Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция

Чтобы разобраться в этой «непростой», на первый взгляд, теме, специалисты МКПЦН-Консультант подготовили данную статью для ответа на самые популярные вопросы.

Когда и кому необходимо применять приказ № 61н с переходом на электронный документооборот

Утвержденные приказом № 61н от 15.04.2021 (далее — приказ № 61н) первичные документы и регистры в обязательном порядке применяются бюджетными (автономными) учреждениями с 01.01.2023 (п. 6 приказа № 61н).

Исключение — документы, утвержденные приказами № 100н от 28.06.2022 и № 157н от 01.12.2010 (о дополнении приказа № 61н). Эти документы обязательно применяются с 01.01.2024 или с 01.01.2023 в соответствии с принятым в учетной политике решением субъекта учета.

Какие преимущества ЭДО

ЭДО — это процесс обмена документами с использованием информационно-телекоммуникационных сетей учреждения. Электронный документооборот необходим не только из-за обязательного применения законодательных актов, но также из-за ряда преимуществ. Перечислим основные из них:

1. Мгновенность использования. Документы будут создаваться только по щелчку компьютерной мыши, а далее их поиск, исправление ошибок, проверка или копирование станут легче.

2. Отсутствие издержек. В современном мире ведение документации на бумажных носителях является затратным, переход на ЭДО позволит снизить издержки на 50% по бумаге, обслуживанию принтеров, покупке картриджей, оплате услуг служб доставки.

3. Эффективность использования рабочего времени. Бумажный документооборот требует временных затрат по составлению, согласованию, передаче, подписанию. Использование электронного документооборота позволит в кратчайшие сроки исполнить документ.

4. Безопасность. Первичные документы, подписанные электронной подписью, перемещаются по зашифрованным каналам связи, поэтому вся информация защищена.

Эффективность использования ЭДО имеет огромное значение для успешного выполнения задач и достижения цели деятельности учреждения.

Какие есть обязательные требования

Условия по обеспечению электронного документооборота и формированию первичной документации на бумажных носителях

Главным условием по обеспечению электронного документооборота является организационно-техническая возможность, в том числе наличие электроэнергии и устойчивых коммуникационных средств (средств связи).

По нашему мнению, в случае отсутствия оборудованного места для создания первички сотрудники также могут оформить документ в бумажном виде.

Необходимые организационно-технические условия рекомендуем закрепить в локальном акте.

Нужно ли использовать приказ № 52н

Да, нужно, так как с появлением приказа № 61н применение форм унифицированной документации приказа № 52н также остается в силе.

Кто оформляет и подписывает

Электронные первичные документы оформляются и подписываются согласно методическим рекомендациям приказа № 61н от 15.04.2021.

Например, акт о списании (ф. 0510460) подписывается членами комиссии простой ЭП, председателем комиссии — ЭЦП.

Применение ЭЦП

Электронная подпись необходима для обеспечения достоверности совершаемого факта ФХД учреждения, применение электронных подписей регулируется законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Этапы внедрения ЭДО в учреждении

Учреждению необходимо предварительно продумать организационные мероприятия по внедрению ЭДО:

1. Разработать порядок перехода на электронный документооборот (в котором необходимо определить этапы, промежуточные результаты и ответственных за реализацию);

2. Определить информационную систему, с которой будет организована работа;

3. Собрать данные по организации работы с документами, регламентирующие процедуры ФХД именно вашего учреждения;

4. Разработать и принять внутренний локальный акт (положение об электронных документах);

5. Внести изменения в учетную политику (в соответствии с приказом № 61н):

   1. определить и закрепить период перехода на ЭДО;

   2. определить перечень должностных лиц и вид их электронной подписи;

   3. составить график документооборота с установленным порядком взаимодействия структурных подразделений и ответственных лиц, в том числе определения сроков формирования, подписания, утверждения документов и передачи для отражения в бухгалтерском учете;

6. Обеспечить сотрудников квалифицированной электронной подписью и простой электронной подписью;

7. Настроить информационные системы;

8. Составить план обучения сотрудников по внедрению ЭДО и обучить.

Правила оформления электронных первичных документов

Первичные учетные документы приказа № 61н составляются в форме электронного документа с заполнением обязательных реквизитов (п. 6) и подписываются электронной подписью (п. 1).

Что будет, если не перейти на ЭДО

Законом не предусмотрено наказание в случае неурегулирования процесса перехода на электронный документооборот, но мы говорили выше о том, что приказ № 61н ввел новые формы первичных документов с 01.01.2024, а потому отсутствие первичных документов влечет за собой административную ответственность должностных лиц учреждения — штраф в размере от 15 000 до 30 000 руб. (ч. 4 ст. 15.15.6 КоАП).

Как быть, если в приказах № 52н и № 61н содержатся унифицированные формы идентичного содержания

Если вы внедрили электронный документооборот в своем учреждении и внесли изменения в учетную политику, то преимущественно с этого момента вам необходимо использовать электронные первичные документы согласно приказу № 61н.

Например, списание материальных запасов раньше можно было оформить формой 0504230 (приказ № 52н), с переходом на ЭДО рекомендуем использовать форму 0510460 (приказ № 61н).

Практические примеры применения отдельных форм электронной первички

Остались вопросы по практическому применению норм приказа № 61н — обращайтесь в ООО «МКПЦН-Консультант».

Оперативно и качественно расскажем Вам о том, какой документ должен сопровождать любую, даже самую непонятную хозяйственную операцию.

ООО «МКПЦН-Консультант» — одна из ведущих российских компаний в сфере государственного, управленческого, финансового, юридического, налогового, бухгалтерского консалтинга. Наш опыт работы по указанным направлениям — более 30 лет.

Подписывайтесь на наш Телеграм-канал «На хорошем счету». Мы пишем о бюджетном учете, трудовом законодательстве, описываем интересные кейсы, отвечаем на ваши вопросы, анонсируем вебинары.

Консультации по налогообложению и бухгалтерскому учету

Нужна консультация? Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и обсудим ваши вопросы:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «МКПЦН-КОНСУЛЬТАНТ», ИНН: 7717539166, erid: LjN8KAN1X