Фискальный накопитель для онлайн-кассы: как выбрать правильно и почему он так важен

Ни одна онлайн-касса по закону не может работать без фискального накопителя (ФН) — именно на него записываются все произведенные операции. Благодаря ему касса может бесперебойно работать в течение месяца. Мы рассказывали о нём в блоге несколько раз, но вопросы про ФН не заканчиваются. Продолжаем отвечать на них.

Фискальный накопитель для онлайн-кассы: как выбрать правильно и почему он так важен

Начнем с главного: фискальный накопитель (ФН) — это устройство, которое шифрует, записывает и накапливает информацию о пробитых кассовых чеках. Именно с него данные попадают в налоговую через оператора фискальных данных. Без него работать с кассой вы не сможете. И даже если связь с интернетом пропадет, ФН обеспечит работу ККТ до 30 дней.

Какой фискальный накопитель подойдет для бизнеса?

Фискальные накопители различаются по сроку действия:

  • 15 месяцев;
  • 36 месяцев.

С каким сроком действия выбрать фискальный накопитель для вашего бизнеса зависит от сферы, в которой работаете, и от системы налогообложения.

ФН на 15 месяцев должны использовать юридические лица или ИП:

  • занимающиеся торговлей подакцизными товарами;
  • деятельностью с сезонным характером;
  • применяющие ОСНО или совмещающие ОСНО со специальным налоговым режимом (УСН, патент или сельскохозяйственный налог), т. е. предприятие работает с несколькими системами налогообложения;
  • являющиеся платежными агентами;
  • работающие в удаленной местности, при условии, что данные с онлайн-кассы не передаются в ФНС.

ФН на 36 месяцев могут использовать:

  • ИП, оказывающие услуги;
  • юридические лица, применяющие специальные налоговые режимы — УСН, патент, ЕСХН. Но нужно обязательно проверить, чтобы деятельность не попадала под требования по использованию фискального накопителя со сроком 15 месяцев.

Выберите подходящий ФН сами или обратитесь к менеджерам за помощью. Выбрать ФН для онлайн-кассы

Все изготовленные фискальные накопители, соответствующие законодательству и подлежащие использованию в онлайн-кассах, регистрируются в реестре ФНС. Ознакомиться с реестром можно по ссылке.

В 2022 году используется только один вид фискального накопителя — ФН-1.1М, выпускающийся со сроками действия 15 и 36 месяцев. Буква «М» означает, что фискальный накопитель может принимать данные о маркированном товаре, проверять их и зашифровывать.

ФН-1.1М работает со всеми существующими форматами фискальных документов: 1.0 (уже не используется), 1.05, 1.1 и 1.2. ФФД 1.2 введен 6 августа 2021 года и является обязательным для предприятий, ведущих деятельность с маркированным товаром.

В дополнении к реквизитам, которые указывались в ранних форматах ФФД, в ФФД 1.2 добавлены функции:

  • формирование запроса о коде маркировки;
  • оповещение о движении маркированного товара для отображения его выбытия в системе «Честный знак»;
  • проверка маркированного кода и отображение статуса;
  • составление квитанции о продаже товара и возможных ошибках проверки.

На бумажном чеке при формате 1.2, рядом с обозначением маркированного товара (М) стоит результат проверки данных:

  • «М+» — проверка в системе «Честный знак» пройдена, процедура маркировки товара соблюдена, товар соответствует стандартам качества.
  • «М» — минимум одна проверка не проведена, но это может случаться при техническом сбое кассы или автономной работе.
  • «М-» — минимум одна проверка не пройдена, вероятно, товар не прошел регистрацию в системе «Честный знак».

Данные обозначения показывают насколько успешна операция для продавца и показывают все ли в порядке с происхождением товара — для покупателя.

Фискальные накопители с поддержкой ФФД 1.2 в наличии у Платформа ОФД: подготовьте онлайн-кассу к работе за один день. Вся работа с маркировкой в одном кабинете с сервисом Учёт марок.

