Как упростить товароучет в розничной торговле

Товарный учет — это система. И если один элемент дает сбой, пострадать может вся цепочка, то есть бизнес рискует понести убытки или не получить планируемую прибыль. Обеспечить бесперебойную работу и минимизировать потери поможет грамотная организация товарного учета.
2,5 тыс. 278
Как упростить товароучет в розничной торговле
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое товарный учет и как его вести

Товарный учет — это цепочка операций по отражению движения товаров, которая состоит из:

  • закупки;

  • приемки и оприходования;

  • переоценки и замены ценников;

  • реализации и возвратов;

  • пересчета остатков и инвентаризации.

Товарный учет помогает бизнесу:

  • Выявить пересортицу, излишки, недостачи и кражи товаров персоналом.

  • Получить актуальные сведения об остатках для своевременного пополнения запасов, чтобы продажи не остановились из-за отсутствия товаров.

  • Выявить товары, пользующиеся наибольшим спросом и те, которые продаются плохо.

  • Контролировать наличие товаров и работу продавцов.

Сложности товароучета

Недостачи, излишкии пересортица — это боль розничной торговли по-умолчанию. Но этим проблемы бухгалтеров и предпринимателей не ограничиваются.

Закупка товара

Прежде, чем заказать у поставщика товар, предпринимателю нужно понимать, какие позиции и в каком количестве ему нужны. Для этого необходимо:

  • оценить остатки и сроки годности товара;

  • рассчитать среднее количество продаж;

  • спланировать дату следующей закупки.

На основе этих показателей предприниматель сможет рассчитать потребность по каждой позиции. Наиболее ходовые товары нужно заказать в большем количестве, а редко покупаемые — возможно, пока не стоит, если остатки и сроки годности позволят продержаться до следующей поставки.

Соответственно, достоверные остатки и средний расход каждого наименования — основа корректности расчета объема закупки.

Ошибки при закупке чреваты тем, что:

  • Наиболее продаваемые позиции закончатся задолго до следующей поставки, и выручка магазина будет снижаться.

  • Неходовые позиции будут приобретены в большем количестве, чем требуется: товары будут залеживаться, а срок годности может истечь, что в конечном итоге грозит убытками.

Оприходование и приемка товара

Оприходование — этап товароучета, который не терпит промедления.

Если не оформить поступление, сведения об остатках будут неактуальными, придется ориентироваться на наличие в магазине. Продавец не сможет продать товар, пока он не заведен в кассовую программу.

И если речь идет о скоропортящемся товаре, то компания будет нести вынуждена списывать испорченную продукцию и нести убытки.

Реализация, возврат и пересчет остатков

В идеале — автоматизированный учет, то есть ПО будет пересчитывать остатки после каждой продажи и в момент возврата. В этом случае информация о наличии товаров всегда будет актуальной.

Если же автоматизации нет, продавцам нужно записывать выбытие и возвращение каждой товарной позиции, а предпринимателю или бухгалтеру — анализировать чеки по итогам смены для дальнейшего отражения продаж и возвратов в учете магазина вручную.

Промедление не даст отследить момент, когда запасы близки к исходу и нужно заказывать новую партию. 

Инвентаризация

Инвентаризация — сличение учетных данных с фактическим наличием. Это всегда трудозатратный процесс.

Часто в ходе инвентаризации выявляются недостачи или излишки, которые необходимо отразить в учете, а также товары, подлежащие списанию, например, из-за истекшего срока годности или повреждении товарного вида.

Соответствующие изменения необходимо отразить и в кассовой программе.

Несколько торговых точек

Все перечисленные выше проблемы усиливаются, когда у предпринимателя несколько магазинов. По каждому нужно следить за персоналом, считать остатки, средний оборот, потребность в конкретных товарах и переносить данные кассовых программ в основную учетную.

При этом часто предприниматели стремятся сделать единую закупки на разные точки. Да и в бухгалтерском учете сведения должны консолидироваться. Аналитика отнимает много времени, а путаницы не избежать.

Приложение для интеграции Эльба Эвотор

Экономьте время, силы и деньги при работе с онлайн-кассой и интернет-бухгалтерией

Как упростить товарный учет

Товарный учет не будет вызывать кучу проблем и отнимать много времени, если он будет автоматизированным. Существуют различные программные средства, помогающие вести товароучет, но, как правило, их функционал ограничен.

Поэтому при выборе ПО следует отдавать предпочтение полной автоматизации: от занесения данных о поставщике и его продукции до пересчета остатков в момент реализации или возврата.

Эльба Эвотор от компании Инмар — первое приложение для интеграции сервиса интернет-бухгалтерии Эльба с кассами Эвотор, связующее звено. То есть магазину, который работает с кассами Эвотор, а бухучет ведет в Эльбе, не придется вручную в учетной программе отражать движения через кассу — приложение синхронизирует заведенные документы.

Приложение создает единую учетную систему, облегчает ведение товарного, бухгалтерского и управленческого учета на всех этапах движения товара.

Поступление и выбытие товаров, пересчет остатков

Предварительно позаботьтесь о номенклатуре и контрагентах. При первой работе с приложением эти данные можно перенести из Эльбы.

В последующем новые товарные позиции, покупателей и поставщиков можно заводить через кассу, терминал или бухгалтерию, и они будут отображаться в каждой подсистеме. 

Бухгалтер приходует товар удобным ему способом в любой точке входа:

Далеесинхронизация. Просто выберите направление, откуда и куда переносить сведения.

Синхронизация произойдет автоматически и займет всего несколько минут, при этом риск ошибок исключен. Бухгалтеру нужно только отслеживать корректность и наличие артикулов, правильность единиц измерения. 

Приход, оформленный, например, бухгалтером в Эльбе, увидит продавец в Эвоторе. Залеживание товара исключено, так как через несколько минут после обработки накладной или УПД, товар готов к продаже. Выручка будет расти.

Приложение предусматривает и процедуру возврата товара поставщику. А автоматическая синхронизация работает на поддержание актуальности сведений об остатках в любой момент, ручная корректировка остатков в кассовой программе не нужна.

Соответственно, кассир не выбьет чек на товар, на который бухгалтер уже подготовил акт выбытия. Поэтому пересортица и несоответствие стоимостного выражения остатков товара учетным данным практически исключены.

Параллелятся и документы, пробитые на кассе. После закрытия смены в Эльбе появятся документы: отчет о розничных продажах, ПКО, РКО и т.д. На их основе произойдет списание товара, и продать одну и ту же позицию не получится. На основании кассовых документов необходимо будет сформировать кассовую книгу.

Заказ товаров, инвентаризация

При этом предприниматель всегда будет видеть реальное положение дел, картину наличия товара и средний расход.

Это позволит сделать правильные расчеты для предстоящего заказа, чтобы ходовой товар пришел в количестве, достаточном для работы между поставками, и чтобы не переборщить с заказом редко покупаемых товаров.

Проведение инвентаризации не займет много времени, так как актуальные данные легко можно вывести в любой момент, специальной подготовки не требуется. Оприходование излишков или списание недостач в одной подсистеме, отразится и в остальных.

Переоценка

В приложении переоценка товаров займет несколько минут, так как подготовленные данные в бухгалтерии не нужно переносить на кассу руками. 

Несколько торговых точек

Чтобы вести товароучет по нескольким магазинам, работники каждой точки могут создавать документы в своем Эвоторе, а приложение будет синхронизировать с Эльбой. Бухгалтеру или предпринимателю не придется бегать, собирая данные.

Информация со всех точек будет стекать в единую базу, а товароучет не превратится в изнуряющий труд с КПД близким к нулю.

Автоматизация и синхронизация документов движения товаров позволяет:

  • Расширять ассортимент без риска потерь, вызванных ошибками, и временных затрат.

  • Масштабировать бизнес и не утратить контроль за движением товаров.

  • Анализировать ассортимент, продажи и скорость обращения товаров для принятия эффективных управленческих решений.

  • Предпринимателю высвободить время для решения других бизнес-задач.

Приложение для интеграции Эльба Эвотор

Экономьте время, силы и деньги при работе с онлайн-кассой и интернет-бухгалтерией

Реклама: ООО «Инмар Технолоджис», ИНН: 9729076004, erid: LjN8KNsXu

Комментарии

3
  • Жанна

    Эта статья не для бухгалтера.

    • alex

      для бухгалтерии крупных сетевых организаций можно почитать для расширения кругозора.

Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

120

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
188
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: букет к 8 Марта обойдется в 3,2 тыс руб., колонку Алису отдели в пальто

Подготовили для вас дайджест главных событиями дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

2
166
Платежные системы

Contact удалили из реестра платежных систем Центробанка

Платежная система Contact, которая принадлежит QIWI банку, исключена из реестра ЦБ.

Зарплата

Сверхурочную работу будут оплачивать по-новому

Работодатели будут оплачивать сверхурочную работу исходя из зарплаты, включающей компенсационные и стимулирующие выплаты, а не только из голого оклада.

Инвестиции

На Мобирже начали продаваться акции алкогольной группы «Кристалл»

Компания привлекла на IPO 1,15 млрд рублей. Стоимость одной акции — 9,5 рублей.