Расчеты с работниками

Подотчет, командировки

В разделе собраны материалы по оформлению подотчета и командировок. Здесь можно найти информацию о том, кому и как выдавать деньги подотчет и как за него отчитываться; что такое авансовый отчет и что в нем писать; нужно ли командировочное удостоверение и как отправить работника в командировку.

Все материалы

Новые пандемийные реалии вызвали много вопросов к тому, как быть людям в командировках, если у них вдруг проявляются симптомы заболевания? Куда обращаться за помощью, вернут ли стоимость авиабилетов, окажут ли медпомощь?  

Рассказывает Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.

Что будет с работником в командировке, если он обратится за медпомощью с подозрением на коронавирус?

«Если работник в командировке обратился за медицинской помощью с подозрением на COVID-19, санитарный врач должен выдать ему постановление об изоляции. Если не было решения о госпитализации, ему должно быть выдано постановление должно быть определено место изоляции. В случае командировки местом, где работник должен находиться на изоляции, будет забронированный для него номер в гостинице. Не пустить в гостиницу с постановлением санитарного врача работника персонал гостиницы не имеет права».

«Если все-таки не пускают, он может обратиться в полицию».

Имеет ли право гостиница отказать в заселении командировочному, если у него поднялась температура?

«Если у работника поднялась температура, это не основание отказать ему в заселении в гостиницу. В соответствии с рекомендациями Главного санитарного врача гостиница обязана организовать „входной фильтр“ с обязательным проведением термометрии бесконтактным способом».

«При этом, не допускается к работе персонал с проявлениями острых респираторных инфекций (повышенная температура, кашель, насморк)».

«Что касается гостей, то при повышении у них температуры и появлении симптомов ОРВИ персонал гостиницы должен незамедлительно принять меры для их изоляции в номере и проинформировать медицинское учреждение (п. 12, 17 Рекомендаций по профилактике новой коронавирусной инфекции (COVID-19) в учреждениях, осуществляющих деятельность по предоставлению мест для временного проживания (гостиницы и иные средства размещения), утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 04.06.2020). Таким образом, при повышении температуры и появлении симптомов COVID-19 у командированного работника следует рекомендовать ему заселиться в гостиницу и вызвать врача».

А в самолет запустят пассажира с повышенной температурой?

«В самолет пассажир с повышенной температурой не допускается (Методические указания по поэтапному выходу из режима противоэпидемических ограничений, введенных в условиях COVID-19, при восстановлении авиапассажирских перевозок в гражданской авиации, утв. Минтрансом России 25.05.2020). О недопуске в самолет работник сможет получить справку в авиакомпании или аэропорту».

«Этот документ будет основанием для возврата билета».

Требование от налоговиков о снижении зарплаты. В прошлом отчете были включены суточные, в этом — нет. Что им ответить?

Спрашивают в «Красном уголке бухгалтера».

«Помогите, пожалуйста, ответить ИФНС. Пришло требование о пояснении снижения ЗП. Снижения не было, просто в прошлый отчёт РСВ включили суточные, не облагаемые СВ (не надо было конечно), теперь как обьяснить, что ЗП не менялась?🤷‍♀️ И в принципе, наверное не нужно в будущем показывать в РСВ такие суммы?».

В комментариях на это отвечают:

«Пояснения пишите в три предложения, что суточные отразили и все. Тем более что сама ФНС писала, что их надо отражать».

Собственно, все остальные комментарии об этом же — дайте разъяснения, что это были суточные. И корректировку:

«Корректировку дать за прошедший период по суточным».

А вообще, такое рассылают не люди, это робот.

По данным аналитического центра сервиса поездок и путешествий Туту.ру, снизилась глубина бронирования деловых поездок. Командировки всё чаще стали организовывать в последний момент (за 2-3 дня до поездки): летом-2019 так поступали в 46% случаев, а летом 2020 года — в 55%.

В сентябре 2020 года расходы на командировки сократились на 6% по сравнению с тем же месяцем прошлого года.

В то же время, осенью экономить стали меньше, чем летом: в июне – июле компании урезали расходы на командировки на 20-23%, в августе — на 12%. Такой вывод сделан на основе анализа бронирований ж/д и авиабилетов для командировок. Несмотря на общую тенденцию к сокращению расходов на деловые поездки, этот сегмент путешествий продолжает восстанавливаться.

В начале марта аналитики «Туту Командировок» фиксировали рост спроса на деловые поездки, который замедлился, когда стало понятно, что эпидемия COVID-19 затрагивает всё больше стран. Резкое падение спроса произошло в конце марта, когда были введены строгие ограничения. Восстановление началось в мае, и с тех пор спрос на деловые поездки растёт.

«Анализируя общие показатели, мы видим, что сервис «Туту Командировки» восстанавливается быстрее, чем рынок деловых поездок в целом. Так, в июле спрос на деловые поездки у нас восстановился на 80% относительно «доковидных» пиковых мартовских показателей. Наш сервис относительно новый для рынка, при этом мы предложили удобный и нужный продукт, и сейчас мы растём быстрыми темпами. В целом, текущая ситуация в очередной раз показала, насколько важно развивать онлайн-продукты, которые восстанавливаются гораздо быстрее оффлайн-сервисов. Мы рассчитываем, что осенью спрос на деловые поездки у клиентов «Туту Командировок» вырастет на 25-30% по сравнению с мартом, когда мы фиксировали пиковые показатели по спросу перед общим падением из-за пандемии, если не повторится весенний сценарий с закрытием сообщения и строгими ограничениями», — комментирует руководитель «Туту Командировки» Наталья Погиблева.

1

В августе 2020 года средние чеки по билетам для командировок сократились на 12% по сравнению с августом прошлого года. При этом сокращение расходов на командировки может быть частично обусловлено снижением цен на авиабилеты. В структуре билетов, приобретённых клиентами «Туту Командировок», 60% приходится на ж/д билеты и 40% — на авиабилеты. Это соотношение практически не изменилось по сравнению с прошлым годом, несмотря на то, что авиабилеты стали доступнее.

Также можно говорить о том, что расходы на командировки постепенно возвращаются к «доковидным» показателям, ведь в мае средние чеки были урезаны на 15%, в июне — на 23%, в июле — на 20%, а по билетам, проданным на сентябрь, разница с тем же месяцем прошлого года составляет уже 6%. Дороже всего в среднем билеты для деловых поездок обходились в августе, а дешевле всего — в апреле.

Но всё-таки тренд на экономию есть, и он проявляется в том, как именно отправляются в деловые поездки. В командировки стали чаще ездить в плацкартных вагонах вместо купе, а также выросла доля поездок в сидячих вагонах.

2

Если летом 2019 года доля поездок в купе была почти 39%, то в июне 2020 года — около 31%, а в июле и августе — уже 26%. Таким образом, доля поездок в купе во время командировок снизилась почти на треть. Растёт доля тех, кто ездит в сидячих вагонах: в июне этот показатель был около 27%, а по проданным билетам на сентябрь — уже 38,5%. В целом, если сравнивать лето 2020 с летом прошлого года, то доля поездок в купе снизилась с 38,7% до 27,6%, а доля поездок в сидячих вагонах выросла с 29,5% до 34%.

3

Доля тех, кто летает в командировки бизнес-классом, более или менее стабильна и укладывается в 1%. Можно говорить о том, что меньше всего летали бизнес-классом весной (менее 0,01%), в сентябре на долю бизнес-класса пришлось 0,57%.

4

По данным «Туту Командировок», по сравнению с прошлым годом произошло сокращение глубины бронирования. Билеты для поездки в командировку всё чаще покупают за 3 дня или даже меньше. Летом 2019 так поступали в 46% случаев, а летом 2020 года — в 55%.

Доля тех, кто покупает билеты за 3–7 дней, осталась неизменной (22%), также незначительно изменилась доля приобретающих билеты за 7–14 дней (с 13% до 10%). А вот тех, кто планирует командировки заранее (за 14 дней) стало гораздо меньше: доля таких путешественников сократилась с 19% до 13%.

В сентябре эта тенденция сохранилась: за 3 дня или ранее покупают билеты в 58% случаев (в сентябре прошлого года так делали 44% клиентов «Туту Командировок»), а доля тех, кто оформляет билеты за 2 недели, сократилась вдвое — с 16% до 8%.

Эта тенденция наблюдается в целом во всех сегментах путешествий: больше всего билетов приобретается за неделю-две до поездки. Например, те, кто покупали билеты для путешествия с личными целями с 14 по 20 сентября, в основном рассчитывали улететь куда-то либо в течение этой же недели (41,3% путешественников), либо через 7–14 дней (31,9%).

5

В начале лета было много командировок «одним днём»: прилёт и вылет обратно без ночёвки: в июне 2019 года таких было 6%, а в июне 2020 года — 11%, в июле таких командировок было 15%, а в августе их доля снизилась снова до 11%. В целом по лету доля тех, кто летал одним днём, составила 13% (в прошлом году таких командировочных было 8%).

6

Среди тех, кто ездит на поездах, самая распространённая длительность командировки прошедшим летом — сутки. Доля таких путешественников выросла почти в полтора раза, с 30% до 43% (сравнивалось лето 2020 и лето 2019 годов). В сентябре одним днём или на сутки ездят по 20% и 23% соответственно, также на осень популярный срок командировки — 4 дня (так ездят 20% командировочных).

Командировка сотрудника отменилась. Можно ли учесть расходы по ней? Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-03-06/1/57735 от 03.07.2020 г.

Такие расходы можно учесть во внереализационных расходах, согласно пункту 2 статьи 265 НК РФ, как убытки полученные налогоплательщиком в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Но необходимо учитывать общие правила — соответствие критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ и отсутствия таких расходов в статье 270 НК РФ.

Как известно, работодатель должен компенсировать работнику расходы на проезд к месту командировки. Однако когда речь идет о дистанционном сотруднике, что считать отправной точкой?

Например, предстоит командировка в Санкт-Петербург. Компания находится в Москве, сотрудник тоже обычно работает в Москве из дома, но в данный момент он находится в Хабаровске.

Может ли работодатель предусмотреть в трудовом договоре, что расходы на проезд к месту командировки оплачиваются работнику из любого города РФ (а не только из места постоянной работы)?

Такой вопрос был задан Роструду.

Полагаем, что возможно, ответили в ведомтсве.

Дистанционной признают работу, которую работник может выполнять вне стационарного рабочего места (например, дома, в транспорте, в кафе, в другом городе, за границей и т.д.), получая от работодателя задания с помощью сети Интернет и других информационных и телекоммуникационных технологий.

Соответственно режим рабочего времени и место работы дистанционный работник вправе определять самостоятельно.

Работник, принятый на дистанционных условиях, может выполнять свои трудовые обязанности где угодно.

Если работник, в том числе работающий дистанционно, по распоряжению работодателя направлен в служебную поездку, то ему должны быть компенсированы командировочные расходы.

При переводе денег подотчет работнику в платежке не надо указывать код вида дохода. Такой вывод следует из письма ЦБ РФ № 45-1-2-ОЭ/8224 от 08.06.2020 г.

С 1 июня изменились правила заполнения платежных документов на выплаты физлицам. Теперь надо заполнять новый реквизит — код вида дохода. Правила утверждены Указанием ЦБ от 14.10.2019 № 5286-У.

Но у работодателей и банков возникает много вопросов по поводу этих кодов. Один из самых частых - перечисление подотчета работникам.

ЦБ в своем письме отмечает, что коды не указываются при перечислении денег, которые не являются доходами получателя. Подотчет как раз доходом и не является. А, значит, код указывать не нужно.

Может вам пригодится еще и это разъяснение: Центробанк пояснил, как указывать коды вида доходов при зарплатном проекте.

 

Перед праздничными выходными в «Красном уголке бухгалтера» разгорелись нешуточные страсти. Бухгалтер кафе рассказала о том, что налоговики выписали штраф за отсутствие обязательных реквизитов в кассовых чеках — в приложенных к авансовым отчетам документах, не были указаны ИНН и название её организации. Её коллеги начали гадать, за что же организацию могли оштрафовать и при какой проверке. Версий было много, но основная — нарушение порядка ведения кассовых операций по статье 15.1 КоАП. Коллеги с нетерпением ждали подробностей все выходные дни.

И вот вчера вечером автор темы выложила копии акта проверки. Версия подтвердилась — налоговая инспекция проверяла соблюдение порядка работы с денежной наличностью и полноту учета выручки. Проверяющие посчитали, что поскольку в кассовых чеках не указаны данные покупателя-юрлица, то они не могут подтверждать расходы, произведенные подотчетным лицом. Т.е. выплата денег из кассы по такому авансовому отчету незаконна. А значит деньги, выплаченные по нему, не хранились должным образом в кассе организации. И вот именно за это организацию штрафуют на 40-50 тыс. рублей по статье 15.1 КоАП.

Открыть оригинал изображения (720x960, 0.62 Мб)

Автор темы пишет, что речь идет о кассовых чеках на закупку продуктов в Ашане. Их совершал подотчетник как обычное физлицо, доверенности он в магазине не предъявлял, накладные на организацию не выписывались. Т.е. речь идет об обычной покупке в розничном магазине, это обычная ситуация для общепита.

Претензия предъявляющих противоречит не только здравому смыслу (как могут неправильно хранится деньги в кассе, если они выданы подотчетнику), но и позиции самой ФНС. Вот такой ответ есть на сайте налоговой службы:

Прецедент опасный. Если проверяющие начнут штрафовать за неуказание реквизитов организации-покупателя по статье 15.1 КоАП, то под штраф может попасть практически любая организация. Или придется полностью запретить покупки в розничных магазинах и у продавцов, чьи ККТ не настроены на выдачу чеков с реквизитами покупателей. Но так ведь можно дойти и до абсурда, пишут участники группы:

«Исходя из этого акта, получается, что при служебной поездке, даже в кассу метро надо предоставлять доверенность и требовать выдать чек с ИНН или ехать за свой счет»

«Если они это примут на вооружение и пойдут всех шерстить, то доходы от нефти и газа больше не понадобятся»

«Клерк» будет следить за развитием ситуации.

Сотрудника отправили в загранкомандировку. Купили ему билеты, оплатили гостиницу. Но через границу его не пропустили. Оказалось, что он невыездной по причине наличия долгов.

Но ведь компания уже потратилась. Можно ли включить в расходы траты на несостоявшуюся командировку?

Нет, ответила ФНС в письме № СД-4-3/1352@ от 29.01.2020.

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.

При этом расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер.

Затраты на приобретенные невозвратные билеты и оплаченную гостиницу, в случае если командировка не состоялась по вине работника, в связи с принятым в отношении него постановлении о временном ограничении на выезд должника из РФ, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли.