Бухгалтерские программы

Как внедрить ERP и не облажаться

В современном мире непрерывной конкуренции и стремительного развития технологий, системы планирования ресурсов предприятия (ERP) выступают не просто как инструменты автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, но и как катализаторы фундаментальных преобразований в управлении компанией.
Как внедрить ERP и не облажаться
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Благодаря внедрению ERP, компании обретают ценные инструменты в виде новых модулей и усовершенствованных отчетов, обеспечивают объединение разрозненного учета в единый контур, что в свою очередь избавляет от неэффективной двойной работы по ведению учета. Такое трансформационное воздействие на организацию делает ERP не просто программным продуктом, но стратегическим активом, способным кардинально изменить к лучшему все аспекты деятельности компании.

В этой статье мы погрузимся в некоторые ошибки при внедрении ERP-систем и изучим, как их можно избежать.

Неправильная постановка задач на внедрение

Одна из основных ошибок, с которой сталкиваются организации при реализации ERP-проектов, заключается в неправильной или недостаточно четкой постановке задач.

Правильная постановка задачи является фундаментом для всего проекта: она должна быть конкретной, измеримой и ориентированной на получение реальной пользы от каждого внедряемого модуля системы.

Без четкого понимания целей и ожидаемых результатов сложно оценить эффективность внедрения и реальные выгоды, которые система может принести бизнесу.

Примеры постановки задач, с которыми мы сталкиваемся:

1. Внедрить ERP на предприятии.

Тут мы столкнемся с тем, что у каждого участника процесса будет свое понимание завершения процесса внедрения. Из-за этого внедрение и завершение проекта может затягиваться из-за противоречий между службами и нет возможности четко ответить на вопрос «мы получили нужный инструмент?».

Велик риск того, что главным выгодополучателем будет бухгалтерия, так как у них есть железобетонный аргумент «потому что если будет неправильно мы получим штраф», а все остальные службы будут вынуждены подстраиваться под них. А между тем, 1С:ERP 2 это мощный инструмент, в котором прежде всего настраивается управленческий учет и процесса, а бухгалтерия является потребителем результата работы всех служб.

2. Настройте нам «один модуль».

Когда главный инициатор внедрения прочитал о том что в 1С:ERP 2 есть нужный ему инструмент (отчет или АРМ) и хочет получить именно его, без учета всего масштаба поставленной задачи.

Тут мы сталкиваемся с тем, что главный выгодополучатель снова одна служба, а другие не будут пользоваться системой в полном объеме. В результате двойной учет в системе, так как другие службы не приняли инструментов системы и продолжают получать данные из удобных и старых инструментов (например из экселя). Так же, нужная аналитика документов не будет заполнена и страдать будут другие службы, которые вынуждены будут искать ошибки исполнителей.

Примеры постановки задач более конкретные:

  • Получить дерево себестоимости продукции.

  • Получить управленческий отчет, который собирает данные из системы в нужном виде и по нужным формулам.

  • Ускорить и упростить ввод данных для пользователей производства и сохранить всю необходимую аналитику для расчета себестоимости.

  • Исключить двойной ввод информации в систему у разных служб.

Все и сразу

Подход «все и сразу» предполагает попытку внедрения всех возможных компонентов и функций ERP-системы в рамках одного проекта без предварительного этапного планирования.

На первый взгляд, такой подход может показаться рациональным с точки зрения экономии времени и ресурсов. Однако на практике он часто приводит к противоположным результатам, увеличивая риски и сложность проекта.

Повышенный риск ошибок: большее количество одновременно внедряемых компонентов и модулей увеличивает вероятность возникновения ошибок и сбоев в работе системы. Еще не запущены основные модули и не налажен процесс получения нужной отчетности, а уже нужно решать быстродействия и удобства работы.

Если делать сразу все, то могут быть ошибки при закрытии месяца, причины которых очень сложно будет определить: «это была ошибка пользователя или ошибка проектирования?».

Как избежать ошибки «все и сразу»

Чтобы минимизировать риски и повысить шансы на успех, рекомендуется придерживаться следующих принципов:

  • Приоритизация: выделите ключевые процессы и компоненты системы, которые требуют немедленного внедрения, и сосредоточьтесь на них в первую очередь. Модули, без которых не может функционировать предприятие, что приведет к остановке процессов, штрафам или другим критическим проблемам.

