Примеры и практика оптимизации бизнес‑процессов

Сувир Мирчанди, обычный школьник из Питтсбурга, придумал, как правительству США сэкономить $400 миллионов в год. Он проанализировал расход краски на печать документов и учебников и пришел к выводу — более тонкий шрифт Garamond снизит затраты на 30%.

Примеры и практика оптимизации бизнес‑процессов

Это наглядный пример оптимизации процессов — поиск проблемы, разработка и внедрение решения. Вы можете сделать нечто подобное в своем бизнесе. Сэкономить миллионы долларов может и не получится, но увеличить прибыль на 5-10% вполне реально.

Почему бизнес-процессы нуждаются в оптимизации?

Бизнес-процесс (БП) — это последовательный набор операций для выполнения задачи и достижения цели. Он систематизирует действия сотрудников и повышает эффективность компании.

Бизнес-процессы принято фиксировать в отдельных регламентах. Впоследствии их можно оптимизировать и совершенствовать — сокращать затраты и экономить время сотрудников.

Персонал противится «оптимизации» из-за ассоциаций с «сокращением». Но на практике это происходит редко, потому что улучшение бизнес-процессов нацеливают на совершенствование существующих алгоритмов. Ваша задача как руководителя — преподнести грядущие изменения с положительной стороны.

Как понять, что нужна оптимизация?

Стагнация — один из главных признаков необходимости перемен. Особенно при увеличении штата, портфеля клиентов и проектов. То есть когда деловая активность растет, а результат — прибыль и рентабельность — остается на месте.

Оптимизация — это необязательно дорогие сотрудники или автоматизированное оборудование за миллионы рублей. Иногда для кратного увеличения прибыли достаточно исключения или корректировки пары-тройки элементов бизнес-процесса.

Изменения нужны, когда:

  • нет понимания, кто и за что отвечает. Взаимодействие в коллективе нарушено, невозможна оценка производительности сотрудников;
  • снижается качество продукции, работ или услуг — это подтверждают отзывы клиентов;
  • решения отнимают много времени. Например, если на согласование рекламных баннеров уходят недели;
  • между отделами нет согласованности.

Грамотная оптимизация бизнес-процессов улучшает финансовый результат. Например, после повышения качества продукции довольные клиенты приведут друзей. А налаживание связей между сотрудниками ускорит обработку входящих заявок.

Управленческий учет — источник идей для оптимизации бизнес-процессов. По оценке ключевых показателей вы узнаете об «узких горлышках» в бизнесе и поймете, какие элементы доработать. «КУБ24 ФинДиректор» автоматизирует составление отчетов и повысит вашу личную эффективность. Забудьте про потерю клиентов — уверенно двигайтесь вперед.

Оптимизация бизнес-процессов за пять шагов

Оптимизация БП — это анализ данных, поиск проблем и разработка решений. Чтобы достичь максимума, соберите целую команду! Мозговой штурм — источник десятков идей, способных увеличить прибыль и открыть новые горизонты.

1. Поставить цель

Цель должна соответствовать проблеме. Например, если рентабельность снижается при росте выручке, оптимизируйте затраты и снижайте себестоимость.

Несколько примеров «правильных» целей:

  • увеличить количество обрабатываемых заявок на 10%;
  • сократить срок выполнения заказов с 7 до 5 дней;
  • уменьшить срок согласования рекламных материалов с двух рабочих дней до трех часов.

2. Описать текущий бизнес-процесс

Составьте «карту» бизнес-процесса (если не сделали это раньше), которая отвечает на несколько вопросов:

  1. Каковы «вход» и «выход» из процесса?
  2. Из каких операций состоит БП?
  3. Кто несет ответственность за операции — сотрудники, подрядчики и другие лица.
  4. Какой результат получает компания после выполнения бизнес-процесса? По возможности оценивайте в деньгах.
  5. Кто получает и как использует результат БП?

Не всегда на практике регламенты работают так, как описаны на бумаге. Проведите интервью с сотрудниками из процесса, чтобы составить объективную картину. Лучше доверить интервью третьему лицу — например, специалисту из сторонней организации. Сотрудники не всегда искренне отвечают на вопросы директора или руководителя подразделения.

3. Найти недостатки

Описывайте операции бизнес-процессов в цифрах, чтобы быстрее найти проблему.

Стандарт:

  1. Клиенты звонят по телефону, который указан на сайте.
  2. Менеджеры принимают заявки, отвечают на вопросы и предлагают решения.

С цифрами:

  1. 200 клиентов в день звонят по телефону, который указан на сайте.
  2. Менеджеры принимают 150 заявок в день, отвечают на вопросы и предлагают решения.

Во втором случае сразу определяем проблему — менеджеры не справляются с потоком заявок. Дальше анализируем, ищем причины.

Возможно, в отделе продаж недостаток специалистов. Или оператор связи оказывает плохие услуги — часть звонков не поступает на линию. Рассматриваем и проверяем все варианты.

4. Описать желанный бизнес-процесс

У вас есть исходное описание бизнес-процесса и проблема. Теперь опишите алгоритм, который устранит недостаток.

Например, проблема в недостатке менеджеров. Нужно понять, сколько звонков обрабатывает один специалист. У нас десять сотрудников, каждый принимает по 15 заявок. Нужно увеличить штат на четыре кадра.

Разработайте план оптимизации — запустите процесс найма новых менеджеров, руководителю отдела продаж поставьте задачу разработать порядок обучения новых специалистов.

5. Изменить процесс

Приступайте к корректировке, которую определили на четвертом шаге. Действуйте аккуратно и последовательно. Все процессы связаны между собой, поэтому изменение одного скажется на остальных.

Мы запланировали наем четырех менеджеров, поэтому начнем с одного-двух. Посмотрим, как с увеличением клиентов справится производственный и другие отделы. При резком росте может появиться спешка, которая редко способствует улучшению качества товаров или услуг.

Если качество продукции снижается после найма одного-двух менеджеров, оптимизируем производственный процесс. Находим и устраняем проблему, из-за которой вырос процент брака.

Оптимизация бизнес-процессов начинайте с оцифровки бизнеса. Оцифровка, помогает увидеть имеющиеся проблемы и потом показать эффект от оптимизации бизнес-процессов. Без грамотного управленческого учета поиск точек роста похож на «стрельбу по воробьям из пушки». «КУБ24 ФинДиректор» автоматизирует расчет ключевых показателей, чтобы вы видели эффект от каждого этапа изменений бизнес-процессов.

Никогда не оптимизируйте процессы просто так. Во-первых, это увеличивает нагрузку на команду, не давая положительных изменений. Во-вторых, это отвлекает от действительно важных проблем, из-за которых снижается рентабельность, производительность и другие ключевые показатели.