Кто что обещал на планерке: как нейросеть превращает запись встречи в протокол и список задач

Все больше компаний используют ИИ для расшифровки встреч. Он превращает запись созвона в текст, выделяет решения, собирает поручения с ответственными и сроками и помогает быстро найти нужный фрагмент разговора.

В StudyAI запись встречи превращается в расшифровку, саммари и список задач всего за несколько действий. Сервис работает с уже готовым файлом, поэтому подойдет и для онлайн-созвонов, и для очных встреч, записанных на диктофон. 

Получить расшифровку встречи можно за три шага. 

Подойдет встроенная запись в Телемосте или Zoom, а для очной встречи — диктофон на телефоне. Транскрибатор работает с готовым файлом, подключать его к созвону не нужно.

Двухчасовой вебинар или трехчасовое совещание обработаются целиком. Делить запись на части не потребуется.

Таймкоды и спикеров лучше оставлять включенными всегда. Без них в расшифровке не видно, кто и в какой момент что сказал.

Через несколько минут вы получите расшифровку, где каждая реплика подписана и привязана ко времени. «Спикер 1» и «Спикер 2» можно сразу переименовать, например, в «Главбух» и «Клиент».

Руководитель пропустил планерку и спрашивает, что решили. Пересказывать час обсуждений не нужно. ИИ отсеет обсуждения, отступления и повторы и оставит только то, что влияет на работу. Саммари можно сразу переслать в мессенджер или добавить в письмо.

Чтобы проверить качество саммари, мы загрузили в Транскрибатор StudyAI запись тестовой планерки с несколькими участниками и попросили ИИ кратко пересказать итоги встречи для руководителя, который на ней не присутствовал. Промпт:

Сделай краткое саммари на 5 пунктов для руководителя, который не был на встрече. Только решения, цифры и сроки.

StudyAI выделил только ту информацию, которая влияет на работу: сроки предоставления документов, согласованные суммы, ответственных за задачи и открытые вопросы. Обсуждения и повторяющиеся комментарии в саммари не попали. Это позволяет быстро понять итоги встречи без просмотра всей записи. 

Самая ценная часть любой встречи — поручения. И именно их проще всего потерять.

Используйте запрос:

Выпиши все задачи таблицей: что сделать, кто отвечает, срок. Если ответственный или срок не названы, так и напиши: «не определен». Ничего не додумывай.

Последняя фраза важна. На встречах часто звучат формулировки вроде «надо бы решить» или «кто-нибудь посмотрит». Без уточнения ИИ может попытаться интерпретировать сказанное. Если указать «ничего не додумывай», в отчете останутся только реальные договоренности.

Таблицу можно скопировать в Excel или в таск-трекер. Такой формат помогает сразу увидеть поручения без владельца или срока. Эти пробелы проще закрыть сразу после встречи, чем возвращаться к ним через неделю, когда часть договоренностей уже забыта.

Даже продуктивная встреча редко закрывает все вопросы.

Чтобы подготовить повестку следующего созвона, спросите:

Какие вопросы на встрече остались без решения? Для каждого укажи, что нужно сделать, чтобы его закрыть.

В результате получится список открытых вопросов и следующих шагов для каждой темы.

Это одна из самых полезных функций для тех, кто привык перепроверять информацию самостоятельно.

Вместо того чтобы пересматривать часовую запись ради одной цифры или договоренности, достаточно задать вопрос в чате. StudyAI найдет нужный момент и покажет, где именно это обсуждалось.

Например:

• Какую сумму аванса назвал клиент? 

• Когда обсуждали сроки сдачи отчетности и что решили?

• Были ли возражения против перехода на ЭДО?

Цифры — главный риск любой автоматической расшифровки. Клиент может сказать «примерно 150 тысяч» или «около 150 тысяч», а при пересказе такие нюансы иногда теряются. Возможность перейти к нужному фрагменту помогает быстро проверить оригинальную формулировку и избежать ошибок.

Рисунок. Ответ на вопрос по записи: StudyAI показывает, кто озвучил сумму 

Во многих компаниях используется собственный формат протокола. Его можно дать ИИ в качестве шаблона.

Например:

Оформи протокол встречи по шаблону: дата, участники, повестка, принятые решения, поручения (кто, что, срок), вопросы на следующую встречу. Официально-деловой стиль.

На основе расшифровки сервис подготовит структурированный документ, который можно скачать в DOCX.

Протокол общего собрания участников ООО ИИ может подготовить только как черновик. Требования к таким документам устанавливаются законодательством, а ответственность за содержание и подписание остается за людьми.

Расшифровка полезна не только для внутренних совещаний.

Например, после двухчасового вебинара можно получить краткую памятку для сотрудников:

Сделай памятку на одну страницу: какие изменения обсуждались, с какой даты действуют, что нужно сделать нам. Укажи таймкоды, где об этом говорили.

После переговоров с клиентом можно подготовить письмо:

На основе встречи составь короткое вежливое письмо клиенту: перечисли договоренности и попроси письменно подтвердить сумму аванса.

Одна запись превращается сразу в несколько рабочих документов.

Записи встреч могут содержать персональные данные участников. Поэтому при записи и обработке таких материалов учитывайте требования законодательства о персональных данных, включая положения 152-ФЗ.

На практике достаточно заранее предупредить участников о том, что ведется запись встречи. Это помогает избежать недоразумений и одновременно делает договоренности более четкими.

Пароли, коды доступа к банковским сервисам и другую чувствительную информацию лучше вообще не озвучивать на записи.

StudyAI уделяет внимание защите данных пользователей. На сайте сервиса указаны меры безопасности для бизнес-клиентов, включая шифрование данных, специальные условия обработки информации и дополнительные варианты развертывания для компаний с повышенными требованиями к конфиденциальности. 

• Бухгалтерам на аутсорсе — чтобы фиксировать сроки, суммы и перечни документов, согласованные с клиентами.

• Главным бухгалтерам — для планерок по закрытию периода и контроля исполнения поручений.

• Юристам — для консультаций и переговоров, где важны точные формулировки.

• Менеджерам проектов — для контроля задач, сроков и договоренностей после рабочих встреч.

• Отделам продаж и аккаунт-менеджерам — чтобы сохранять историю переговоров и быстро находить нужные детали в записи.

• HR-специалистам и рекрутерам — для расшифровки интервью и сравнения кандидатов.

• Руководителям и собственникам бизнеса — чтобы быстро получать итоги встреч, на которых не удалось присутствовать.

• Маркетологам и исследователям — для анализа интервью, фокус-групп и клиентских созвонов.

• Преподавателям, экспертам и консультантам — для подготовки конспектов, отчетов и обучающих материалов.

• Слушателям вебинаров и курсов — чтобы получить конспект вместо нескольких часов записи.

☐ До начала записи предупредить участников, что встреча записывается.

☐ Записать созвон, переговоры или планерку.

☐ Загрузить запись в Транскрибатор StudyAI.

☐ Включить таймкоды и распознавание спикеров.

☐ Проверить и переименовать участников.

☐ Получить саммари встречи.

☐ Сформировать список задач с ответственными и сроками.

☐ Выделить вопросы, которые остались без решения.

☐ Проверить важные суммы, даты и договоренности по таймкодам.

☐ Подготовить протокол встречи в нужном формате.

☐ Разослать итоги участникам.

☐ Перенести задачи в таск-трекер или CRM.

☐ Сохранить протокол и расшифровку в базе знаний компании.

Протокол нужен не для формальности. Он помогает избежать споров о том, кто что обещал и какие сроки были согласованы. ИИ снимает рутинную работу по расшифровке и структурированию записи, но ответственность за итоговые решения и проверку важных данных по-прежнему остается за человеком.

Чем больше встреч проходит в компании, тем сложнее держать договоренности в памяти и заметках. Особенно если речь идет о сроках, суммах, поручениях и задачах, от которых зависит дальнейшая работа.

Превратите запись встречи в готовый протокол, саммари и список задач за несколько минут. Транскрибатор StudyAI автоматически подготовит расшифровку по спикерам, выделит договоренности и поможет быстро найти нужный фрагмент разговора по таймкоду.

Попробовать бесплатно