Зачем вам ОФД и почему это не только про отправку чеков в ФНС

Договор с оператором фискальных данных (ОФД) необходим, если ваша деятельность связана с использованием онлайн-касс. Но роль и сервис ОФД уже давно вышли за пределы кассовой сферы. Сейчас через компанию-ОФД работают с электронными документами, маркировкой товаров, сдают отчеты и используют другие сервисы.

А начиналось все в далеком 2016 году. Тогда чек просто пробивали по кассе и отдавали покупателю. Отследить — что происходит при работе с ККТ до очного явления инспектора из ФНС на место установки кассы, было невозможно. Поэтому вышла новая редакция закона № 54-ФЗ, которая обязала при приеме платежей использовать новый вид ККТ — онлайн-кассы, а чеки передавать через операторов фискальных данных.

Онлайн-касса не просто служит для печати чека, а еще и отправляет данные о расчетах в налоговую инспекцию. Конечно, с помощью ОФД.

  1. Продавец формирует чек;
  2. Фискальный накопитель шифрует полученные данные — теперь их нельзя отредактировать — и подает ККТ сигнал, что чек можно печатать;
  3. Зашифрованная информация уходит к ОФД;
  4. Оператор обрабатывает ее, и в свою очередь, передает в налоговую службу.

ОФД — это связующее звено, которое берет на себя все «лишние» для ФНС функции, а также дает бизнесу другие сервисы, связанные с фискальной информацией. Кроме того, помогает предпринимателям настроить работу с кассами, консультирует, разрабатывает разное программное обеспечение.

Бизнесу так тоже удобнее — они получают сразу весь набор услуг по работе с отчетами, документами и кассами в одном месте.

Платформа ОФД сосредоточила все необходимые опции в личном кабинете клиента. Кроме того, вы можете пользоваться мобильным приложением. Там есть все необходимое для руководителя и бухгалтера — информация о продажах, возвратах, аналитика продаж, а также есть возможность скачать данные, для загрузки, например, в бухгалтерскую программу.

ОФД обрабатывает и контролирует каждый чек — ушел он, не ушел в ФНС, по какой причине, не закончился ли срок службы ФН и т.д. Он позволяет отправить чеки покупателю в электронном виде, например, SMS-сообщением или по электронной почте.

Для покупателей тоже есть плюсы — через ОФД можно проверить кассовый чек (для этого надо перейти на адрес сайта оператора, указанный в чеке, и проверить документ по реквизитам чека).

Для интернет-магазинов есть особое решение — цифровая касса.

За последние годы работа ОФД сильно изменилась. Кроме «стандартных» услуг, он предлагает предпринимателям и другие, не менее нужные и полезные сервисы.

Маркировка товаров

Если налоговый учет можно упростить, либо даже не вести бухгалтерский учет (ИП), то продажа некоторых (а скоро практически всех) товаров требует особой отчетности, неналоговой. Это в первую очередь товары, подлежащие обязательной маркировке.

Причем с такой продукцией надо совершить целый список действий еще до продажи:

  • получить товар и сообщить об этом в систему Честный ЗНАК;
  • проверить соответствие кодов на товаре тем, что указаны в документах (исключительно электронных);
  • если есть несовпадения — провести возврат или запросить у поставщика точные данные;
  • внести сведения в свою товароучетную систему (без нее вы с большими объемами продаж не справитесь, например, если у вас продуктовый магазин).

При продаже нужно снова сообщить сведения в Честный ЗНАК, но уже о том, что товар выбыл из оборота. Если коды на товары оказались повреждены, например, стерлись с упаковок при транспортировке, повредились из-за воздействия влаги или покупатель вернул товар, этикетку с кодом от которого выбросил, придется заказывать и наклеивать новые коды.

ОФД позволяет эту работу упростить и автоматизировать. При продаже информация о проданном товаре с маркировкой автоматически будет уходить в систему Честный ЗНАК.

Например, сервис «Учёт марок» это комплексное решение: поддержка от специалистов при регистрации в ЧЗ, отслеживание ошибок, аналитика продаж, заказ и получение кодов. Предусмотрена работа с любой кассой и интеграция со всеми необходимыми системами: ЭДО, ОФД, СУЗ, ЕЛК Честный ЗНАК.

Подключить сервис

ЭДО

Для работы с маркировкой обязательно нужен электронный документооборот. С его помощью продавец и покупатель обмениваются документами, содержащими сведения о маркированных товарах.

Кроме того, ЭДО необходим и для работы с прослеживаемыми товарами (а это, например, холодильники, стиральные машины, детские коляски — т.е. то, что пользуется неизменным спросом). Под прослеживаемость попадают товары, ввезенные из-за границы, даже если это ближайшие к России страны, такие как Белоруссия.

Если вы поставляете товары для сетевых магазинов (к примеру, молочную продукцию с собственной фермы), то с вами могут не захотеть работать, если вы не подключитесь к ЭДО — крупным компаниям неудобно и невыгодно работать с «бумагой».

Еще один случай — продажа продукции, подпадающей под ветеринарный контроль. Например, мяса, яиц или рыбы. Для того, чтобы купить и продать их, нужно не только подключиться к ЭДО, но и зарегистрироваться в специальной системе (да, еще одной) — Меркурий.

Разумеется, ЭДО можно подключить и для собственного удобства. Представьте, что вы отправляете товары для продажи посреднику в другой регион — в этом случае конечно можно отдать накладные водителю и надеяться, что он все передаст, а получатель подпишет и вовремя отправит обратно. Но по ЭДО те же действия займут несколько минут, особенно, если заранее договориться — я сейчас документы отправлю, а вы — подпишите.

Современные операторы фискальных данных, учитывают особенности торговли, предлагают в составе тарифов или в качестве отдельной услуги — подключение к ЭДО.

Если вы работаете с Платформой ОФД, то можете прямо сейчас скачать обработку для 1С

Плюс в том, что вам не нужно ограничиваться обменом документов в рамках деятельности по маркировке, прослеживаемости или ветконтролю. Вы можете отправлять и получать не только акты, УПД, накладные и счет-фактуры, но и приказы, договоры, письма, уведомления и другие документы.

Да, вы не ошиблись. Сервисы ОФД стали настолько универсальными, что с их помощью можно сдавать отчеты — на этот раз в налоговую и другие контролирующие органы — ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование и т.д. Причем онлайн, без установки программы на компьютер. А значит — из офиса, из дома, даже сидя за барной стойкой собственного заведения или прилавком своего магазина.

Платформа ОФД предоставляет такой сервис — Платформу Госотчёт.

Тут есть весь необходимый набор инструментов для проверки и отправки отчетов настроена работа с электронными листками нетрудоспособности и электронными трудовыми книжками. Даже выход сотрудника на пенсию можно оформить.

Тарифы от 500 рублей. Оставить заявку на подключение.

Как выбрать Оператора ОФД

Перед тем, как заходить на сайт оператора и смотреть, какие услуги он предлагает, надо убедиться, что конкретная компания вообще имеет право быть ОФД. Для этого на сайте ФНС вам нужно заглянуть в специальный раздел, где публикуется список действующих операторов и информация об аннулированных разрешениях.

Вот основные параметры, по которым стоит выбирать ОФД:

  • Какие услуги услуги предлагает оператор — только передачу данных или и другие сервисы — подбор онлайн-кассы, регистрация ККТ в налоговой, подключение к ЭДО.
  • Что входит в тарифы. Например при покупке кассы — в цену входит фискальный накопитель или он покупается отдельно, есть ил бесплатная услуга по отправке электронных чеков покупателю или придется за нее доплатить и т.д.
  • Насколько удобен личный кабинет и какие возможности предоставляет. Например, очень полезным может оказаться инструмент онлайн-анализа продаж торговой точки.
  • Круглосуточная поддержка. Это важно, если ваш бизнес работает круглые сутки или в ночное время. Если возникну проблемы, то сотрудники должн занть — куда обратиться для ее решения. Наличие мобильного приложения с чатом техподдержки — несомненный плюс.

При заключении договора поинтересуйтесь действующими акциями и скидками. Зачастую при покупке кассы можно получить скидку на ФН или на другие сервисы .

Кто может не заключать договор с ОФД

Если вам не обязательно иметь кассу, то и договор с оператором заключать не нужно.

Например, вы ведет деятельность в труднодоступной местности, где есть проблема с подключением к интернет и даже со связью и не торгуете подакцизными товарами, тогда вам можно не использовать онлайн-кассу.

Или вы работаете по патенту по отдельным видам деятельности.

В то же время другими услугами ОФД вы можете пользоваться. Например подключиться к электронной отчетности или ЭДО.