Расчеты с работниками

Подотчет, командировки

В разделе собраны материалы по оформлению подотчета и командировок. Здесь можно найти информацию о том, кому и как выдавать деньги подотчет и как за него отчитываться; что такое авансовый отчет и что в нем писать; нужно ли командировочное удостоверение и как отправить работника в командировку.

Все материалы

При планировании командировок работодателям целесообразно учитывать сложившуюся эпидемиологическую ситуацию в Китае и рекомендации компетентных органов власти воздержаться от посещения КНР до стабилизации ситуации.

Такое информационное сообщение опубликовано на сайте Роструда.

В соответствии со ст. 212 ТК работодатель обязан обеспечивать работникам безопасные условия и охрану труда и информировать их об условиях и охране труда при исполнении ими трудовой функции.

Вместе с тем отказаться от командировки может любой работник, если основания для такого отказа предусмотрены в Трудовом кодексе или трудовом договоре. К примеру, запрещается требовать от работника работы, не обусловленной трудовым договором.

Некоторых работников можно направлять в командировку, только если они дали на это согласие. Они имеют право отказаться от командировки в силу закона. К таким работникам относятся:
? женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
? одинокие родители и опекуны, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет;
? работники, имеющие детей-инвалидов;
? работники, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Отдельных работников вообще нельзя направлять в командировку, так как это запрещено законом. К ним относятся:
? беременные женщины;
? несовершеннолетние сотрудники, за исключением спортсменов и творческих работников;
? работники, заключившие ученический договор, — если командировка не связана с ученичеством;
? инвалиды — если такое ограничение указано в индивидуальной программе реабилитации;
? работники, зарегистрированные в качестве кандидатов в выборный орган, в период проведения выборов.

На основании пункта 3 статьи 217 НК при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, но не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Определение дохода, подлежащего налогообложению (освобождаемого от налогообложения) производится организацией — налоговым агентом в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Соответственно, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, действующему в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Также в период нахождения за пределами РФ организация выплачивает сотруднику сумму среднего заработка, гарантированную ему статьей 167 ТК.

Выплаты среднего заработка командированному работнику не являются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ и относятся к доходам от источников в РФ.

Для указанных доходов, полученных сотрудниками организации, признаваемыми налоговыми резидентами РФ, установлена ставка НДФЛ 13 %.

Указанные доходы, получаемые сотрудниками, не признаваемыми налоговыми резидентами РФ, подлежат обложению по ставке 30 %.

Вместе с тем пунктом 1 статьи 7 НК установлен приоритет правил и норм международных договоров РФ над правилами и нормами, предусмотренными НК и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 03-04-05/98037 от 16.12.2019.

Сотрудник вернулся из командировки в два часа ночи в свой выходной день. Как оплачивать этот день и как подтвердить время (для оплаты), затраченное на получение багажа, и путь от аэропорта до дома?

Ответ на этот вопрос дал Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф».

Время возвращения работника из командировки следует оплатить в повышенном размере как работу в выходной день. При этом время возвращения из командировки в выходной день следует оплатить в повышенном размере только за те часы, когда работник непосредственно возвращался из служебной поездки.
Кроме того, к оплате должно быть применено также повышение за ночные часы.

Порядок подтверждения фактического количества часов, проведенных в аэропорту, по дорогое домой, законом не определен. Данный порядок может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.

Приобретенные для организации материалы, оплачивая услуги, подотчетник должен составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы.

Если документы оформлены с нарушениями законодательства РФ, то расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения прибыли организации как не имеющие надлежащего документального подтверждения.

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать кассовый чек, содержит, в том числе, такой реквизит как «QR-код».

Следовательно, «QR-код» является обязательным реквизитом.

Такой вывод сделан в письме Минфина № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019.

Работники организации периодически направляются в заграничные командировки, при этом аванс им выдается в рублях, а валюту работники приобретают самостоятельно. Как в целях налога на прибыль рассчитать и подтвердить командировочные расходы?

Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-03-06/1/73293 от 24.09.2019.

В соответствии со статьей 168 ТК при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

В силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета. При этом затраты организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты.

Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу ЦБ на дату выдачи подотчетных сумм.

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д., а также приказ о направлении в командировку, подписанный руководителем организации.

Как быть, если авиабилеты — электронные? Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-03-07/73187 от 24.09.2019.

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

При этом посадочный талон, полученный при регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом — выданной авиаперевозчиком или его представителем справкой, содержащей необходимую для подтверждения полета информацию.

В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Расходы на командировку должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, а именно:

· должны быть экономически обоснованны;

· подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

· произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом для целей налога на прибыль организаций под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Об этом напоминает Минфин в письме № 03-03-06/1/74132 от 26.09.2019.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли расходы на проживание работника в гостинице при пребывании в служебной командировке должны быть подтверждены документами, свидетельствующими о фактически осуществленных затратах (подтверждающими оплату проживания) и оформленными в соответствии с законодательством РФ.

При этом нарушение гостиницей соответствующих норм отраслевого законодательства РФ само по себе не свидетельствует об отсутствии расходов налогоплательщика.

Работник организации, находясь в длительной командировке в другом городе, потребовал оформить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в период командировки. Ситуация осложняется тем что сотрудник — льготник который по ТК имеет право уйти в отпуск в любой момент.

Как быть работодателю?

Соответственно, работник не может быть в командировке и в отпуске одновременно, отмечает Минтруд в письме № 14-2/В-726 от 10.09.2019.

Трудовое законодательство не запрещает направлять работника в длительную командировку и предоставлять ежегодный отпуск без временного промежутка между командировками.

Поэтому если время ежегодного отпуска по утвержденному графику выпало на второй месяц пребывания в длительной командировке либо работник написал заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в рамках части четвертой статьи 123 ТК, то работник должен быть направлен в две командировки: одну — до отпуска, а другую — после него.