«Современный бухгалтер работает в условиях постоянно растущего объема данных и необходимости их быстрой обработки. Программные роботы берут на себя рутинные операции, позволяя специалистам сосредоточиться на аналитике и принятии важных решений», — отмечает Константин Артемьев, генеральный директор Sherpa Robotics.
Работа с банковскими документами и актами сверки
Одно из самых популярных направлений для роботизации на платформе Sherpa RPA — обработка банковских документов. Программные роботы с помощью технологий компьютерного зрения анализируют выписки, распознают и извлекают из них ключевую информацию: суммы, назначения платежей, реквизиты контрагентов. Затем роботы автоматически разносят эти данные по учетным системам, сверяют остатки и формируют отчеты.
Особого внимания заслуживает автоматизация работы с актами сверки. Процесс происходит в два этапа: сначала робот формирует оборотно-сальдовые ведомости и рассылает запросы на получение актов сверки всем контрагентам, с которыми был зафиксирован оборот в заданный период. На втором этапе система получает и обрабатывает входящие акты сверки, сравнивая их с данными учетной системы.
Важно отметить, что у актов сверки нет единого формата — документы могут содержать как машиночитаемый текст, так и рукописные пометки. Для решения этой задачи в Sherpa RPA используются высокопроизводительные инструменты OCR (оптическое распознавание символов) и технологии Яндекс Vision. Это позволяет роботам успешно распознавать даже сложные документы, после чего сотрудник финансового отдела лишь проверяет и утверждает результаты.
Ведущий федеральный девелопер "Самолет" с помощью таких роботов автоматизировал сравнение остатков по счетам с данными от банков и распределение банковских выписок. Схожие процессы успешно роботизировала крупная строительная компания "КамаСтройИнвест", лидер рынка недвижимости Татарстана, что позволило существенно повысить эффективность работы финансового блока.
Обработка первичных документов
Эффективное применение роботизации демонстрирует опыт лидера российского рынка косметики Faberlic, где робот автоматически сверяет данные из счет-фактур в формате PDF с информацией в 1С по каждому оприходованию. Процесс полностью автоматизирован: робот самостоятельно открывает документы, извлекает ключевые данные, сверяет их с учетной системой и формирует отчет о расхождениях. При этом система способна обрабатывать документы разных форматов и от разных поставщиков. "Мы продолжаем внедрять новые технологии на уровне ведущих мировых компаний", — отмечает Валерий Капленко, генеральный директор IT-структуры холдинга.
Формирование отчетности
МАЙ, компания контролирующая пятую часть российского рынка чая, внедрила роботов для составления отчетов в бухгалтерии. В результате время обработки данных сократилось на 50%, а общая экономия составила 4 млн рублей. Роботы ежедневно собирают данные из различных источников, включая учетные системы, электронные таблицы и базы данных, затем агрегируют их и формируют необходимые отчеты по заданным шаблонам. Особенно эффективным оказалось применение роботов для подготовки регулярной отчетности и сверки данных между разными системами. "Мы не просто оптимизируем процессы, мы создаем новые возможности для наших сотрудников", — подчеркивает Николай Маркин, директор по устойчивому развитию компании.
Работа с ЭДО
Мобильный оператор Tele2, обслуживающий более 48 млн пользователей, успешно автоматизировал поиск и сбор платежных поручений из системы ЭДО Контур.Диадок. Роботы круглосуточно мониторят поступление новых документов, автоматически классифицируют их по типам, извлекают необходимую информацию и загружают в корпоративные системы. При этом компания успешно перешла с зарубежной платформы на отечественное решение Sherpa RPA, сохранив и даже расширив функционал автоматизации. Внедрение роботов позволило обрабатывать документы в режиме реального времени и исключить ошибки, связанные с человеческим фактором.
Проверка и согласование платежей
Девелоперы "Самолет" и "МонАрх" автоматизировали процесс проверки и согласования заявок на оплату в системах ERP. Роботы проверяют корректность заполнения заявок, сверяют суммы с договорами, контролируют лимиты и маршруты согласования. В случае обнаружения ошибок или несоответствий система автоматически возвращает документы на доработку, а при успешной проверке направляет их по маршруту согласования. Это позволило не только ускорить прохождение платежей и снизить количество ошибок при их обработке, но и обеспечить полное соблюдение корпоративных процедур согласования.
Результаты внедрения
Эффект от роботизации измеряется как в финансовых показателях, так и в сэкономленном времени:
Tele2: экономия 15 млн рублей за счет работы 30 роботов
"Самолет": экономия 3100 часов в месяц (эквивалент 3,7 млн рублей)
МАЙ: сокращение времени обработки данных до 50%
Экспертное мнение
"Ключевое преимущество роботизации бухгалтерских процессов — это не только экономия времени и денег, но и существенное снижение операционных рисков. Роботы не допускают случайных ошибок, не устают и способны обрабатывать большие объемы данных круглосуточно. При этом важно выбрать надёжную отечественную платформу, которая обеспечит безопасность данных и постоянную техническую поддержку", — комментирует выгоду RPA-решений Константин Артемьев.
Для получения более подробной информации о возможностях роботизации бухгалтерских процессов вы можете обратиться к экспертам Sherpa Robotics, которые помогут подобрать оптимальное решение для вашей организации.
Реклама: ООО «Шерпа Роботикс», ИНН 3019027499, erid: 2W5zFH4qQvL
