Топ-5 ошибок при работе с самозанятыми, которые приводят к штрафам

Есть ряд случаев, когда привлечь к сотрудничеству физическое лицо на спецрежиме гораздо выгоднее, чем набирать в штат сотрудников. Рассмотрим топ ошибок и «подводных камней», с которыми может столкнуться на практике компания, заключая договор с самозанятым. Как не попасть на прицел ФНС и избежать штрафов.

Топ-5 ошибок при работе с самозанятыми, которые приводят к штрафам
Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»

Ошибка № 1. Заказчик не проверил статус плательщика НПД

Перед тем как подписывать договор и давать первое задание самозанятому, проверьте его статус.

Сделать это можно самостоятельно через сервис ФНС или запросить у исполнителя справку о постановке на учетиз приложения «Мой налог».

Рекомендуем проверять статус исполнителя не только в начале сотрудничества, но и перед каждой выплатой денег. Если самозанятый снялся с налогового учета, то получится, что вы платите вознаграждение обычному физическому лицу. Следовательно, должны удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и заплатить за исполнителя страховые взносы и сдать отчетность.

Если упустить этот момент из внимания, можно попасть на пени, штрафы и доначисления и прочие санкции со стороны налоговой службы.

Наймикс автоматически проверит статус каждого самозанятого при заключении договора и при каждой выплате. Платформа подстраивается под нужды вашего бизнеса и упрощает все этапы работы с внештатным персоналом.

Ошибка № 2. При заключении договора с самозанятым иностранцем заказчик не уведомил МВД

Отчитываться в территориальный орган МВД компания должна не только за иностранцев, которые работают по трудовому договору, но и за исполнителей, привлеченным по договорам ГПХ.

Важно: зарегистрироваться в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД) могут не все иностранцы, а только граждане стран ЕАЭС — Армении, Белоруссии, Казахстана и Киргизии (ст. 5 ФЗ № 422 от 27.11.2018). С 01.08.2022 года этот список пополнили граждане Украины, ДНР и ЛНР. Для того, чтобы стать самозанятым, им достаточно иметь российский ИНН и подать заявку в мобильном приложении «Мой налог».

По самозанятым, как и по другим иностранным сотрудникам, компания-заказчик подает уведомление в Главное управление по вопросам миграции территориального органа МВД — в течение трех рабочих дней с момента заключения договора и его расторжения (прекращения). Форму уведомления используйте из приложения № 7 к приказу МВД от 30.07.2020 № 536.

Административный штраф за несвоевременное сообщение контролирующим органам о сотрудничестве с иностранным самозанятым (ст. 18.15 КоАП) равен для юридических лиц и ИП — от 400 до 800 тысяч рублей, для должностных лиц — от 35 до 50 тысяч рублей.

А если нарушения совершены в Москве или Санкт-Петербурге, а также в Московской или Ленинградской области, то штраф для должностных лиц составит от 35 до 70 тысяч рублей; на юридических лиц — от 400 тысяч до 1 млн рублей.

На платформе Наймикс можно подобрать уже проверенного специалиста из стран ЕАЭС, в т. ч. самозанятого или работающего на патенте. Система сама выстраивает логику делопроизводства, с учетом особенностей налогового режима каждого привлекаемого лица и автоматически формирует уведомление в ГУ МВД по вопросам миграции.

Ошибка № 3. Договор с самозанятым заключен на оказание услуг (выполнение работ), но похож на трудовой

Договор ГПХ (оказания услуг, подряда, авторского заказа) не должен иметь признаки трудового соглашения, иначе есть риск, что отношения будут переквалифицированы проверяющими органами. В документе подчеркните отдельно — компания-заказчик не является налоговым агентом и не должна удерживать из суммы вознаграждения НДФЛ. Добавьте в текст, например, такую формулировку:

«Исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход».

Есть ряд признаков, по которым трудовая инспекция и налоговики заподозрят наличие трудовых отношений (см. постановление Пленума ВС от 29.05.2018 № 15, письмо ФНС от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@):

  • В договоре с самозанятым указана выполняемая им функция, а не конкретное разовое задание.
  • Заказчик предоставляет исполнителю материалы, инвентарь, инструменты, технику для оказания услуг по договору ГПХ.
  • Самозанятый работает по графику, как и штатные сотрудники компании (на той же территории).
  • Оплата услуг исполнителю не отличается от порядка перечисления заработной платы сотрудникам организации.

