Клерк.Ру

Как собственникам бизнеса «пережить» изменение номенклатуры в чеке

22301

Предпринимателям скучать не приходится — не успели они выдохнуть от онлайн-касс, новой ставки НДС и скорой отмены ЕНВД, как истекает отсрочка по другим изменениям.

С 01 февраля 2021 года становится обязательным наименование товара в чеке. Распоряжение вроде бы не новое и изначально было прописано в 290-ФЗ.

Но если до 01 февраля у организации была отсрочка, теперь поблажек от государства ждать не приходится. За нарушение закона — штрафы.

Расслабиться могут только ИП и ООО на ОСН, а также продавцы подакцизных и маркированных товаров. Они уже начали работали по новым требованиям в 2020.

А что делать остальным предпринимателям? И как «без жертв» пережить требования законодательства? Рассказываем дальше.

Требования к номенклатуре 

С введением новых требований предпринимателям придется наладить номенклатурный учет. Но для начала нужно понять — а что собственно менять?

Начнем с требований к номенклатуре.

Наименование товара должно быть понятным и точка. Пока нет конкретных пояснений по этому вопросу, главное, чтобы название товара понимал покупатель. Налоговая уже занялась решением этого вопроса и в скором будущем обещает создать единую базу товаров с уникальными кодами для каждой категории.

Длина названия не более 128 символов без пробелов. Если вам потребуется сократить наименование товара, придется хорошенько подумать. Сокращение опять же должно быть понятным, потому что данные передаются в ФНС.

А что делать, если у товара пока нет наименования?

Пробивать 2 чека: 

  • в момент оплаты с указанием способа расчета — «аванс»;
  • после появления информации о товаре — «полный расчет».

С номенклатурой разобрались, осталось понять, что должно быть указано в чеке? И как вообще выглядит чек нового образца?

Требования к реквизитам чека

Помимо обязательных реквизитов чек должен содержать:

  • Код маркировки. Обозначается буквой М.
  • Для агентских договоров - признак агента.  
  • Компании, которые работают по принципу взаимного бартера (например, ломбарды) указывают признак и возврат расхода.

Чек без наименований товара будет недействительным. 

Для компании, у которых нет онлайн-кассы, законом разрешено писать наименования товаров в товарном чеке или бланке строгой отчетности. 

Штрафы

Еще совсем недавно за нарушения при работе с ККТ предприниматели могли отделаться лишь предупреждениями. Но уже с 01 февраля правила меняются. За отсутствие номенклатуры в чеке придется платить. 

  • 3000 рублей — должностные лица;
  • 10 000 рублей — компании.

Налоговая настроена решительно и планирует еще ужесточить меры. Если законопроект о ликивидации 54-ФЗ будет принят, то в скором будущем за нарушения при работе с ККТ предпринимателям грозит блокировка счетов, сайтов и т.д.

ФНС обещает проводить проверки и наказывать тех, кто работает не по правилам. Тем более, предъявить штраф за нарушения они могут в течение 3-х лет с момента пробития чека. Например, если вы пробили чек без указания номенклатуры 03 марта 2021 года, нарушение могут выявить до 03 марта 2024 включительно и предъявить вам штраф.

С чего начать?

Требования жесткие и бескомпромиссные, поэтому у предпринимателей остается главный вопрос — с чего начать?

Начинать придется с формирования базы товаров.

Создать базу товаров можно в онлайн-кассе, если ее функционал позволяет это сделать. Некоторые кассы для этого приходится подключать к ПК, а товары в чек заносить сканированием штрихкода. Если в продаже у вас есть продукция без штрих-кода, к каждому товару в базе вы присваиваете уникальный код. Кассир вводит его на клавиатуре кассы, чтобы занести наименование в чек.

В современных онлайн-кассах есть несколько вариантов для создания базы товаров:

  • Перенос базы товара из файла. Прописываете все товары в Excel. Далее по инструкции производителя загружаете товары в кассу через личный кабинет.
  • Ручной ввод. Просто зайдите в справочник товаров на кассе. Создайте карточки на каждый товар и заполните все поля. В МТС Кассе есть глобальный справочник с наименованиями товаров. Там все еще проще. Вы сканируете штрих-код товара, касса находит его в справочнике, и все поля в карточке заполняются автоматически. Остается только внести цену и ставку НДС.
  • Работа с товароучетным сервисом. Вы создаете базу товаров в товароучетной программе, которая свою очередь передает все данные в кассу, с которой интегрирована.

В МТС Кассе товароучетный сервис идет в комплекте с кассой, а подключить его легко в личном кабинете.

  • Электронные накладные. Когда кассовый сервис интегрирован с ЭДО, все становится легче. При загрузке электронных накладных сервис видит новое наименование товара и автоматически ставит его на баланс.

Чтобы приобрести умную кассу, не обязательно тратиться на новое оборудование – затраты легко оптимизировать, если взять кассу напрокат.

Как кассиру работать с новой номенклатурой

Итак, вы сформировали базу товаров. Что дальше? Дальше важно понять, как заносить наименования товаров в чек на кассе.

Самый распространенный и простой способ — сканирование штрих-кодов. Он есть на всех кассах. 

В современных смарт-терминалах кассир дополнительно использует «умный поиск» по наименованию товара или панель избранных товаров на экране кассы.

Что это такое?

«Умный поиск» работает так же, как на смартфоне. Кассир просто заводит первые буквы товара, и касса находит товар.

Панель избранных товаров создается на экране кассы. Туда кассир заносит товары, которые клиенты покупают чаще всего. 

У мобильных устройств с кассовым приложением легко найти товар с помощью голосового поиска.

Товар внесен в чек, что дальше? Дальше кассиру потребуется указать только количество —, а уже итоговую сумму чека касса посчитает автоматически.

Как выбрать кассу для работы с номенклатурой

Работать с номенклатурой предпринимателю и кассиру значительно проще на современных смарт-терминалах и фискальных регистраторах с современным кассовым ПО. Функционала больше, времени на торговые операции уходит меньше. Это факт. 

Если вы решите обновить кассовое оборудование, рекомендуем учесть несколько нюансов при выборе. 

Удобство работы с номенклатурой: на что обратить внимание при выборе кассы

Все способы ввода номенклатуры. Их всего два: через личный кабинет и кассу. Удобно, когда есть оба варианта. Тогда кассиру не придется останавливать торговлю для внесения товаров в базу, с этим легко справится другой сотрудник в личном кабинете.

Редактирование карточки товара кассиром. Иногда внести небольшие изменения кассиру удобно прямо на кассе, поэтому лучше выбирать кассовое оборудование, где такая возможность есть.

Есть собственная база товаров. Это значительно упростит вам работу с номенклатурой. Например, в МТС Кассе есть глобальный справочник товаров. Вы просто сканируете штрих-код нового товара, касса находит его в справочнике, и все поля карточки заполняются автоматически.

Панель с избранными товарами. В кассах МТС есть не просто панель "избранное" , но и возможность добавлять на нее картинки, поэтому найти нужный товар становится еще проще

Товароучетный сервис.Товарный учет ведет каждый грамотный предприниматель. Гораздо удобнее, если он уже встроен в кассу, например, как в МТС. Так вместе с кассой вы получаете огромный функционал для учета и контроля за бизнесом.

Тандем с ЭДО. Актуально для тех, кто работает с маркированными товарами.С интеграцией вам не придется заполнять карточки товаров вручную, за вас это сделает сервис.

Новые изменения не повод отчаиваться, ведь возможностей для решения вопроса много. Главное, оперативно и грамотно им воспользоваться. Надеемся, наши рекомендации вам в этом помогут.

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, и аудитория «Клерка» о вас узнает
Создать блог