Обработка персональных данных: сколько согласий нужно брать у работников

Действующее законодательство требует получать от субъекта персональных данных, в том числе работника, согласие на обработку данных о нем.
6,8 тыс. 2,1 тыс.
Обработка персональных данных: сколько согласий нужно брать у работников
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что значит обработка персональных данных?

Это любое действие, совершаемое оператором с персональными данными. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» говорит о том, что обработкой персональных данных являются:

  • сбор, запись, систематизация;

  • накопление, хранение;

  • уточнение (обновление, изменение);

  • извлечение;

  • использование;

  • передача (распространение, предоставление, доступ);

  • обезличивание;

  • блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Получается, что для совершения любого «телодвижения» с персональными данными работника нужно получить его согласие. Это требование п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ.

Конечно, есть ряд исключений из этого правила. Например, не нужно получать такое согласие, если речь идет об организации пропускного режима на территорию работодателя. Или если Ф. И. О. работника необходимо сообщить третьей стороне в целях предупреждения угрозы его жизни и здоровью.

Но в большинстве случаев все-таки согласие работника на обработку его персональных данных получить необходимо.

Многообразие видов персональных данных и действий, которые в отношении них предпринимаются, предполагает наличие разных видов согласий. Сегодня законодатель требует в обязательном порядке оформлять минимум два вида согласия:

  1. На обработку персональных данных. Это обычное, стандартное согласие.

  2. На обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения (для краткости будем называть его «согласие на распространение»). Этот вид согласия всегда оформляется отдельно от иных согласий.

Согласие на распространение было введено законодателем в начале 2021 года. Оформление такого согласия отдельно направлено на ограничение неконтролируемого использования персональных данных, размещенных на сайтах и в других открытых источниках.

От каких же действий нас защищает работодатель

Что понимается под распространением?

В соответствии с ч. 5 ст. 3 закона № 152-ФЗ распространение – это раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц. Это происходит, например, когда:

  • размещаются профили сотрудников в соцсетях;

  • публикуются данные о сотрудниках на корпоративных сайтах;

  • публикуются статьи в газетах, журналах;

  • печатаются рекламные буклеты с контактами, Ф. И. О. и фото сотрудников.

Таким образом, во всех случаях, когда подразумевается возможность получения персональных данных работника любым лицом, необходимо получить его специальное согласие на это, оформив отдельный документ.

Как видно из приведенного выше содержания понятия «обработка персональных данных», распространение – это один из случаев передачи персональных данных и в целом их обработки. Поэтому, оформляя обычное согласие на обработку персональных данных, из него следует исключить указание на их распространение. Иначе можно «заработать» административный штраф.

Два названных вида согласия являются минимумом видов согласий работников. В зависимости от задач и целей оператора персональных данных, согласий может быть множество. Факторами, которые могут повлиять на наличие большого количества видов согласий, могут стать используемые средства обработки персональных данных, перечень обрабатываемых персональных данных, категории обрабатываемых персональных данных и пр.

При их оформлении необходимо четко соблюдать требования к содержанию согласий. Они закреплены в ст. 9 закона № 152-ФЗ и приказе Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18 «Об утверждении требований к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения».

В тех случаях, когда согласие субъекта на обработку его персональных данных получить нужно, возникает вопрос, как это согласие оформить.

И хотя закон не устанавливает обязательную письменную форму для всех видов согласия, рекомендуется оформлять любое согласие на обработку персональных данных письменно, ведь в случае возникновения спора доказать получение согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должен будет оператор.

Вместе с тем закон прямо обязывает получать согласие именно в письменной форме, например, в следующих случаях:

  • при получении персональных данных лица у третьей стороны;

  • при передаче персональных данных лица третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в иных предусмотренных федеральными законами случаях;

  • при сообщении персональных данных лица в коммерческих целях;

  • для обработки специальных категорий персональных данных лица, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений;

  • при обработке биометрических персональных данных, за исключением предусмотренных законом случаев;

  • при трансграничной передаче персональных данных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных;

  • при принятии решения, порождающего юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающего его права и законные интересы;

  • при создании общедоступных источников персональных данных, в том числе справочников, адресных книг.

Заметим, что согласием считается, если субъект персональных данных подписал соответствующий документ на бумаге или подписал электронный документ электронной подписью (ч. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ).

Компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму письменного согласия на обработку персональных данных, которая должна отвечать установленным законом требованиям.

Правильно оформить все виды согласий на обработку персональных данных, а также решить другие вопросы (подготовка уведомления в Роскомнадзор об обработке персональных данных, разработка политики в отношении обработки персональных данных, проведение аудита соответствия обработки персональных данных установленным требованиям и многое другое) помогут опытные юристы ООО «МКПЦН-Консультант».

Также специалисты ООО «МКПЦН-Консультант» окажут поддержку, если требуются:

  • обследование процессов обработки персональных данных компании;

  • анализ организационно-распорядительной документации, связанной с обработкой персональных данных;

  • подготовка рекомендаций по устранению выявленных недостатков и доработке системы защиты персональных данных;

  • разработка пакета документов, необходимых для подтверждения соблюдения требований законодательства РФ в области персональных данных;

  • консультация в области защиты персональных данных.

Защита персональных данных

Мы гарантируем высокий уровень качества работ: от анализа документации по персданным до разработки пакета документов, которые должны быть в каждой компании

Реклама: ООО «МКПЦН-КОНСУЛЬТАНТ», ИНН: 7717539166, erid: LjN8KYy3W

Начать дискуссию

Условия предоставления рассрочек сделают понятными и прозрачными

Правовое регулирование предоставления рассрочек недостаточно прозрачное, поэтому ЦБ хочет его уточнить и приблизить к нормам о кредитах и займах.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ФНС раскрыла отрасли с наибольшим ростом доначислений налогов

Какие компании и типы операций оказались в фокусе внимания налоговой. Обзор для руководителя и бухгалтера.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Рубль вышел из тени и сразу же упал. Падают и крипта с ОФЗ, только недвижка всегда растёт, ну и золото тоже. Всё больше дивидендов объявляется, выходят новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
Лучшие спикеры, новый каждый день

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
793

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
387
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
407
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Инвестиции

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

10 тем, волнующих малый бизнес в России. От наименее до наиболее значимых

Вторая часть результатов нашего исследования о темах, которые волнуют представителей малого бизнеса в 2024 году. В этой статье мы рассмотрим оставшиеся пять наиболее актуальных и значимых тем.

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

Интересные материалы

Приняли поправки в ТК: сверхурочную работу нужно оплачивать по-новому. «Ночной бухгалтер» № 1663

Работодатели пользовались несовершенством кодекса и фактически занижали выплаты сотрудникам. Теперь эту несправедливость исправили.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру