Какие корпоративные сервисы действительно нужны команде из 5–20 человек

Почта остается основным каналом деловой коммуникации — через нее ведут переписку с клиентами, подрядчиками и партнерами.

Без календаря тоже не обойтись, в нем:

• планируют встречи и дедлайны;

• синхронизируют расписание сотрудников;

• назначают видеовстречи.

Для небольших команд важно, чтобы почта и календарь были связаны между собой и не требовали отдельной настройки. Когда эти сервисы работают в одной системе, сотрудники могут быстро создавать события из писем, приглашать коллег на встречи и автоматически добавлять задачи в расписание. Это упрощает планирование и помогает не терять важные договоренности.

Корпоративная почта позволяет отделить рабочую переписку от личной и сохранить всю коммуникацию внутри компании. Это особенно важно в работе с клиентами и подрядчиками.

Тем не менее, не все рабочие вопросы удобно решать в почте. Для быстрых обсуждений внутри команды обычно используют корпоративный мессенджер. В рабочих чатах сотрудники могут оперативно обсуждать задачи, делиться файлами и уточнять детали по проектам. Часто команды создают отдельные чаты для разных проектов или направлений работы — так они могут не терять важные сообщения и быстрее находить нужную информацию.

Видеозвонки дополняют текстовое общение. Они позволяют проводить рабочие встречи, обсуждать задачи с коллегами или созваниваться с клиентами и подрядчиками. Даже в небольшой команде часть сотрудников может работать удаленно, а иногда вся команда распределена по разным городам, поэтому онлайн-встречи становятся привычной частью рабочего процесса.

Мессенджеры и платформы для созвонов ускоряют работу, так как с их помощью можно:

• быстро решать рабочие вопросы внутри команды;

• обсуждать задачи без длинной переписки;

• обмениваться файлами и ссылками в чатах.

Все нужные инструменты команды в едином облачном пространстве

Управляйте проектами, планируйте, общайтесь и работайте над документами на одной платформе. Ваш офис — там, где находитесь вы

Попробовать

Даже небольшая команда регулярно работает с документами: готовит договоры, ведет таблицы с данными, делает презентации для клиентов и отчеты по проектам. Для этого в любом случае нужны офисные редакторы, где можно создавать и редактировать текстовые документы, таблицы и презентации.

При этом особенно удобны онлайн-редакторы. Они позволяют нескольким сотрудникам работать с одним документом одновременно и видеть изменения в реальном времени.

Можно пересылать файлы друг другу по почте или в мессенджерах, но если документов много, запутаться в них легко. Быстро появляются разные версии одного файла и в итоге становится сложно понять, какая из них актуальная. Совместная работа в одном онлайн-документе помогает избежать этой проблемы и ускоряет согласование правок.

Онлайн-редакторы позволяют:

• совместно редактировать документы, таблицы и презентации;

• оставлять комментарии и обсуждать правки;

• хранить актуальную версию файла в одном месте;

• открывать документы из браузера без установки программ.

Редакторы поддерживают распространенные форматы документов, поэтому команда может работать с привычными файлами, не теряя структуры и форматирования.

Система управления задачами — это сервис, который помогает команде планировать работу и отслеживать выполнение задач. В нем фиксируют задачи, ответственных сотрудников, сроки и статус выполнения. Даже в небольшой команде важно понимать, кто за что отвечает и на каком этапе находится работа. Если задачи обсуждают только в чатах или устно, часть договоренностей может потеряться.

С помощью трекера задач команда может:

• распределять задачи между сотрудниками;

• устанавливать дедлайны;

• отслеживать статус работы по проекту;

• видеть общую картину задач команды.

Многие сервисы позволяют визуализировать задачи — например, в виде списков или досок. Это удобно, потому что можно быстро понять, какие задачи уже выполнены, какие находятся в работе и какие только запланированы.

Когда команда начинает расти и в работе участвует уже 10–20 человек, а к проектам периодически подключаются фрилансеры или подрядчики, появляется все больше внутренней информации: инструкции, регламенты, шаблоны документов и описания рабочих процессов.

Если такие материалы хранятся в разных файлах, чатах или переписке, сотрудникам сложно находить нужные данные. В результате одни и те же вопросы приходится объяснять несколько раз.

База знаний помогает собрать важную информацию в одном месте и сделать ее доступной для всей команды. С ее помощью удобно вводить новых сотрудников и подрядчиков в рабочие процессы, а также делиться материалами внутри команды или с клиентами.

Если команда использует разные сервисы для почты, чатов, документов и задач, сотрудникам приходится постоянно переключаться между инструментами. Это усложняет рабочие процессы и увеличивает количество настроек.

Поэтому многие небольшие команды выбирают решения, где основные рабочие сервисы уже объединены на одной платформе. В таком пространстве можно работать с документами, общаться с коллегами, планировать задачи и хранить файлы без необходимости подключать несколько отдельных инструментов.

Платформа ориентирована на небольшие команды и компании малого бизнеса. Интерфейс сервисов похож на привычные офисные программы, поэтому сотрудники могут быстро начать работу без длительного обучения. 

При этом все инструменты доступны в одной подписке — от редактирования документов до общения с командой и клиентами.

Р7 пространство — российская разработка, продукты платформы входят в реестр отечественного ПО. Данные пользователей хранятся в российских дата-центрах с применением технологий шифрования и мониторинга.

Все нужные инструменты команды в едином облачном пространстве

Управляйте проектами, планируйте, общайтесь и работайте над документами на одной платформе. Ваш офис — там, где находитесь вы

Попробовать

Небольшой команде обычно не нужна сложная корпоративная инфраструктура. Для эффективной работы достаточно нескольких основных сервисов: инструментов для коммуникации, совместной работы с документами, хранения файлов и управления задачами.

При этом сотрудники могут использовать сервис как в облаке, так и в гибридном формате — например, открывать десктопные версии редакторов без подключения к интернету, а затем продолжать работу с теми же файлами в облаке. Каждая команда может выстраивать удобную рабочую среду и настраивать ее под свои процессы.

Читайте также:

• Инструменты и функции электронных таблиц, которые упрощают работу бухгалтера.

• Как выбрать офисное ПО для компании: критерии выбора и чек-лист.

• 6 задач в работе с текстами, которые ИИ-ассистент решает для бухгалтера, менеджера, юриста и маркетолога.

Реклама: АО «Р7», ИНН 5259019343, erid: 2W5zFGxyW73