Документы от самозанятых. Как проводить в учете

Документооборот с самозанятыми

Все компании и предприниматели, вступая в договорные отношения с самозанятыми, должны иметь четкое представление о том, как документально оформить такое сотрудничество.

Если кратко, то взаимодействие с самозанятым сводится к следующему:

• подтверждение статуса самозанятого;

• заключение договора;

• выполнение работ (оказание услуг);

• сдача-приемка выполненных работ (акт);

• оплата (получение чека).

Законом о самозанятых предусмотрен один обязательный документ — это чек, который является одновременно документом, подтверждающим доход самого налогоплательщика, и отчетным документом для заказчика.

Несмотря на то, что плательщик НПД не обязан вести бухучет и организовывать документооборот, часто появляется необходимость в оформлении дополнительных подтверждающих документов.

Платформа для работы с самозанятыми

Возьмем на себя всю рутинную работу, автоматизируем документооборот и выплаты

Получите образец договора с самозанятым

Оставьте свои контакты, и мы пришлем вам документы:

Имя

Телефон

E-mail

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Компании и ИП применяют разные системы налогообложения, и если это ОСНО или УСН «доходы — расходы», то заказчику понадобится не только подтверждение перечисления денег исполнителю, но и документы, которые позволят на 100% учесть расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Кроме того, если самозанятый передает кроме чека еще и акт, а также подписывает договор, то это повышает к нему лояльность клиентов. Исполнитель, который передал полный пакет документов, и по которому не возникло проблем с налоговой, будет востребован.

Заказчикам, снижающим свою налогооблагаемую базу за счет расходов на услуги самозанятого, нужны гарантии в спорных ситуациях с налоговыми органами. Им нужно обосновать легитимность и экономическую оправданность расхода средств.

Чтобы подтвердить, что сделка состоялась не ради оптимизации налогообложения, а из-за реальной необходимости, потребуется собрать:

• справку о статусе самозанятого (ее можно запросить у исполнителя или самостоятельно проверить статус на сайте налоговой, а на платформе для взаимодействия с самозанятыми Qugo такая проверка происходит автоматически перед каждой выплатой);

• договор;

При заключении договора с самозанятым, кроме стандартных пунктов, следует учесть некоторые специфические моменты: нужно указать, что исполнителем является физлицо, зарегистрированное в качестве плательщика НПД, зафиксировать порядок оплаты и получение от него чека, предусмотреть обязанность уведомить заказчика в случае утери статуса самозанятого.

• акт (подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг, более полно и конкретно описывает суть работы);

• счет (содержит реквизиты для оплаты, но без него как раз можно обойтись, если реквизиты есть в договоре или оплата происходит наличными);

• чек (самый главный и обязательный документ, который подтверждает оплату, выдается на бумаге или в электронном виде).

Используйте готовые шаблоны или обменивайтесь своими вариантами договора и акта в сервисе Qugo. Рассчитывайтесь с самозанятыми и получайте чеки сразу после оплаты.

Записаться на бесплатную демонстрацию платформы

Отражаем в учете документы от самозанятого

Расчеты с самозанятыми проводим в бухгалтерском учете как обычные расчеты с любыми другими контрагентами (ИП или ООО) и отражаем на счете 76.16 «Расчеты с самозанятыми» в корреспонденции со счетом в зависимости от выполненных работ (оказанных услуг).

Например:

• Дт 44 — Кт 76.16 — начислено вознаграждение самозанятому за услуги, связанные с продажей продукции, товара, работ, услуг (например, за курьерскую доставку). Данная проводка характерна для торговых организаций.

• Дт 20 — Кт 76.16 — начислено вознаграждение самозанятому, который выполнил работы для нужд основного производства (например, расходы на ремонт станка).

• Дт 26 — Кт 76.16 — вознаграждение самозанятому за услуги для общехозяйственных нужд (за настройку компьютера, клининг офиса).

• Дт 08 — Кт 76.16 — начислено вознаграждение самозанятому за монтаж (настройку) нового основного средства. Например, дизель-генераторной электростанции, сервера.

• Дт 91.2 — Кт 76.16 — начислено вознаграждение за работы и услуги, оказанные самозанятым, не связанные с производством (услуги по ликвидации последствий ЧС — ремонт после пожара на складе).

Выплата вознаграждения отражается проводкой Дт 76.16 — Кт 51(50).

Расчеты с самозанятыми автоматизированы в бухгалтерских программах. Например, в 1С:Бухгалтерии добавлен новый вид контрагента «Самозанятый» и документ «Выплаты самозанятым», с помощью которого в учете отражаются услуги, полученные от исполнителей. Из документа можно сформировать реестр для банка в формате .xlsx, а после оплаты и загрузки чеков распечатать его.

Qugo позволяет взаимодействовать с вашей учетной системой (выгружать и загружать документы), работать с платформой по API и максимально автоматизировать всё взаимодействие с самозанятыми, в т.ч. выплаты, формирование и получение документов. Вы можете работать с несколькими исполнителями или сразу с массовыми задачами (например, сразу с десятками или сотнями курьеров, программистов или клинеров).

Задайте нам вопрос, если хотите узнать больше.

Для заказчиков также важно правильное отражение расчетов в налоговом учете. С одной стороны нужно сделать это по НК, тем самым оградив себя от штрафов и доначислений, а с другой стороны снизить налоговые расходы легально и без негативных последствий.

Если выплата вознаграждения самозанятому происходит в момент приобретения товара или услуги, то проблем с признанием расходов не возникает. В момент передачи денег, совпадающий с приобретением товара или услуги, самозанятый выдает чек. Именно в этом периоде можно учесть расходы на выплату самозанятому.

Согласно положениям частей 8 — 10 статьи 15 закона № 422-ФЗ для организаций и индивидуальных предпринимателей наличие чека, сформированного налогоплательщиком НПД (продавцом, исполнителем), является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы.

Что делать, если в акте и чеке разные даты?

Есть общие правила признания расходов в соответствии с НК:

1. При кассовом методе расходы признаются по мере их фактической оплаты (). То есть датой чека.

2. При методе начисления расходы признаются в том периоде, к которому они относятся исходя из условий сделок (). Другими словами, на дату подписания акта.

Из положений НК и закона о самозанятых не следует однозначного вывода о дате принятия к налоговому учету, если расплатились с плательщиком НПД до подписания акта или если договором предусмотрена отсрочка платежа.

Анализируя разъяснения ФНС, можно сделать следующие выводы:

• для признания расходов на услуги самозанятого чек обязателен, а акт крайне желателен;

• если дата чека раньше даты акта (то есть произведена предоплата), то такие расходы принимаются датой акта при наличии чека;

• если дата акта раньше даты чека (то есть оплата предусмотрена после приема-передачи работ и услуг), то расходы следует принять на дату чека.

Платформа для работы с самозанятыми

Возьмем на себя всю рутинную работу, автоматизируем документооборот и выплаты

Получите образец договора с самозанятым

Оставьте свои контакты, и мы пришлем вам документы:

Имя

Телефон

E-mail

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным