Клерк.Ру

«А что, еще и инструкция есть?»: лайфхаки по работе со «Скан-Загрузкой документов»

96

В последнее время мы уделяем очень много времени ошибкам в работе с программами и техникой. Но, согласитесь, гораздо приятнее (да и спокойнее) быть в курсе основных причин «поломок» и своевременно их отслеживать. Сегодня разбираемся с программой «Скан-Загрузка документов».

Почему может перестать работать «Скан-Загрузка» и что с этим делать?

1. Не указан факт работы в терминальном режиме при установке программы.

С этого пункта мы начнем, потому что он как бы предваряет все остальные: это причина, по которой «Скан-Загрузка» не будет работать с самого начала. Если в вашей организации работают с облачными решениями, работа со «Скан-Загрузкой» возможна только в тонком клиенте. Через браузер ее запустить невозможно.

2. Незаполненный словарь контрагентов.

В «Скан-Загрузке» существует специальный словарь, заполнение которого значительно облегчит вам жизнь. Это функционал запоминания наименований и реквизитов контрагентов, которые не нужно будет каждый раз вводить вручную — можно просто подставлять данные из словаря. Если словарь не заполнять, распознавание документов будет происходить менее качественно (слова могут распознаваться некорректно, а это приведет к тому, что подходящая номенклатура в базе не будет найдена).

3. Неиспользуемая служебная папка текущей базы данных.

Еще один удобный инструмент в «Скан-Загрузке» — служебная папка текущей базы данных. Процесс работы с ним выглядит так: не подобрав наименование, программа подсвечивает пустое поле красным цветом. При этом может появляться список похожих позиций, чтобы оператор выбрал подходящую номенклатуру, если она уже есть. Если ее нет или ничего не подходит, оператор выбирает самостоятельно из обычного справочника номенклатуры. Тогда программа запоминает, что данному наименованию на скане соответствует нужная номенклатура в базе. И в следующий раз при загрузке товара с этим наименованием программа автоматически подберет нужную номенклатуру.

Результат игнорирования служебной папки может стать таким же, как в предыдущем пункте: номенклатуры придется вбивать вручную каждый раз.

4. Неиспользуемая инструкция.

Ужасно очевидная и ужасно распространенная причина, как ни плохо это признавать. Часто мы получаем звонки и письма клиентов с описанием трудностей работы в программе, причины которых подробно изложены в инструкции к «Скан-Загрузке». Но читать инструкцию никому обычно не хочется: гораздо проще почему-то звонить и разбирать каждую отдельную ситуацию по телефону.

5. Низкое качество сканов и ошибки чтения табличной части.

Ошибка может случиться, если вы вносите плохо пропечатанный/отсканированный документ, который сложно распознать. Тогда программа не заведет номенклатуру без вмешательства оператора.

Если случается ошибка в цифрах, у «Скан-Загрузки» есть решение: происходит автоматическая проверка количества, суммы, цены, ставки НДС, суммы НДС и итоговой суммы с НДС.

Если при сверке этих показателей найдутся отличия, программа корректирует данные и сообщает об этом оператору — помечает их цветом.

То есть происходит 3-уровневая проверка:

  • 1-й уровень — программа рассчитывает, сверяет показатели между собой, выделяет цветом;
  • 2-й уровень — оператор анализирует, что выделено;
  • 3-й уровень — «1С» выполняет сверку при проведении документа.

6. Повреждения или заметки на сканах.

Наконец, в дополнение к предыдущему пункту заметим: оставлять пометки, исправления вручную и, тем более, повреждения бумаги или полей на сканах нельзя. «Скан-Загрузка» устроена так, что табличную часть понимает по границам полей, а точки соотносит с буквами. Рисунки и повреждения вводят программу в ступор — и конечно, корректно работать она не будет.

...Не пользуетесь «Скан-Загрузкой» и думаете, что зря потратили пять минут на чтение публикации? Не спешите ставить нам грустный смайлик: а вдруг программу как раз только что купили в компании, где работает ваш друг? Тогда самое время поделиться с ним хорошей ссылкой.

 

Компания «ГЭНДАЛЬФ» на рынке информационных технологий 25 лет. Сегодня мы занимаем 4 место среди 7000 партнеров фирмы «1С» в стране. В нашем блоге мы делимся опытом в автоматизации учета и управления бизнеса и бюджетных организаций, в сопровождении клиентов и разработке собственных IT-решений.