NDA: как бизнесу защитить данные при работе с фрилансерами

Соглашение о неразглашении (NDA) — важный элемент защиты бизнеса при работе с подрядчиками. Делегировать задачи фрилансерам часто проще, чем штатным сотрудникам, но при этом приходится раскрывать конфиденциальные данные. Подробнее о ситуациях, в которых внештатные исполнители подходят лучше рядовых специалистов и когда без такого взаимодействия не обойтись, можно прочитать в материале из блога Solar Staff.

NDA защищает два типа информации. В первую очередь, это конфиденциальная информация — к ней относятся сведения, не подлежащие передаче третьим лицам (ст. 2 149-ФЗ). Также к конфиденциальной информации относят коммерческую тайну — в нее входит то, что связано с ведением бизнеса: научная, финансовая и техническая информация, клиентские базы, стратегии, планы и отчеты. Меры по охране таких данных описаны в ст. 10 98-ФЗ.

• Перечень информации, которую фрилансер не должен разглашать (финансовую, техническую, базы данных и другое).

• Правила обращения с конфиденциальной информацией и порядок ее передачи.

• Цель: как и в каких случаях используется передаваемая конфиденциальная информация.

• Срок действия: как долго информация считается закрытой после расторжения договора.

• Ответственность за нарушение: штрафы и порядок возмещения убытков.

Обладатель данных сам определяет, какие именно сведения считаются коммерческой тайной (ст. 4 98-ФЗ). Обычно к ней относятся:

• технологические секреты, разработки и характеристики продукта;

• финансовая аналитика и планы роста;

• условия договоров, логистические данные;

• персональные данные, внутренние регламенты;

• маркетинговые стратегии, исследования рынка и базы поставщиков.

Общедоступная информация не считается коммерческой тайной (ст. 5 98-ФЗ). Заказчик может внести ее в договор, но этот пункт не будет иметь силу. К общедоступной информации относятся, например:

• уставные документы, ИНН и т.д.

• разрешительная документация;

• численность штата, применяемая система оплаты труда;

• вакансии;

• долги по зарплате;

• нарушение закона;

• данные о загрязнении среды.

Специального шаблона соглашения о неразглашении нет. Каждая компания составляет документ под себя. Однако есть перечень обязательных разделов этого документа.

1. Стороны

В любом договоре должны быть верно указаны стороны соглашения: полное наименование юрлица, а также ФИО физлица, самозанятого или ИП.

2. Четкий список конфиденциальной информации

Здесь необходимо прописать все данные, которые заказчик считает конфиденциальными. Важно не включать в список общедоступные сведения (ст. 5 98-ФЗ). Если закрытой информации довольно много, лучше вынести ее в отдельное приложение и четко прописать: «Информация, перечисленная в Приложении 1, считается конфиденциальной».

3. Передача данных

Укажите, как именно будете пересылать материалы: например, запретить отправку документов в мессенджерах или определить специальные сервисы для хранения информации. Опишите конкретные ограничения на использование и разглашение конфиденциальной информации. Например, запретить передачу информации третьим лицам можно такой формулировкой: «Любое несанкционированное раскрытие данных третьим лицам влечет штраф в размере X руб.».

4. Ответственность сторон

Обязательный пункт — санкции для исполнителя, который нарушает условия соглашения. Важно указать конкретные суммы штрафа за несоблюдение правил. Например: «В случае нарушения условий конфиденциальности Исполнитель обязан выплатить Заказчику штраф в размере 300 000 руб. за каждый факт разглашения».

5. Срок действия договора

Заранее определите время, в течение которого сведения остаются конфиденциальными. Обычно это распространяется на время действия договора и в течение 3-5 лет после его завершения.

NDA нужно подписывать до начала сотрудничества — перед обсуждением проекта, передачей данных или доступом к системам. Для разных категорий контрагентов (например, для разработчиков, консультантов и поставщиков) могут потребоваться отдельные варианты соглашения.

Для физических лиц и ИП предусмотрите два варианта подписания: традиционный бумажный документ с подписью от руки или электронный формат с использованием ЭП. Юрлицам подойдет подписание через систему электронного документооборота или в бумажном варианте, с печатью организации. Для хранения таких документов лучше создать централизованную систему учета подписанных соглашений. Электронные версии обычно собирают в защищенном облачном хранилище с ограниченным доступом или используют специальные сервисы, а для бумажных документов создают отдельный архив.

Несоблюдение условий соглашения может нанести компании серьезный ущерб, поэтому важно четко прописать санкции для исполнителя. Разберем, какие инструменты и формулировки в NDA помогут привлечь недобросовестного фрилансера к ответственности. 

Неустойка

Это самый простой вариант развития событий. Компания прописывает в соглашении, какую сумму исполнитель обязан ей выплатить, если нарушит условия. Это упростит процедуру взыскания, и ответственность станет максимально прозрачной. 

Убытки

К этому понятию можно отнести ущерб, связанный с утечкой данных, репутационные издержки и упущенные возможности (ст. 393 ГК РФ).

Административная ответственность

В договоре можно сослаться на нарушение закона в области персональных данных (ст.13.11 КоАП), за которое предусмотрены штрафы:

• от 10 000 до 50 000 руб. — для физлиц,

• от 60 000 до 300 000 руб. — для юрлиц.

Уголовная ответственность

Исполнителя можно даже привлечь к уголовной ответственности за нарушение закона (ст. 183 УК РФ).

• Защита интеллектуальной собственности

Материалы, которые будут отправлены исполнителю, можно отметить водяными знаками и ограничить доступ к ним. Также можно зарегистрировать авторские права на важные решения или прописать в договоре, кому будут принадлежать права на результат работы.

• Контроль доступа к информации

Данные, которыми компания планирует делиться с фрилансерами, лучше собрать в отдельное хранилище или выдавать только ту информацию, которая нужна для выполнения задач. Важно создать и контролировать журнал доступа, чтобы быть в курсе, кто пользуется файлами.

• Проверка исполнителей

До начала работы над проектом стоит собрать информацию о фрилансере: запросить портфолио и рекомендации, проверить через специальные сервисы. 

Упростите документооборот и ускорьте выплаты фрилансерам

В Solar Staff достаточно пополнить счет, поставить, принять и оплатить задачу. Исполнителю будет нужно только подписать договор, выполнить работу и вывести средства. Весь процесс займет не больше часа

Попробовать

Разберем ошибки, которых лучше избегать при взаимодействии с исполнителями.

1. Не оформлено соглашение о неразглашении. Устные договоренности не имеют силы, поэтому без составленного NDA привлечь исполнителя к ответственности не получится.

2. Не указаны неустойки или штрафы. Без четких неустоек или штрафов будет сложно взыскать ущерб.

3. Информация, которая считается закрытой, не определена. Если в договоре содержатся размытые формулировки и нет конкретного списка конфиденциальной информации,.

4. Не уточнен порядок возврата или уничтожения данных. Фрилансер может хранить информацию годами, если не прописать иное в NDA.

1. Досконально проверяйте исполнителя и его опыт.

2. Включите в договор ГПХ пункт о неразглашении или составьте отдельный документ NDA с четким списком конфиденциальной информации и ответственностью за разглашение.

3. Ограничьте доступ к сведениям и контролируйте использование информации.

4. После завершения работы проверьте, что файлы возвращены или удалены. 

Как бизнесу эффективно интегрировать внештатников в свою команду

Получите руководство по работе со смешанными командами и управлению фрилансерами от Solar Staff

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Солар Стафф Рус», ИНН 7733228841, erid: 2W5zFHQJQMe