Клерк.Ру

Как перевести неформализованные документы в электронный вид: практический опыт

Как известно, формализованные электронные документы — это документы, для которых законодательством утверждены формы и форматы обменов ими. А вот организовать работу с неформализованными документами — тот еще квест почти для любого бизнеса. Поэтому сегодня расскажем историю из работы крупной компании-ритейлера: практический опыт, который вы тоже можете взять на заметку.

ЭДО для товарного учета

Начать в нашей компании из примера решили с товарного учета. В нем внедрили электронный документооборот.

Что перевели в электронный вид? Прежде всего, товарную накладную и счет-фактуру: примерно 35% поставщиков товаров работают с электронными счетами-фактурами и еще около 60% — с УПД. То есть общий охват ЭДО в товарном учете составляет 95%. Все операции по проверке этих документов автоматизировали, пользователь не участвует в этом процессе.

Как все происходит? В ERP-систему поступает документ от оператора электронного документооборота, автоматически проверяется его соответствие заказу и корректность реквизитов, верифицируется электронная подпись, после чего документ либо отклоняется, если были обнаружены ошибки, либо проводится в системе (вносятся реквизиты и распределяется по счетам учета), если все корректно.

Для сравнения — при бумажном документообороте бухгалтер вручную проверяет документ, после чего делает проводку. При ЭДО участие бухгалтера не требуется, нужен только специалист по приемке, который подтверждает наличие товара.

Алгоритм работы с неформализованными документами

Далее в компании стали думать, как действовать с неформализованными (неструктурированными) документами.

Сначала определились, что точно делать нельзя с любыми электронными документами:

  • нельзя подписать вручную скан-образ и отправить его с ЭЦП;
  • нельзя получить документ в PDF-формате с ЭЦП, распечатать его, подписать снова, но на бумаге и отправить контрагенту;
  • нельзя делать счета-фактуры в PDF-формате.

Тогда возникает вопрос, а что же можно? Для ответа на него обратимся к законодательству.

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает нам делать электронные документы в любом формате. Единственное ограничение — для передачи в регуляторные органы по запросу нужно предоставлять на бумажном носителе копии документов (пп.5,6 ст. 9). Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» также не ограничивает формат документа, а лишь говорит нам, что документ признается равнозначным бумажному, если информация в электронной форме подписана усиленной квалифицированной подписью (п.1 ст. 6).

Таким образом, в компании поняли, что могут перевести неформализованные документы в электронный вид и стали оценивать юридические риски при работе с контрагентами. Юристы обратили внимание на то, что поскольку документы не структурированы, то невозможна их роботизированная обработка. Это означает, что необходим обязательный контроль документов со стороны сотрудников в «четыре глаза»: один исполнитель делает проверку документа, а затем контролер проверяет уже за ним.

Чтобы минимизировать названные риски, решили использовать два варианта:

  • формализовать те документы, которые возможно, переведя их в XML-формат. В результате система сможет помогать пользователям с проверкой, то есть снимается часть рисков, кроме того, работу с формализованными документами проще автоматизировать, исключив участие человека;
  • документы, которые остаются неструктурированными, передаются на согласование в систему электронного документооборота (СЭД) так же, как и структурированные.

Формализация неструктурированного ЭДО

Каждый документ анализируется, чтобы понять, можно ли его привести в формат XML. И в зависимости от этого действуют по следующей схеме.

1) Если документ нельзя стандартизировать, он остается в том виде, в котором есть, например, в формате Word или Excel.

2) Если документ можно стандартизировать, то он приводится в формат XML самостоятельно.

На рынке есть очень много структурированных ХМL-форматов у операторов электронного документооборота. Кроме того, есть ХМL-форматы, разработанные налоговой службой (УПД, акты приемки, акты выполненных работ, товарные накладные и т.д.). Все эти форматы можно брать за основу для формализации своих документов.

3) Документы, которые структурируются, связываются между собой. Например, комплект документов — счет, товарная накладная или акт выполненных работ и счет-фактура — связан между собой перекрестными ссылками.

4) Приложения к коммерческим договорам и часть некоммерческих договоров с приложениями реализованы в электронном виде через личные кабинеты провайдера.

Какие неформализованные документы реализованы в системе ЭДО

В итоге в компании-ритейлере перевели в электронный вид четыре группы неформализованных документов:

  • приложения к договорам по коммерческим услугам в веб-кабинетах провайдера;
  • договоры по некоммерческим закупкам, приложения к ним в веб-кабинетах провайдера;
  • счета на оплату, в том числе авансовые (в них есть реквизиты, которых нет в УПД);
  • другие документы — приложения к УПД (тайм-шиты, табели, отчеты, акты и т.д.).

В условиях пандемии многие компании поняли преимущества работы с ЭДО. А это значит, что опыт по переводу в электронный вид неформализованных документов может быть полезен бизнесу из разных отраслей.

Пост написан пользователем
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка»
Создать блог