  • Этапное внедрение: разделите проект на несколько этапов, это позволит команде и пользователям накапливать опыт и устранять возникающие проблемы постепенно.

  • Обучение и поддержка пользователей: организуйте поддержку во время и после внедрения каждого этапа проекта. Пользователи должны привыкнуть к системе и регулярным изменениям. На нашем опыте, компании очень неохотно выделяют время на обучение персонала, чаще всего это происходит «в процессе работы и на наших конкретных примерах». Такую работу сложно оценить по стоимости и срокам, так как у каждого пользователя свои скорость восприятия и обучения, поэтому такие работы нужно выделять отдельно.

Выбирая стратегию внедрения ERP по принципу «шаг за шагом», вы снижаете риски и увеличиваете гибкость проекта, что позволяет достичь лучших результатов с меньшими затратами и в более короткие сроки.

А сделайте как было!

При переходе на новую систему планирования ресурсов предприятия (ERP) многие организации сталкиваются с соблазном придерживаться привычных методов работы.

Фраза «сделайте как было» часто звучит на совещаниях по внедрению, отражая стремление сотрудников и управления сохранить старые рабочие процессы и практики.

Подобный подход, однако, может привести к значительным проблемам и упустить потенциал для улучшения, который предоставляет ERP-система. В этой статье мы рассмотрим, почему подход «сделайте как было» является ошибкой при внедрении ERP и как этого избежать.

  1. Пропуск возможности оптимизации: один из основных аргументов в пользу внедрения ERP-системы заключается в улучшении и оптимизации бизнес-процессов. Настаивая на сохранении старых подходов, компания лишает себя возможности переосмыслить и улучшить свою деятельность.

  2. Неэффективное использование ресурсов: ERP-системы разработаны для улучшения эффективности и уменьшения издержек. Подгонка новой системы под устаревшие процессы может привести к недостаточному использованию ее возможностей, сохраняя или даже увеличивая текущие расходы.

  3. Сопротивление изменениям: подход «сделайте как было» часто становится проявлением сопротивления изменениям. Это сопротивление может затруднить внедрение новшеств и инноваций, которые необходимы для роста и развития компании.

  4. Упущенные возможности для интеграции: современные ERP-системы предлагают мощные возможности для интеграции различных участков бизнеса. Придерживаясь устаревших процессов, компания может упустить шанс улучшить взаимодействие между подразделениями и, таким образом, повысить общую производительность.

Внедрение «1С:ERP 2»

Мы предлагаем полный спектр профессиональных услуг по быстрому внедрению и поддержке 1С:ERP

Параллельная работа в старой и новой системе

При переходе на новую систему планирования ресурсов предприятия (ERP) многие организации сталкиваются с дилеммой: полностью отказаться от использования старой системы и полагаться только на новую или же работать в обеих системах параллельно на протяжении определенного времени.

Хотя на первый взгляд параллельный переход кажется безопасной стратегией, принимая во внимание возможность «отступления» на проверенную систему в случае проблем с новой, эта тактика может быть источником ряда значительных проблем.

В данной статье рассматриваются причины, по которым параллельная работа в старой и новой ERP-системе представляет собой ошибку при внедрении, и предлагаются способы ее избежать.

Почему параллельная работа является ошибкой?

  1. Удвоение работы: один из основных недостатков параллельного использования систем — это удвоение объемов работы, поскольку данные необходимо вводить дважды: в старую и в новую систему. Это не только неэффективно, но и увеличивает вероятность ошибок в данных.

  2. Сопротивление изменениям: параллельное использование систем может способствовать сопротивлению сотрудников изменениям. Когда старая система по-прежнему доступна, многие предпочитают придерживаться привычных рабочих процессов вместо того, чтобы научиться работать с новой системой.

  3. Растягивание процесса внедрения: параллельная эксплуатация может замедлить выполнение проекта внедрения ERP, поскольку команда проекта и пользователи сосредотачиваются на поддержке обеих систем, а не на полном переходе на новую.

  4. Дополнительные затраты: поддержка двух систем одновременно требует дополнительных затрат, которые могли бы быть инвестированы в обучение персонала или дальнейшее развитие новой ERP-системы.

Финансовый результат в старой и новой систем может отличаться из-за разных алгоритмов расчета. У пользователей появляется соблазн подогнать результат в новой системе под старую, т.е. появляются исправительные документы на этапе внедрения системы, это может привести к некорректному результату ведения учета в новой систем поле перехода и никто не вспомнит для чего вносились те или иные исправления.

Есть хороший знакомый программист, которому я доверяю

В процессе внедрения системы планирования ресурсов предприятия (ERP), компании сталкиваются с множеством вызовов и решений, которые могут существенно повлиять на успех проекта.

Одна из распространенных ошибок, о которой пойдет речь в данной статье, это привлечение «хорошего знакомого программиста» для выполнения сложной и многогранной работы по настройке и внедрению ERP-системы.

Давайте разберемся, почему это может стать проблемой и как избежать возможных трудностей.

Почему это ошибка?

  1. Ограниченный опыт и знания. Не смотря на высокие профессиональные качества знакомого программиста в определенных областях, ERP-системы требуют уникального сочетания знаний и опыта в бизнес-процессах, технологиях и индустриальной специфике. Вероятность того, что один человек обладает всем необходимым для успешного внедрения, крайне мала.

  2. Недооценка сложности проекта. ERP-внедрение — это не просто установка программного обеспечения. Это комплексный проект, который включает анализ и оптимизацию бизнес-процессов, обучение персонала, настройку и адаптацию системы под конкретные нужды организации. Привлечение знакомого программиста, не имеющего опыта координирования такого рода проектов, может привести к упущениям и ошибкам.

  3. Отсутствие гарантий и поддержки. Работая с профессиональной IT-компанией или сервисным партнером, вы получаете не только выполнение работ, но и гарантии, а также постоянную поддержку системы после внедрения. «Хороший знакомый» вряд ли сможет обеспечить такой уровень сервиса и ответственности.

  4. Риски для бизнеса. В случае неудачи такого проекта стоит не только дополнительное время и деньги на исправление ошибок, но и потерянные бизнес-возможности и, возможно, данные. Ошибки в настройке ERP-системы могут привести к серьезным сбоям в работе компании.

Выбор исполнителя для внедрения ERP-системы — это важное решение, от которого зависит успех всего проекта. Поэтому предпочтительно отдавать предпочтение специализированным компаниям с проверенным опытом и репутацией, а не опираться на услуги «хорошего знакомого программиста», вне зависимости от его личных качеств и компетенций в других областях IT.

Заключение

Внедрение системы планирования ресурсов предприятия (ERP) — это масштабный и важный проект для любой организации, который затрагивает различные аспекты ее деятельности, от бизнес-процессов до повседневной работы каждого сотрудника.

Ошибки, допущенные на этапе подготовки и внедрения, могут обернуться серьезными затратами времени и ресурсов, влияя на операционную эффективность и стратегическую гибкость компании. 

Важно помнить, что ERP-система — это не просто инструмент, а фундаментальный элемент инфраструктуры компании, играющий ключевую роль в ее развитии и конкурентоспособности. Подходя к внедрению системы с должным вниманием к деталям, вы можете не только избежать типичных ошибок, но и значительно усилить потенциал вашего бизнеса в долгосрочной перспективе.

Внедрение «1С:ERP 2»

Мы предлагаем полный спектр профессиональных услуг по быстрому внедрению и поддержке 1С:ERP

Реклама: ООО «Трио», ИНН: 6322039268, erid: LjN8KKQit

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
99

Начать дискуссию

Медицина

Эмоция-эмоция, я тебя съем! Почему мы заедаем эмоции?

Еда — быстрый, простой и доступный способ отвлечься и поднять настроение (себе или близким). Почему мы заедаем эмоции и к чему это может привести, рассказывает бухгалтерам врач клиники.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

С 2025 года список профессиональных заболеваний станет больше

Злокачественные новообразования признают профессиональным заболеванием. Минздрав определил 43 фактора на производстве, которые способны вызвать онкологию.

Стал известен прожиточный минимум на 2025 год

17,7 тыс. рублей – прожиточный минимум на душу населения с 01.01.2025.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Кадры

Люди — это новая нефть. Выигрывает бизнес, который сохраняет свои кадры

Человеческий труд в России становится все дороже, и работодатели сталкиваются не только с ростом расходов на ФОТ, но и на кадровую инфраструктуру в целом.

Получили один раз оплату от физлица? Кассу купите, чек пробейте

Минфин ответил на предложение внести изменения в законодательство о применении ККМ в части расширения перечня случаев освобождения от применения ККТ при расчетах по разовым сделкам, в том числе через агента.

💥Обзор новостей: Краснодарский край самый опасный для туристов, «Московская» и «Столичная» проданы за €1,6 млн, в стране вспышки ботулизма

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Премии

Премии сотрудникам: как установить и оформить в КЭДО

По Трудовому кодексу, работодатель может поощрить сотрудников за добросовестный труд с помощью благодарности, премии, подарка, грамоты и т.д. Подробнее остановимся на премиях: какие они бывают, обязан ли работодатель их платить и какими документами оформляют выплаты премий.

Премии сотрудникам: как установить и оформить в КЭДО
Общество

В Госдуме предложили частичное госрегулирование цен на такси в час пик

В праздничные дни и непогоду операторы такси не должны повышать стоимость поездок для семей с детьми. С таким предложением выступил депутат Госдумы.

На место западных сетевых гостиниц приходят отельеры из Арабских стран и с Востока

Министр экономического развития РФ Максим Решетников принял участие в IV российском туристическом форум «Путешествуй!». Иностранный бизнес готов вкладывать в российский туризм, считает Минэкономразвития.

НДС

❗🚘 C 1 июля 2024 года ряд перевозчиков не смогут подтвердить ставку НДС 0% при международных перевозках

С июля изменится порядок применения ставки НДС 0% при оказании услуг по международной перевозке.

❗🚘 C 1 июля 2024 года ряд перевозчиков не смогут подтвердить ставку НДС 0% при международных перевозках
Инвестиции

18,5% от лизинговой компании! Свежие облигации: Балтийский лизинг на размещении

Лизинга на бирже много от слова полно. А скоро обещают, что больше станет не только облигаций, но и акций. БЛ рассматривает возможность провести IPO, но пока продолжает размещать облигации. Смотрим новый флоатер от хорошо знакомой инвесторам лизинговой компании.

18,5% от лизинговой компании! Свежие облигации: Балтийский лизинг на размещении
Реклама

ФАС: реклама услуг по написанию дипломов и курсовых запрещена

В поисковике «Яндекс» нашли рекламу компании «Work 5», которая предлагает написать дипломные и курсовые работы.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Готовь сани летом, а доказательства до начала проверки

Как знают наши уважаемые подписчики б̶о̶л̶ь̶ш̶о̶й̶ б̶р̶а̶т̶ в̶с̶е̶г̶д̶а̶ с̶л̶е̶д̶и̶т̶ з̶а̶ н̶а̶л̶о̶г̶о̶п̶л̶а̶т̶е̶л̶ь̶щ̶и̶к̶а̶м̶и̶ налоговые органы постоянно собирают данные и доказательства, которые позволили бы им пополнить бюджет.

НДС на упрощенке — просто способ увеличить налоговую нагрузку: мнение бухгалтеров. 💸«Ночной бухгалтер» № 1704

Бухгалтеры, обсуждая налоговую реформу 2025, говорят, что по факту так просто увеличили налог для УСН. Мы даже рассчитали на примере, сколько платит компания в 2024 году и сколько будет платить в 2025 при равных условиях.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миграционный учет

Как иностранному гражданину встать на миграционный учет в 2024 году

Разберем, как иностранцу встать на миграционный учет в 2024 и какие документы для этого нужны.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Налог на прибыль

Есть две причины, при которых уменьшение уставного капитала не облагается налогом на прибыль

Суммы, на которые произошло уменьшение уставного капитала организации, если участникам не возвращали часть их взносов, – это внереализационный доход компании, который облагается налогом на прибыль.

НДС

Минфин: российская система tax free не возвращает налог за работы и услуги

Такс-фри для иностранцев действует только при покупке товаров.

Бесплатно с Отпуска

Возложение обязанностей директора на время его отпуска: образец приказа

Генеральный директор собрался отдохнуть. На это время необходимо решить вопрос о том, кто будет временно выполнять его функции. Разбираем возможные варианты.

Возложение обязанностей директора на время его отпуска: образец приказа

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию

Депутатам рекомендуют повысить налог на прибыль до 25%

20 июня Госдума рассмотрит законопроект о донастройке налоговой системы и изменениях в НК с 2025 года.

Интересные материалы

Премии

Три главных судебных риска, если снизить премию сотруднику

На основании ст. 22 ТК, работодатель обязан выплачивать работникам заработную плату в полном объеме.

Три главных судебных риска, если снизить премию сотруднику