Клерк.Ру

Сотрудник летит в командировку: что учесть бухгалтеру

851

Ваш сотрудник отправляется в командировку на самолете, а билет электронный. Какие документы подтвердят расход в целях налога на прибыль и как быть с НДС?

Мы сделали подборку разъяснений Минфина на этот счет.

Расходы на командировку

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Указанные расходы должны:

  • быть экономически обоснованы;
  • подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
  • произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Все про организацию документооборота по командировкам (и еще представительским расходам!) расскажут на семинаре, который пройдет 24 сентября в Москве.

Еще важная часть семинара: расскажут про новые требования к документированию расходов с учетом реформы ККТ.

Чем подтвердить расходы

Оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной системой маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 03-03-06/1/32039 от 30.04.2019.

Аналогичный ответ содержится и в письме ФНС № СД-3-3/3409@ от 11.04.2019, письмах Минфина № 03-03-РЗ/84409 от 18.12.2017№ 03-03-06/1/65743 от 09.10.2017.

Если подотчетник предоставил квитанцию и посадочный талон со штампом, то подтверждение расходов на приобретение авиабилета дополнительными документами, например, выпиской удостоверяющей оплату банковской картой, не требуется.

Об этом сообщает Минфин в письме № 03-03-07/58432 от 17.08.2018.

О том, что делать, если возвратившийся из командировки работник потерял документы, расскажут на семинаре 24 сентября.

Записывайтесь!

Справка

И так, если подотчетник не может предоставить квитанцию или посадочный талон со штампом (например, он их потерял), то для подтверждения расходов годится справка из авиакомпании.

Отметим, что услуга по выдаче такой справки не бесплатная.

Так, например в «Аэрофлоте», авиакомпании Utair за предоставление справки взимается оплата в размере 1000 рублей.

В «Нордавиа» за справку возьмут 900 рублей. В авиакомпании Red Wings справка стоит 600 рублей, в «Победе» — 500 рублей.

НДС

На основании пункта 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Таким образом, при приобретении электронных авиабилетов для проезда сотрудников организации к месту командировки и обратно, при исчислении НДС, подлежащего уплате в бюджет, к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в маршрут/квитанции электронного пассажирского билета, составленного автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок и распечатанного на бумажном носителе.

Об этом сообщается в письме Минфина № 03-07-11/63996 от 07.09.2018.

Проблемы налоговых вычетов по НДС в части командировочных расходов — одна из тем семинара. Приглашаем вас на это мероприятие, где разъяснят основные правила расчетов с подотчетными лицами.

«Основы вашего бизнеса» проводит бизнес-семинары, курсы, бизнес-классы, тренинги для предпринимателей и бухгалтеров. Мы привлекаем только первоклассных российских и зарубежных специалистов-практиков, имеющих авторские программы и разработки, практический опыт работы в реальном бизнесе и консалтинге, солидный опыт проведения семинаров для бухгалтеров, юристов, кадровиков, налоговых инспекторов.