Увольнение в отпуске. Что нужно знать кадровику

Увольнение в отпуске — это один из способов прекратить трудовые отношения. Для этой процедуры предусмотрен специальный регламент, подробнее о котором расскажем в статье.

Увольнение в отпуске. Что нужно знать кадровику
Иллюстрация: Ketut Subiyanto/pexels

Особенности увольнения во время отпуска

Окончание трудовых отношений в период нахождения в отпуске оформляется двумя возможными вариантами.

  • Первый — сотрудник составил заявление на увольнение одновременно с заявлением на отпуск. Здесь необходимо тщательно проверить дату прекращения трудовых отношений. При возникновении споров, сотрудник может заявить, что не планировал уходить из компании сразу после отпуска.
  • Второй вариант — заявления составляются по отдельности: сначала сотрудник пишет заявление на отпуск и, уже находясь в нем, направляет в отдел кадров заявление об увольнении.

Уволиться во время отпуска возможно по нескольким основаниям. Самое распространенное — расторжение трудового договора в последний день отпуска по собственному желанию. Также возможно увольнение по соглашению сторон.

Без согласования сотрудника прекращение трудовых отношений возможно только при ликвидации компании или прекращении деятельности предпринимателя. По собственному желанию работодатель не имеет права уволить сотрудника во время нахождении в отпуске.

Расторгнуть трудовой договор в соответствии с действующими правилами можно, письменно уведомив кадровую службу за две недели. Этот период начинает отсчитываться со следующего дня после получения кадровой службой заявления на увольнение.

Из этого правила есть исключения, например, представитель руководящего состава должен составить заявление не менее чем за месяц до предполагаемого расторжения договора. С другой стороны — для некоторых категорий работников (например, не прошедших испытательный срок) период уведомления работодателя меньше.

Для увольнения в отпуске действует общий порядок расчета срока уведомления, без каких-либо особенностей.

В рамках прекращения трудовых отношений в период отпуска, компания обязана выполнить все законодательно предусмотренные шаги:

  1. В установленные сроки перечислить сотруднику все причитающиеся ему выплаты (зарплату, премии, компенсации).
  2. Отправить в контролирующие органы соответствующие сведения (в частности, представить в ПФР сведения о персонифицированном учете).
  3. Сформировать, подписать и передать увольняющемуся сотруднику все обязательные документы: трудовую книжку, копии отчетов и прочие.

Сама процедура увольнения осуществляется без фактического присутствия сотрудника на рабочем месте, соответственно отзыв из отпуска можно оформить (с соблюдением всех законодательных требований) только в случае производственной необходимости или, например, для передачи дел новому сотрудника.

Для быстрого оформления кадровых документов и информирования сотрудников о важных кадровых событиях — внедрите систему Такском-КЭДО.

Документальное оформление

Документооборот в рамках этой кадровой процедуры будет типовым.

Первоначально сотрудник обязан составить и подписать заявление об увольнении с указанием причины и даты предполагаемого окончания трудовых отношений. При увольнении сразу после отпуска может быть оформлено единое заявление на отпуск и увольнение, в нем необходимо заполнить дату начала отпуска и его длительность. При этом датой увольнения будет считаться последний отпуска.

Важно: когда трудовой договор расторгается в последний день отпуска, работодатель обязан произвести расчет всех выплат и выдать обязательные документы в последний день перед отпуском.

Например, сотрудник написал заявление на отпуск с последующим увольнением, в соответствии с которым отпуск начинается 1 сентября, а дата увольнения — 14 сентября. В этом случае трудовую книжку и все необходимые выплаты компания обязана произвести не позднее 31 августа.

Российское законодательство допускает отзыв заявления на увольнение в отпуске. Однако сделать это возможно только до дня начала отпуска и при условии, что на вакантную должность еще не приглашен в порядке перевода другой сотрудник. Это же правило действует, в том числе для беременных женщин, даже если она узнала о своей беременности в период нахождения в отпуске с последующим увольнением.

Приказ для этого типа увольнения не содержит особенностей, в нем заполняется основания расторжения трудового договора, дата увольнения и иные обязательные сведения.

На отпуск с последующим увольнением можно оформить двумя способами:

  1. На каждое событие (отпуск и увольнение) издается собственный приказ
  2. Оформляется единый распорядительный документ (если компания самостоятельно разработала форму единого приказа).

Главная особенность прекращения трудовых отношений в период отпуска сотрудника — передача и получение документов, т. к. фактически увольняющийся работник отсутствует на рабочем месте. Работодатель может организовать отправку документов в электронном виде, если кадровый документооборот в компании осуществляется электронно. Для этого потребуется электронная цифровая подпись и соответствующий софт.

Отправить документы можно через Такском-КЭДО. Сервис работает со всеми электронными документами, утвержденными ТК:

  • оформление отпусков;
  • направление в командировку;
  • ознакомление с локально-нормативными актами;
  • информирование работника о заработной плате.

Отправить заявку

При отправке документации в бумажной форме с помощью почтовой (курьерской) службы всегда используются заказные письма с уведомлением о вручении. В случае споров подтверждения о доставке и вручении помогут доказать компании свою правоту.

Другой доступный способ — передача документов по доверенности или непосредственно увольняющемуся сотруднику. Здесь также требуется фиксация дат совершения кадровых мероприятий и вручения документов. Любые документы выдаются под подпись.

Расчет при увольнении

При увольнении по собственному желанию в период ежегодного отпуска зарплата, иное денежное вознаграждение и компенсации выплачиваются в общем порядке. Оплате подлежат все дни без учета праздничных.

Исключение составляют ситуации, когда сотрудник увольняется, проработав менее 11 месяцев за текущий рабочий год и при этом просит предоставить отпуск полной продолжительности. В этом случае необходимо оплатить такое количество дней, которые подлежали бы оплате при замене отпуска компенсацией, т. е. это будет количество дней пропорционально отработанному времени.

Важно отметить, что оплатить отпуск с последующим увольнение, выдать последний расчет и трудовую книжку в один день нельзя. Это связано с тем, что при отпуске с последующим расторжением трудового договора день прекращения договора и последний рабочий день не совпадают. День расторжения трудового соглашения — последний день отпуска, а последний день работы — это день перед отпуском.

Возвращаясь к примеру выше: трудовой договор расторгается 14 сентября, а последним днем работы будет 31 августа. Соответственно, окончательный расчет должен быть произведен с увольняющимся сотрудником до 31 августа. Отпуск должен быть оплачен в общем порядке, отпускные необходимо перечислить за три дня до начала отпуска.

Особые случаи увольнения из отпуска

В практике возможны разнообразные ситуации, связанные с прекращением действия трудового договора в период нахождения в отпусках.

Компания не имеет права оформить отпуск за свой счет, после которого расторгается договор. С последующим увольнением сотруднику предоставляется только оплачиваемый отпуск — либо основной, либо дополнительный.

Одновременно с этим, по договоренности с руководителем сотрудник имеет право использовать отпуск без сохранения заработной платы перед увольнением. Это не будет являться нарушением трудовых норм. Другими словами, законодательство запрещает составлять одно заявление на отпуск и увольнение, но допускает оформление этих событий по отдельности.

Дополнительно: сотрудник вправе составить заявление на увольнение по собственному желанию, находясь в административном отпуске. При этом запрет на отзыв заявления в период нахождения в отпуске действовать не будет.

Трудовое законодательство предусматривает запрет предоставления работнику отпуска по уходу за ребенком, из которого он будет уволен. Это же правило действует для отпуска по беременности и родам и при нахождении сотрудника в учебном отпуске.

Аналогично другим ситуациям, по согласованию с работодателем работник может уйти в отпуск, в том числе таким образом, чтобы день увольнения приходился на последний день отпуска.

Возможны особые ситуации, когда сотрудник, отправившийся в отпуск с последующим увольнением, заболел и предоставил работодателю больничный лист. Продлевать отпуск в этой ситуации не требуется. Больничное пособие выплачивается за все календарные дни болезни, даже если уволенный работник выздоровел после прекращения трудовых отношений.

В связи с тем, что последним рабочим днем признается день, предшествующий отпуску, с момента начала отпуска работодатель не несет каких-либо обязательств перед сотрудником и правила продления отпусков к данному сотруднику не применяются.

Сдавайте отчетность, обменивайтесь документами с контролирующими службами через сервис Онлайн-Спринтер. Отвечайте на требования вовремя и экономьте на штрафах! Сервис поддерживает электронные подписи, выданные ФНС.

А получить ЭП на сотрудника можно бесплатно при подключении. Просто укажите реквизиты сотрудника при оформлении заявки.