Понятия «Фискальный накопитель» и «Формат фискальных документов» часто путают, но это разные вещи. Хоть и то, и другое важно для торговли и бизнеса, особенно если есть взаимодействие с маркированными товарами.

Фискальный накопитель — это устройство, которое вставляется в кассу для шифрования и хранения данных.

Формат фискальных документов — это установленный формат для фискального документа (чека), в котором данные передаются в ФНС и другие системы. ФФД содержит необходимые реквизиты.

Маркированную продукцию можно продавать, только перейдя на ФФД 1.2. За несоблюдение этого требования предусмотрены штрафные санкции (ч. 4, ст. 14.5 КоАП):

  • ИП и должностным лицам — 1 500 — 3 000 рублей;
  • юридическим лицам — предупреждение или штраф 5 000 — 10 000 рублей.

Штрафа можно избежать при следующих условиях:

  • вину владельца кассы не удалось установить (онлайн-касса обновлена, но сведения в реестр еще не поступили);
  • пользователь не может получить новую кассу по независящим от него причинам — для доказательства нужно будет предоставить договор с датой получения кассы;
  • продавец не может начать применять ФФД 1.2 по причинам, которые от него не зависят — в доказательство нужен договор с сервисной компанией с датой ввода онлайн-кассы в работу.

Перед тем, как покупать кассу, ознакомьтесь с реестром контрольно-кассовой техники, которая поддерживает ФФД 1.2, на сайте ФНС. Платформа ОФД предлагает на выбор несколько вариантов самых популярных касс марки Эвотор. Заявку на покупку можно оставить прямо из личного кабинета.

Нет личного кабинета на Платформа ОФД? Создайте его за пару кликов.

Нужно ли менять ФН и когда?

Фискальные накопители требуется менять, т. к. у них у них есть срок службы — 15 или 36 месяцев. Это максимальный срок службы — по истечению этого времени необходимо приобрести новый фискальный накопитель, внести изменения в данные ФНС и установить на кассу.

Но существуют причины, по которым приходится менять фискальный накопитель раньше срока:

  • заполнение памяти устройства;
  • технические неполадки, не позволяющие ФНу работать;
  • изменение владельца (собственника) ККТ;
  • различие заводского номера в паспорте и фактического, в электронном устройстве;

Действия, которые необходимо совершить при замене ФН:

  1. Закрытие кассового архива.
  2. Отправка отчета оператору фискальных данных.
  3. Замена старого ФН на новый в кассе и его активация.
  4. Обновление ККТ (если требуется).
  5. Регистрация нового номера ФН в налоговой.
  6. Договор с ОФД.

Срок действия фискального накопителя можно отслеживать самостоятельно: в карточке регистрации ФН указан срок регистрации, от него можно отсчитать срок использования ФН. Но удобнее следить за сроком через личный кабинет ОФД. Оператор напомнит, когда потребуется заменить устройство.

Где приобрести фискальный накопитель?

Удобнее купить фискальный накопитель у оператора фискальных данных вместе с заключением договора на обслуживание, т. к. срок работы ФН и договора с ОФД комплементарны. Если приобрести все в одном месте, то не нужно будет запоминать разные сроки действия и сотрудничать с разными организациями — оператор фискальных данных оформит все необходимые документы для работы кассы в одном месте.

Пакет услуг: договор ОФД и фискальный накопитель — приобретайте у Платформы ОФД и не волнуйтесь за окончание срока действия. Мы сообщим заранее, когда нужно обновить ФН.

Важность фискальных накопителей нельзя недооценивать: в весенний период были совершены DDoS-атаки на сервера производителей онлайн-касс и операторов фискальных данных, но ФН обеспечили бесперебойную работу и технологическую безопасность системы. Это обусловлено тем, что ФН могут хранить чеки в течение 30 дней.

Но важно следить за исправностью работы фискальных накопителей и его сроком службы.