Как принять услуги, чтобы не остаться в долгу у подрядчика

Учимся организовывать процесс приемки правильно. Вместе с юридическим консультантом рассказываем, как защитить себя и свою компанию от претензий со стороны подрядчика.
547 102
Как принять услуги, чтобы не остаться в долгу у подрядчика
Иллюстрация: tonodiaz/Freepik

«Проблемы на этапе приемки — не редкость. Компания заключает договор оказания услуг, начинается приемка результатов и тут выясняется, что подрядчик, например, пропустил сроки и просит сдвинуть дату сдачи-приемки. Заказчик обращается к подписанному акту и договору, однако не находит там нужных инструментов воздействия на подрядчика. В результате, в лучшем случае, заказчик потратит много времени и нервов на переписку с контрагентом, чтобы получить нужный результат. В худшем — не получит ничего и пойдет решать конфликт через суд. Решение здесь превентивное — нужно заранее организовать процесс приемки и подготовить все необходимые документы», — Павел Патрикеев, юридический консультант «Первой Экспертной Бухгалтерии» и ведущий юрист компании «Патрикеев и партнеры».

Какие документы необходимо оформить для приемки услуг

Что говорит закон

Порядок приемки результатов работ по договорам подряда определен ст. 720 ГК — при сдаче результатов работ стороны составляют акт или иной документ, удостоверяющий приемку. 

Акт приемки-передачи — первичный документ, который подтверждает факт осуществления материальных расходов. Основание — ст. 9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 2 ст. 272 НК

Простыми словами, акт нужен, чтобы доказать, что подрядчик услугу оказал, а заказчик ее принял.

Закон говорит, что конкретно акт обязателен только к договору строительного подряда. Также акт нужно составить, если одна из сторон в договоре подряда указала на такую необходимость. 

В остальных случаях закон не предъявляет обязательных требований к форме документа. Поэтому компания имеет право утвердить в рамках своей учетной политики любую другую форму первичного документа, чтобы подтвердить приемку услуг, например, односторонний отчет. 

Что на практике

Даже без акта заказчик может обратиться с претензиями по договору в суд и там подтвердить сдачу-приемку услуг другими документами, например, отчетами, товарными накладными и перепиской.

Однако суд будет прежде всего учитывать договоренности сторон, закрепленные в договоре. И если стороны прописали в нем, что будут использовать акт, то без него у заявителя с большой вероятностью возникнут проблемы с отстаиванием своей позиции.

Кроме того, без акта или другого аналогичного по функциям документа компании будет трудно отразить стоимость операции в учете. 

Таким образом, заказчик должен быть чрезвычайно заинтересован в том, чтобы грамотно оформить документы для приемки услуг. И наиболее распространенная и рекомендуемая для большинства случаев форма для этого — двухсторонний акт.

«Для того, чтобы подтвердить факт сдачи и приемки оказанных услуг, чаще всего предприниматели пользуются традиционным двусторонним актом. На это есть ряд причин: такой документ удобен для отражения любых недостатков услуг или работ, выявленных при приемке, и может являться основанием для оплаты по договору», — Павел Патрикеев, юридический консультант «Первой Экспертной Бухгалтерии» и ведущий юрист компании «Патрикеев и партнеры».

Корректно составленный двусторонний акт позволит подтвердить расходы заказчика, а значит — уменьшить налог. Кроме того, акт также поможет отстоять свою правоту и подтвердить претензии к подрядчику в суде.

Главное, не забудьте включить в него ключевые реквизиты:

  • ссылку на договор; 

  • дату и место составления акта;

  • описание услуг или работ;

  • наименование сторон, участвующих в приемке;

  • информацию о сроках;

  • цену и НДС; 

  • сведения о факте наличия или отсутствия недостатков, или претензий.

Чтобы минимизировать споры с ФНС, описание оказанных услуг или работ должно быть достаточно подробным, включать данные об их составе и объеме и позволять их однозначно идентифицировать.

Настроим работу с подрядчиками

Проведем юридическую экспертизу договоров, организуем безопасную приемку услуг и грамотный учет

Оставьте контакты, мы свяжемся и расскажем об условиях обслуживания

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Как принять услуги: пошаговая инструкция

  • Шаг 1. Пропишите в договоре общие условия и порядок приемки услуг.

Избегайте шаблонных описаний и предварительно проанализируйте, какой порядок будет адекватным именно вашим отношениям с подрядчиком. 

Если услуги или работы связаны с определенными этапами — не поленитесь определить их порядок, включить в него составление и подписание промежуточных документов, которые будут фиксировать каждый этап работ.

Не обязательно использовать двухсторонний акт для каждого промежуточного этапа, для таких целей отлично подойдет и отчет. 

  • Шаг 2. Пропишите порядок уведомления заказчика о готовности к сдаче результатов.

Также укажите в договоре, когда нужно подписывать акт, в каком порядке будут предоставлены возражения и что делать, если одна из сторон откажется подписывать акт. 

  • Шаг 3. Определите ответственного за приемку.

Не забывайте, что после того, как подрядчик надлежащим образом уведомил о готовности к сдаче, ответственность за приемку несет заказчик. Поэтому лучше определить конкретного сотрудника, который будет ответственен за работу с такими уведомлениями, чтобы точно их не пропустить.

В договоре укажите контактный адрес, например, электронной почты ответственного сотрудника, а также предусмотрите формат такого уведомления. 

  • Шаг 4. Определите место и порядок приемки результатов по договору.

Если приемка сопряжена с вывозом результата работ с какого-то адреса, то укажите его, а также определите, кто отвечает и оплачивает доставку. 

  • Шаг 5. Пропишите подробно порядок осмотра результатов.

Например, в случае приемки разработанного ПО или какого-либо сложного объекта не лишним будет упомянуть о проведении предварительных испытаний и правилах устранения выявленных недочетов. 

  • Шаг 6. Предусмотрите ответственность для подрядчика.

Укажите сроки, в течение которых подрядчик обязуется предоставить результаты работ или услуг по договору, а также санкции на случай уклонения подрядчика от сдачи результатов в оговоренные сроки или в ненадлежащем качестве.

«В ст. 723 ГК содержатся положения об ответственности подрядчика за ненадлежащее качество работы. Вы можете выбрать оттуда наиболее подходящие меры ответственности для подрядчика в конкретном случае и акцентировать их в договоре», — Павел Патрикеев, юридический консультант «Первой Экспертной Бухгалтерии» и ведущий юрист компании «Патрикеев и партнеры».

  • Шаг 7. Предусмотрите механизм на случай спора о качестве выполненных работ.

Например, вы можете прописать в договоре возможность привлечь сторонних экспертов, а также порядок оплаты их услуг.

  • Шаг 8. Определите порядок и сроки исправления выявленных дефектов.

Также пропишите отдельно конкретные санкции для подрядчика, если он откажется исправлять дефекты.

  • Шаг 9. Предусмотрите порядок направления претензий.

Также пропишите порядок подтверждения факта направления претензии. Например, направить и зафиксировать претензию можно в электронной переписке.

  • Шаг 10. Определите, нужны ли дополнительные документы к акту.

Вы вправе предусмотреть в договоре и иной документ, подтверждающий приемку услуг.

В некоторых случаях дополнительно к акту должна быть закреплена обязанность по передаче сопроводительных технических документов или отчетов. Например, при введении в эксплуатацию определенных объектов подрядчика можно обязать получить необходимые разрешения или экспертизы, и приложить их к итоговому акту.

  • Шаг 11. Никогда не подписывайте акты задним числом.

Если не хотите проблем с налоговой — не подписывайте акты задним числом. Такое оформление документов может быть приравнено к подделке, и вас могут привлечь как к административной (ст. 19.23 КОАП), так и к уголовной ответственности (ст. 303 УК).

