Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы, являются сформированная автоматизированной информационной системой маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Например, данным реквизитом может являться штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Дело в том, что именно эта сумма не облагается НДФЛ, и платить больше работодатели не видят смысла.

Только каждая десятая фирма платит суточные выше этой необлагаемой суммы.

Напомним, Ранее сервисом OneTwoTrip for Business был проведен опрос, в ходе которого 71% командированных сотрудников заявили, что выдаваемых им суточных недостаточно для компенсации расходов во время поездок.

Между тем в НК установлены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ и взносами (700 рублей по России).

Ранее сервисом OneTwoTrip for Business был проведен опрос, в ходе которого 71% командированных сотрудников заявили, что выдаваемых им суточных недостаточно для компенсации расходов во время поездок.

А сколько на эти цели выделяется в вашей компании? Приглашаем вас принять участие в опросе.

Подотчетники ссылаются на то, что бухгалтерская работа – не их профиль. Ты бухгалтер – ты и разбирайся с бумажками.

Методы борьбы с этим явлением коллеги обсуждают в группе «Красный уголок бухгалтера» на Фейсбуке.

Бухгалтеры рассказывают о своих наработках в этом направлении:

• сделать четкую инструкцию и выдать ее всем подотчетникам под роспись;
• создать альбом с образцами идеально оформленных документов и ознакомить с ним сотрудников под роспись;
• не возмещать расходы по «корявым» чекам.

Например, вот что рассказал участник группы Олег:

Отвечу ка, я, как собственник бизнеса и бухгалтер в одном лице. Ни какие доводы, что надо быть лояльным, что удержать заплатить наказать это зло, я, не принимаю. Именно как собственник и директор. Есть финансовая дисциплина и точка. И если мне, (у меня туризм и пассажирские перевозки) кто-то из сотрудников принесет корявый чек, то будет платить это из своего кармана. 

А ваши подотчетники всегда приносят правильные документы?

Однако с бухгалтерии сотрудник требует вернуть ему полную стоимость товара, потому что не хочет дарить фирме свои личные бонусы.

Такой историей поделилась посетительница нашего нового форума в теме «Авансовый отчет с оплатой скидкой по карте».

Пришел подотчетник с товарным и кассовым чеком ДНС. В товарном чеке товар за 699 руб., а в кассовом 1 руб. (699 руб. цена - скидка 698 руб.). Хочет, чтоб ему оплатили 699, так как списали с его карты бонусы. Даже не знаю, что и делать.

- НатальяС

Между тем в авансовом отчете фигурирует стоимость в рублях, а значит сотрудник сможет отчитаться только за 1 рубль. Обидно, но что поделать…

Совет всем подотчетникам: не тратьте свои личные бонусы на служебные нужды.

Поясним, Постановление Правительства № 812 от 26.12.2005 регламентирует размер суточных в иностранной валюте и надбавок к ним при направлении в загранкомандировки отдельных категорий работников. Речь идет о работниках федеральных госорганов и госучреждений, а также о работниках внебюджетных фондов.

Например, при направлении в командировку в Германию или Италию таким чиновникам положены суточные в размере 65 долларов, в Данию и Израиль – 70 долларов, в Афганистан – 80 долларов. При этом некоторым (из числа руководящего состава) полагается надбавка в размере от 30 % до 50 %.

Кроме того, работникам, имеющим право на получение надбавок, возмещаются расходы по проезду по тарифам 1-го класса и фактические расходы по найму жилого помещения независимо от установленных предельных норм возмещения расходов на указанные цели.

Список тех, кому такая надбавка положена, предлагают расширить.

Проектом планируется установление надбавок к суточным в иностранной валюте, выплачиваемых при направлении в командировку руководителя и заместителей руководителя Фондов.

При этом решается вопрос по возмещению расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств.