Что нужно знать о новой форме 2-НДФЛ

Применять новую форму 2-НДФЛ следует с отчетности за 2018 год.

ФНС Приказом от 02.10.18 № ММВ-7-11/566 утвердила:

• новый бланк справки 2-НДФЛ;
• порядок его заполнения;
• электронный формат справки;
• порядок представления формы в налоговые органы;
• отдельный бланк справки для выдачи по запросу физлица.

Когда составляется 2-НДФЛ

Все работодатели в обязательном порядке должны сдавать справки о доходах своих сотрудников в налоговый орган по месту учета. Справка составляется по итогам года, а также в случаях, когда из доходов физлица удержать НДФЛ невозможно — например, если сотрудник был уволен.

• Если нужна справка за период больше календарного года, следует заполнить несколько справок.
• При ликвидации или реорганизации справка составляется за период от начала года до даты окончания деятельности.

 Если вы пересчитываете НДФЛ за прошлый период или нашли ошибку в сданной форме, нужно составить корректирующую справку. Если же начисления НДФЛ за прошлый период были полностью отменены, формируется аннулирующая справка.

Как заполнить справку

 Заполнить форму 2-НДФЛ можно как вручную, так и на компьютере.

Вручную справка заполняется заглавными печатными буквами. При написании можно использовать чернила синего, фиолетового или черного цвета. В незаполненных знакоместах следует ставить прочерк, а при отсутствии значения по суммовым показателям — «0».

При заполнении формы 2-НДФЛ на компьютере следует применять шрифт Courier New размером 16-18 пунктов.

При оформлении справки нельзя:

• указывать отрицательные числовые значения;
• исправлять ошибки при помощи корректирующего средства;
• печатать форму с двух сторон;
• скреплять листы.

Куда сдается 2-НДФЛ и в каком виде

Заполненный бланк сдается в ИФНС по месту учета работодателя:

• не позже 1 апреля года, следующего за отчетным, — в отношении удержанного НДФЛ;
• не позже 1 марта следующего за налоговым периодом года — в отношении неудержанного НДФЛ.

Обратите внимание, что справки о доходах, которые выплатило обособленное подразделение, подаются в ИФНС по месту учета этих подразделений. За предоставление справок по подразделениям в налоговую службу по месту учета головного предприятия может быть выписан штраф (п.1 ст.126 НК РФ).

Сдавать справки 2-НДФЛ нужно в электронном виде по интернету через сайт ФНС или при помощи специализированного оператора связи. Если работодатель выплачивает доходы не более чем 25 физлицам, справки можно сдавать и на бумаге. При этом к формам нужно приложить две копии реестра справок о доходах и суммах налога физлиц за соответствующий год.

Как поможет система отчетности

Наиболее комфортно при сдаче 2-НДФЛ будут чувствовать себя пользователи таких онлайн-сервисов, как Контур.Экстерн. В таких сервисах реализованы проверки, аналогичные тем, что используют налоговые инспекции.

Если в данных, которые ввел работодатель, нарушены контрольные соотношения, использованы неактуальные коды ФНС или допущены другие ошибки, сервис предупредит бухгалтера об этом и поможет исправить ошибки.

Контур.Экстерн существенно упрощает работу бухгалтера при подготовке отчета 2-НДФЛ:

• предлагает ставки, которые соответствуют указанному статусу сотрудника;
• автоматически подбирает коды доходов в зависимости от выбранной ставки и коды вычетов в зависимости от выбранного кода дохода;
• выполняет расчеты по введенным данным;
• позволяет вносить правки в формы 2-НДФЛ сразу по всем сотрудникам — менять номер корректировки и тип справок, перенумеровать справки;
• помогает заполнить 2-НДФЛ за налогового агента, который был реорганизован.

 В Экстерне можно распечатать все необходимые формы: «Форму для подачи в ИФНС»; «Форму для выдачи сотруднику»; «Реестр справок», получить расширенный реестр в виде сводной таблицы и провести сверку с 6-НДФЛ.  Так будет несложно проверить, правильно ли заполнены данные по сотрудникам или сравнить отчет с формой 6-НДФЛ по контрольным соотношениям.