1 сентября 2026 — точка невозврата: цифровые транспортные накладные и риски для бухгалтерии

Новые правила распространяются на грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Фактически оформление перевозок становится частью единого электронного документооборота.

Для бухгалтерии это означает не просто переход на новый формат документов, а изменение привычных бизнес-процессов. Если перевозка оформлена с нарушением требований законодательства, налоговые органы вправе поставить под сомнение обоснованность транспортных расходов и исключить их из налоговой базы.

Почему бухгалтеру нельзя откладывать переход

Во многих компаниях транспортные расходы возникают нерегулярно — например, при разовой доставке оборудования, канцелярских товаров или воды. Именно такие операции зачастую остаются без должного внимания и становятся причиной претензий во время налоговых проверок.

С 1 сентября отсутствие корректно оформленной электронной транспортной накладной может привести к серьезным последствиям:

• отказу в признании транспортных расходов;

• вопросам о реальности хозяйственной операции;

• налоговым доначислениям;

• начислению пеней и штрафов.

Особенно внимательно к изменениям стоит отнестись:

• бухгалтерам, ведущим учет транспортных расходов;

• специалистам, отвечающим за первичные документы;

• сотрудникам, взаимодействующим с логистическими службами и перевозчиками;

• компаниям, которые пользуются услугами перевозчиков даже эпизодически.

Какие документы станут электронными

Изменения затронут не только транспортную накладную.

В электронный формат переводятся:

• транспортные накладные;

• заявки и заказы на перевозку грузов;

• документы транспортной экспедиции;

• железнодорожные транспортные накладные;

• грузовые накладные при воздушных перевозках.

Все документы будут формироваться и передаваться через операторов ЭДО с использованием государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Такой подход позволит сократить бумажный документооборот, ускорить обмен информацией между участниками перевозки и повысить прозрачность логистических процессов.

Для кого бумажные накладные сохранятся

Полностью отказаться от бумажных документов законодатель пока не требует.

Исключения предусмотрены, в частности, для:

• отдельных перевозок, связанных с Министерством обороны РФ;

• каботажных перевозок иностранными перевозчиками государств ЕАЭС;

• перевозок для личных нужд граждан;

• случаев отсутствия технической возможности передачи документов в ГИС ЭПД;

• перевозок, при которых грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;

• перевозок драгоценных металлов и драгоценных камней.

Во всех остальных случаях электронный формат становится обязательным.

Что необходимо сделать уже сейчас

Хотя до вступления новых требований еще есть время, подготовку откладывать не стоит.

Компании рекомендуется:

• оформить квалифицированные электронные подписи и машиночитаемые доверенности для сотрудников;

• выбрать или обновить оператора электронного документооборота;

• предоставить доступ к системе всем участникам процесса, включая логистов и водителей;

• протестировать оформление электронных транспортных накладных на нескольких реальных перевозках;

• провести обучение сотрудников новым правилам работы.

Чем раньше компания начнет тестирование, тем ниже вероятность сбоев после вступления требований в силу.

ЭТрН — это не только обязанность, но и возможность оптимизировать процессы

Несмотря на обязательный характер изменений, переход на электронные транспортные накладные способен существенно упростить работу бухгалтерии.

Среди основных преимуществ:

• сокращение расходов на бумажный документооборот;

• ускорение обмена документами между всеми участниками перевозки;

• снижение риска утраты или повреждения документов;

• более быстрое подтверждение оказанных транспортных услуг;

• упрощение взаимодействия с контролирующими органами;

• повышение прозрачности учета транспортных операций.

Для многих компаний переход на ЭТрН станет не только выполнением требований законодательства, но и шагом к автоматизации внутренних процессов.

Профессиональное развитие: время смотреть шире бухгалтерского учета

Изменения в сфере ЭДО и транспортного документооборота еще раз подтверждают: современный бухгалтер все чаще становится участником управленческих процессов компании. Сегодня важно не только правильно оформить документы, но и понимать, как цифровизация влияет на эффективность бизнеса, финансовые потоки и управленческие решения.

Именно поэтому сейчас особенно востребованы специалисты, способные выйти за рамки классического учета и говорить с руководством на языке финансового управления.

Тем, кто планирует развиваться в этом направлении, стоит обратить внимание на курс «Финансовый директор (CFO): переход от учета к управлению бизнесом». Первый поток стартует 1 сентября, а программа поможет освоить инструменты финансового анализа, бюджетирования, управления денежными потоками и принятия стратегических решений. Подробнее о программе можно узнать ниже.

Записаться

Итак, подводя итог, хотим отметить следующее. Уже с 1 сентября большинство перевозок необходимо оформлять исключительно электронными транспортными накладными, а к 1 декабря обязательный ЭДО распространится на всех участников оборота маркированной продукции.