В случае, если отношения между самозанятым-исполнителем и компанией-заказчиком будут переквалифицированы в трудовые, работодателю грозит штраф по ст. 5.27 КоАП — от 50 до 100 тысяч рублей, доначисления по взносам, штрафы за неуплату в срок. Кроме того, ГИТ обяжет заключить с физлицом обычный трудовой договор вместо соглашения ГПХ.

На платформе Наймикс используются типовые договоры гражданско-правового с выверенными формулировками.

Ошибка № 4. Заказчик привлекает самозанятого в общепит, но не проверил его медицинскую книжку

С одной стороны обязанность оформлять медкнижку самозанятому нигде не прописана. Все требования закон устанавливает только для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые нанимают работников.

Работодатель обязан обеспечить периодическое прохождение своими сотрудниками медицинских осмотров и получения мед.заключений о возможности работы с продуктами питания (письмо Министерства здравоохранения от 07.10.2000 № 1100/2196-0-117, приказ Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 и др.).

Однако вместе с тем, в ст. 213 ТК сказано, что медицинскую книжку должны получить все, чья работа связана с:

  • хранением, приготовлением и перевозкой пищевых продуктов;
  • использованием или транспортировкой питьевой воды;
  • предоставлением образовательных услуг детям;
  • коммунальным и бытовым обслуживанием населения, включая косметологические услуги.

Во избежание штрафов Роспотребнадзора за нарушение норм законодательства о санитарно-эпидемиологическом благополучии (ст. 6.3. КоАП — до 20 000 рублей), рекомендуем проверять наличие медкнижки у самозанятого, если вы привлекаете его для выполнения вышеперечисленных работ.

Многие компании поступают именно так. Например, Яндекс.Такси требует наличия медкнижки у водителей, которые выполняют дополнительные заказы по доставке еды из ресторанов.

Важно: сотрудничество с плательщиками НПД в сфере общественного питания вообще может быть поставлено под сомнение проверяющими органами. Одно дело, если компания к корпоративному празднику заказала пирожные у кондитера-самозанятого. Другое — это привлечение рестораном физлиц на НПД для выполнения функционала официантов, барменов, поваров. Такая схема, скорей всего, привлечет внимание налоговиков.

Платформа Наймикс позволяет задать максимально точные параметры поиска исполнителя. Вам остается ввести только нужные параметры и ждать, когда система самостоятельно подберет лучших кандидатов для сотрудничества.

Ошибка № 5. Не соблюдается допустимый лимит для расчета наличными средствами

Ваш исполнитель может быть самозанятым ИП, то есть индивидуальным предпринимателем, который применяет налог на профессиональный доход.

Если ваш исполнитель — ИП, с ним следует соблюдать лимит по расчету наличными средствами — не более 100 000 рублей по одному договору.

На оплату по безналу ограничение не распространяется (п. 4, 5 указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). Даже если ИП превысит лимит, установленный для применения НПД — 2,4 млн рублей, для заказчика это не будет проблемой. ИП на любом режиме сам считает за себя налоги и взносы и платит их в бюджет.

Важно: ограничение по расчетам наличными не распространяется на сотрудничество с самозанятыми без статуса ИП.

Если лимит расчетов наличными превышен, то к ответственности налоговики привлекут и заказчика, и исполнителя (п. 1 ст. 15.1 КоАП). Участниками наличных расчетов являются как плательщик, так и получатель, значит за нарушение несут ответственность обе стороны. Для юридических лиц сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. рублей. Для ИП и должностного лица — от 4 до 5 тыс. рублей.

С платежным решением Наймикс можно проводить выплаты в один клик. Заказчик сам выбирает — оплачивать отдельно каждый заказ или целый реестр по согласованному графику.

Денежные средства перечисляются исполнителям на любые банковские карты РФ. Платформа самостоятельно проверяет статус самозанятого перед оплатой. Чеки формируются автоматически (больше не придется бегать за исполнителями).

Хотите настроить и вести документооборот с самозанятыми удобно и правильно?

Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами.