Как упростить работу бухгалтера с помощью шаблонов документов

Наверняка вам знакомо это незабываемое ощущение, когда столбцы с цифрами уже пляшут и расплываются перед глазами, а конца и края работе не видно. Как не утонуть в омуте чисел — рассказываем на примере Ларисы Федоровны, которая автоматически генерирует типовые документы в ПланФиксе. 
Как упростить работу бухгалтера с помощью шаблонов документов
Иллюстрация: ПланФикс

Все начинается с шаблона

В ПланФиксе можно автоматически формировать типовые документы по заранее заданному шаблону:

На месте реквизитов — переменные. Каждая переменная в шаблоне документа соответствует определенному полю в ПланФиксе.

Это значит, что при формировании документа на место переменных автоматически будут добавлены нужные реквизиты, которые хранятся в карточке задачи или контакта. 

Например, так выглядят заполненные поля карточки контрагента, данные из которых будут попадать в документ:

Для запуска автоматического формирования документов можно настроить кнопки. Они привязываются к выбранному типу задачи или контакта: 

В настройках кнопки можно прописать дополнительные действия. Например, чтобы документ был не просто сформирован, а сразу же отправлен контрагенту вместе с комментарием:

Это удобно, так как счета можно отправлять клиентам сразу же из задачи, где вы общаетесь с клиентом.

В результате обязанности по подготовке простых типовых документов Лариса Федоровна легко делегирует менеджерам отдела продаж.

Отчеты в два клика

Автоформирование документов можно использовать для подготовки отчетности для ФНС, Росстата и других госструктур. Причем, ПланФикс способен взять на себя не только формирование документа, но и предварительный сбор данных для отчета.

Для накопления данных в ПланФиксе используются специальные Аналитики. Они прикрепляются к задачам или карточкам контактов.

При помощи Аналитик можно собирать информацию о проведенных сделках, выполненных работах или отработанном времени:

Накопленные с помощью аналитик данные можно отобразить в отчете в разных разрезах, группировках и сортировках.

Например, Лариса Федоровна формирует зарплатные ведомости. Сама зарплата сотрудников состоит из двух частей: фиксированного оклада и премии (процент от продаж). Подсчет размера премии у Ларисы Федоровны автоматизирован в специальном отчете: 

Данные из отчета можно экспортировать, используя разные шаблоны, в том числе формы отчетности: 

Это экономит Ларисе Федоровне несколько часов работы при подготовке каждого отчета. А еще ей больше не нужно напоминать руководителям подразделений предоставить данные по премиям сотрудников. Вся информация уже собрана в ПланФиксе.

Точно в срок

При подготовке отчетности для контролирующих органов важна своевременность. Чтобы не пропустить сроки подачи, можно настроить формирование отчетов по заранее заданному расписанию:

Ссылка на отчет «прилетит» к Ларисе Федоровне (другому сотруднику или клиенту) на почту в заданный день.

Генерация документов любого типа

Аналогичным образом настраивается автоформирование любых типовых документов. Один раз уделили время на подготовку шаблона и настройку полей в ПланФиксе и забыли о ручном труде в будущем.

При этом если текущие формы отчетности будут скорректированы или введены новые — бухгалтеру достаточно самостоятельно поправить или заполнить шаблон с нуля. Дополнительных знаний и программистов не требуется.

В конечном итоге использование ПланФикса для любого бухгалтера означает:

  • Экономию времени и сил. Чем чаще используется шаблон документа, тем больше в итоге сэкономлено рабочих часов, дней, недель.

  • Снижение вероятности ошибок. Реквизиты контрагента автоматически подтягиваются в документ. Бухгалтеру не нужно ничего набирать вручную.

  • Лучший учет и защита данных.

    Гибкая настройка прав доступа к проектам, задачам, контактам минимизирует риски потери данных.

В результате бухгалтер получает инструмент, позволяющий сэкономить часть рабочего времени и минимизировать рутину. 

Вы можете последовать примеру Ларисы Федоровны и   зарегистрироваться в ПланФиксе, чтобы попробовать самостоятельно настроить автогенерацию документов, или запишитесь на бесплатную консультацию.

Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, как работает ПланФикс!

Мы подскажем, с чего начать, и ответим на все вопросы. Это бесплатно!

Оставьте контакты, мы с вами свяжемся:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Сфера», ИНН 7720483717, erid: LjN8KAojV

Начать дискуссию

Для участников боевых действий вводят очередное послабление

Выплаты участникам СВО и боевых действий вообще защитят от списаний по долгам при взыскании в рамках банкротства.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Продлили срок отнесения к микробизнесу в новых регионах

Совет Федерации одобрил особенности отнесения хозяйствующих субъектов ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской области к малому и среднему предпринимательству и их включения в единый реестр МСП.

❗ Приняты важные изменения по банкротству

Совет Федерации одобрил изменения в федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» и АПК, направленные на совершенствование процедуры рассмотрения дел о несостоятельности и банкротстве.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Недостаток цифровых навыков как тормоз проектов и фактор риска

Ана­лити­чес­кий центр НА­ФИ в рам­ках проек­та «Циф­ро­вой граж­да­нин» про­вел ис­сле­дова­ние циф­ро­вых ком­пе­тен­ций в 85 субъ­ек­тах РФ. По его ре­зуль­та­там, 26% ра­ботаю­щих рос­сиян опа­сают­ся по­терять ра­боту из-за не­дос­тат­ка циф­ро­вых на­выков. В ря­де ре­гио­нов эта до­ля еще вы­ше.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Как оформляется согласие работника на отзыв из отпуска

Отзыв из отпуска без согласия сотрудника запрещен, кроме отдельных исключений, предусмотренных ТК. Они регламентируются правительственными постановлениями, учитывающими реальную ситуацию в национальной экономике.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Ход фрилансером: в чем особенности сотрудничества с удаленными исполнителями

Фриланс перестал быть чем-то из ряда вон выходящим. По мере того, как компании начинают осознавать преимущества привлечения удаленных исполнителей, этот подход активно входит в мейнстрим. Нанимая фрилансеров, работодатели получают доступ к высококлассным специалистам со всего мира, не ограничиваясь географическими рамками.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

⚡️ Итоги дня: нейросеть впервые вынесла приговор, во всех самолетах появится Wi-Fi, а цифровой помощник Сбера ставит диагнозы

Подготовили обзор главных событий дня — 22 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

ФНС просит включить в доход ИП личный автомобиль

Индивидуальные предприниматели, которые продали личный автомобиль, получают от налоговиков требование включить полученные средства в доходы ИП.

С коммунальщиков будут спрашивать строже: штрафы повысили в разы

Госдума приняла закон, повышающий ответственность ресурсоснабжающих организаций за предоставление некачественных услуг ЖКХ — грязную воду, отключение света и отопления зимой и т. д.

ФАС возбудила дело против МТС за повышение цен на связь

Оператор МТС поднял цены на связь для 30 млн абонентов — им приходится платить на 8% больше.

Ипотека

Предложено ввести «народную ипотеку» по ставке не выше 5%

Первый зампредседателя комитета Госдумы по строительству и ЖКХ Владимир Кошелев (ЛДПР) заявил, что фракция предлагает ввести механизм «народной ипотеки» по ставке не выше 5 процентов.

Отпуска

Как главному бухгалтеру передать свои полномочия на время отпуска

Главный бухгалтер — важная должность компании. Он отвечает за подписание платежей, требования ИФНС, отчетность, подписание актов, расчеты отпусков и больничных и др. Поэтому на период отпуска главного бухгалтера полномочия лучше передать другому работнику.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как эффективно применять SWOT-анализ в управлении компанией

Все мы знаем, что мечта любого управленца – принимать максимально взвешенное решение в отношении любой задачи или проекта. И при этом, конечно, опираться на самые актуальные данные, учитывать возможные риски и форс-мажорные обстоятельства.

Как эффективно применять SWOT-анализ в управлении компанией
1

Число индивидуальных инвестиционных счетов сократилось до 5,9 млн

Инвесторы с осторожностью переходят на ИИС-3: за первый квартал 2024 года они открыли порядка 138 тысяч таких счетов.

Бесплатно с НДФЛ

Справка о доходах, которая в 2024 году выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению 

Справку о доходах и суммах налога физического лица выдают гражданину по его заявлению. Рассказываем, как заполнить этот документ.

Справка о доходах, которая в 2024 году выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению 

Обновили инструмент на «Клерке»: калькулятор НДФЛ с материальной выгоды!

Теперь бухгалтерам станет проще рассчитывать НДФЛ. Новый инструмент получил современный дизайн и стал удобнее для пользователей.

Отпуска

Цифра дня. Про отпуск

Четверть работающих россиян не пойдут в отпуск летом.

Цифра дня. Про отпуск

Выход на международный рынок: как открыть компанию и принимать платежи из-за границы

В 2024 году международная торговля для российского бизнеса осложнена различными санкциями и ограничениями. Многие онлайн-сервисы, которые раньше активно использовались в России для приема международных платежей, больше не работают или ощутимо ограничили свой функционал.

Иллюстрация: создано с помощью Adobe Firefly

🔩 ВС РФ дополнит УК статьей за мошенничество в налоговой сфере. Это должно снизить уголовный прессинг на бизнес, считает адвокат

Незаконный возврат налога войдет в отдельный состав преступления. Уголовку можно получить при сумме ущерба не меньше 25 000 рублей.

Интересные материалы

Банки

Центробанк: для бесплатных переводов самому себе не должно быть суточных лимитов

Кредитные организации не могут устанавливать ограничения на размер и количество бесплатных переводов самому себе без комиссий.