Как оформить документы, если изменились сроки командировки

Как регулируются сроки командировки

Согласно п. 3 Положения о командировках, работника направляют в командировку на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Устанавливая срок командировки, работодатель учитывает объем, сложность и различные аспекты служебного поручения.

Отзыв сотрудника из командировки по инициативе работодателя не регулируется законодательством, так же как и возможность досрочного прерывания поездки по уважительным причинам.

Порядок продления командировки также не фиксируется ни в Положении о командировках, ни в ТК РФ. Однако процесс изменения сроков деловой поездки может быть установлен в положении о командировках, принятом в компании. 

Документы для оформления изменения сроков командировки 

Если срок поездки оказался больше или меньше запланированного, вносить изменения в текущий приказ на командировку или переделывать его задним числом не нужно. 

Необходимо оформить новый приказ на командировку, где будут отражены актуальные даты поездки, а также причина, по которой они были изменены (копия больничного листа, электронное письмо о переносе или завершении переговоров и т. д.). Такой документ поможет обосновать дополнительные расходы (если командировка была продлена) и признать их в налоговом учете.

Согласовать и подписать приказ на командировку можно через Trivio. Интеграции сервиса с 1С, системами КЭДО и другими платформами позволяют оформить командировку, согласовать авансовый отчет и получить закрывающие документы в пару кликов!

Отзыв сотрудника из командировки

Работодатель может отозвать сотрудника из командировки, если: 

• служебное задание выполнено досрочно; 

• служебное задание, ради которого была организована командировка, отменено работодателем; 

• выполнение служебного задания невозможно по причинам, не зависящим от работника.

Документы при отзыве сотрудника из командировки

По возвращении сотрудника из командировки, даже если он провел в отъезде всего сутки, бухгалтерия должна собрать стандартный пакет документов:

• авансовый отчет;

• электронные билеты и чеки. 

Существенных различий между обычной командировкой и деловой поездкой, завершившейся досрочно, нет. Однако преждевременное возвращение сотрудника вносит коррективы в отчетность. Ключевое изменение касается перерасчета аванса, выданного сотруднику перед отъездом (на основании приказа об изменении сроков командировки).

Днем возвращения на рабочее место считается день прибытия в место постоянной работы (абз. 2 п. 4 Положения). Если сотрудник не вернул аванс вовремя, работодатель может удержать из его заработной платы компенсацию, но не более 20% от начисленной суммы (абз. 3 ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 138 ТК РФ). 

Продление сроков командировки

Работодатель может продлить командировку, если:

• компания дает сотруднику дополнительные задачи на период командировки;

• сотрудник заболел и вынужден остаться в городе временного пребывания, чтобы завершить служебное задание позже;

• возникла производственная необходимость;

• сотрудник столкнулся с транспортными проблемами (опоздание самолета или поезда, нехватка билетов, поломка автобуса и т. д.)

Ответственный за направление сотрудника в командировку должен написать служебную записку, на основании которой составляется приказ о продлении срока командировки.

После возвращения из командировки сотруднику должны быть выплачены:

• расходы по проезду (п. 12 Положения о командировках);

• расходы по найму жилого помещения (п. 14 и 21 Положения о командировках);

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, т. е. суточные (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);

• средний заработок за период нахождения работника в командировке, включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (возмещение осуществляется при предоставлении документов, подтверждающих эти расходы).

Оформить командировку без ошибок и с выгодой для компании поможет сервис Trivio. Ему доверяют 4 000+ компаний, среди которых VK, «Самолет», «Лукойл», «Газпром бурение» и др.

Trivio автоматизирует весь документооборот, связанный с деловыми поездками: отчетность, счета и закрывающие документы. А благодаря интеграциям с системами КЭДО вы можете подписывать и согласовывать приказы на командировку в онлайн-режиме, без бюрократии и лишних шагов.

Узнать больше о сервисе и попробовать его бесплатно можно, оставив заявку на официальном сайте.

Реклама: АО «Тривио», ИНН 7713459640, erid: 2W5zFHun1tk