» 

Компания «ГЭНДАЛЬФ» на рынке информационных технологий 25 лет. Сегодня мы занимаем 4 место среди 7000 партнеров фирмы «1С» в стране. В нашем блоге мы делимся опытом в автоматизации учета и управления бизнеса и бюджетных организаций, в сопровождении клиентов и разработке собственных IT-решений.