  • Шаг 12. Письменно фиксируйте все обнаруженные недостатки в акте.

Не забывайте, что заказчик, который принял работу без предварительной проверки, теряет право ссылаться на явные недостатки соответствующей работы. Если подрядчик отказывается подписывать акт с перечисленными недостатками — также письменно фиксируйте отказ.

Конфликты с подрядчиками и как их не допустить

Заказчик должен обосновать, почему он отказывается подписать акт, предоставленный в его адрес подрядчиком. В противном случае суд может признать односторонний акт сдачи-приемки действительным и принудить заказчика выплатить вознаграждение.

«Единственное безусловное основание для отказа заказчика от приемки результата работэто неустранимые недостатки, которые не позволяют использовать результат работ по целевому назначению. В остальных случаях вам придется доказывать конкретные обстоятельства, которые могут послужить основанием для отказа от приемки услуг. Поэтому результат оказанных работы или выполненных услуг стоит тщательно осматривать в момент приемки и любые замечания следует обоснованно аргументировать в письменной форме», — Павел Патрикеев, юридический консультант «Первой Экспертной Бухгалтерии» и ведущий юрист компании «Патрикеев и партнеры».

То, что заказчик подписал акт сдачи-приемки услуг, не лишает его права представить суду свои возражения по качеству работ. Главное, чтобы в акте были зафиксированы все недостатки и претензии.

Чтобы отстоять свои интересы в ответ на претензии от подрядчика:

  1. Соблюдайте предусмотренный договором порядок формирования возражений на акт или непосредственной приемки результатов.

  2. Составляйте аргументированный письменный отказ и в срок реагируйте на обращения подрядчика.

  3. Перед заключением договора проверяйте его текст на наличие условий о том, что в случае отказа заказчика подписать акт, работы принимаются автоматически в определенный сторонами срок.

  4. Фиксируйте любые замечания к качеству работ в письменной форме и направляйте их в адрес подрядчика способом, предусмотренным договором и позволяющим однозначно подтвердить факт такого направления. 

Если у вас в штате нет квалифицированного специалиста, советуем передать эту часть работы на аутсорс. Составить юридически грамотный договор оказания услуг, чтобы в нем не было ущемляющих пунктов, помогут эксперты ПЭБ. Специалисты предоставят юридическую защиту сделок, а также проверят ваших контрагентов на благонадежность. 

Юридическая поддержка бизнеса + ведение бухгалтерии и кадров

Полное экспертное сопровождение вашей компании по вопросам договоров и контрагентов, отчетов и налогов, расчета зарплаты и 1С

Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8KZdFW

Начать дискуссию

Условия предоставления рассрочек сделают понятными и прозрачными

Правовое регулирование предоставления рассрочек недостаточно прозрачное, поэтому ЦБ хочет его уточнить и приблизить к нормам о кредитах и займах.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ФНС раскрыла отрасли с наибольшим ростом доначислений налогов

Какие компании и типы операций оказались в фокусе внимания налоговой. Обзор для руководителя и бухгалтера.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Рубль вышел из тени и сразу же упал. Падают и крипта с ОФЗ, только недвижка всегда растёт, ну и золото тоже. Всё больше дивидендов объявляется, выходят новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
40
Лучшие спикеры, новый каждый день

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
804

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
398
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
409
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Инвестиции

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

10 тем, волнующих малый бизнес в России. От наименее до наиболее значимых

Вторая часть результатов нашего исследования о темах, которые волнуют представителей малого бизнеса в 2024 году. В этой статье мы рассмотрим оставшиеся пять наиболее актуальных и значимых тем.

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

Интересные материалы

Приняли поправки в ТК: сверхурочную работу нужно оплачивать по-новому. «Ночной бухгалтер» № 1663

Работодатели пользовались несовершенством кодекса и фактически занижали выплаты сотрудникам. Теперь эту несправедливость исправили.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру