Расчеты с работниками

Подотчет, командировки

В разделе собраны материалы по оформлению подотчета и командировок. Здесь можно найти информацию о том, кому и как выдавать деньги подотчет и как за него отчитываться; что такое авансовый отчет и что в нем писать; нужно ли командировочное удостоверение и как отправить работника в командировку.

Все материалы

Перед праздничными выходными в «Красном уголке бухгалтера» разгорелись нешуточные страсти. Бухгалтер кафе рассказала о том, что налоговики выписали штраф за отсутствие обязательных реквизитов в кассовых чеках — в приложенных к авансовым отчетам документах, не были указаны ИНН и название её организации. Её коллеги начали гадать, за что же организацию могли оштрафовать и при какой проверке. Версий было много, но основная — нарушение порядка ведения кассовых операций по статье 15.1 КоАП. Коллеги с нетерпением ждали подробностей все выходные дни.

И вот вчера вечером автор темы выложила копии акта проверки. Версия подтвердилась — налоговая инспекция проверяла соблюдение порядка работы с денежной наличностью и полноту учета выручки. Проверяющие посчитали, что поскольку в кассовых чеках не указаны данные покупателя-юрлица, то они не могут подтверждать расходы, произведенные подотчетным лицом. Т.е. выплата денег из кассы по такому авансовому отчету незаконна. А значит деньги, выплаченные по нему, не хранились должным образом в кассе организации. И вот именно за это организацию штрафуют на 40-50 тыс. рублей по статье 15.1 КоАП.

Открыть оригинал изображения (720x960, 0.62 Мб)

Автор темы пишет, что речь идет о кассовых чеках на закупку продуктов в Ашане. Их совершал подотчетник как обычное физлицо, доверенности он в магазине не предъявлял, накладные на организацию не выписывались. Т.е. речь идет об обычной покупке в розничном магазине, это обычная ситуация для общепита.

Претензия предъявляющих противоречит не только здравому смыслу (как могут неправильно хранится деньги в кассе, если они выданы подотчетнику), но и позиции самой ФНС. Вот такой ответ есть на сайте налоговой службы:

Прецедент опасный. Если проверяющие начнут штрафовать за неуказание реквизитов организации-покупателя по статье 15.1 КоАП, то под штраф может попасть практически любая организация. Или придется полностью запретить покупки в розничных магазинах и у продавцов, чьи ККТ не настроены на выдачу чеков с реквизитами покупателей. Но так ведь можно дойти и до абсурда, пишут участники группы:

«Исходя из этого акта, получается, что при служебной поездке, даже в кассу метро надо предоставлять доверенность и требовать выдать чек с ИНН или ехать за свой счет»

«Если они это примут на вооружение и пойдут всех шерстить, то доходы от нефти и газа больше не понадобятся»

«Клерк» будет следить за развитием ситуации.

Сотрудника отправили в загранкомандировку. Купили ему билеты, оплатили гостиницу. Но через границу его не пропустили. Оказалось, что он невыездной по причине наличия долгов.

Но ведь компания уже потратилась. Можно ли включить в расходы траты на несостоявшуюся командировку?

Нет, ответила ФНС в письме № СД-4-3/1352@ от 29.01.2020.

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.

При этом расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер.

Затраты на приобретенные невозвратные билеты и оплаченную гостиницу, в случае если командировка не состоялась по вине работника, в связи с принятым в отношении него постановлении о временном ограничении на выезд должника из РФ, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли.

Сотрудник был в командировке в городе A. Потом оттуда отправился в другой город B по своим делам. И уже из города B он наконец-то вернулся в свой родной город C к своему родному работодателю.

Можно ли работодателю включить в расходы стоимость билета из города B в город С?

Нет, ответил Минфин в письме № 03-03-07/9448 от 12.02.2020.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При этом пунктом 1 статьи 252 НК определено, что в целях налогообложения прибыли расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, в случае если сотрудник организации после окончания срока командировки уезжает в другой город, не связанный с командировкой, то расходы по оплате проезда сотрудника из данного города к постоянному месту работы не отвечают критериям признания расходов, предусмотренным статьей 252 НК, так как организация в данном случае оплачивает возвращение сотрудника не из места служебной командировки.

Следовательно, налогоплательщик не вправе учесть указанные расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

При планировании командировок работодателям целесообразно учитывать сложившуюся эпидемиологическую ситуацию в Китае и рекомендации компетентных органов власти воздержаться от посещения КНР до стабилизации ситуации.

Такое информационное сообщение опубликовано на сайте Роструда.

В соответствии со ст. 212 ТК работодатель обязан обеспечивать работникам безопасные условия и охрану труда и информировать их об условиях и охране труда при исполнении ими трудовой функции.

Вместе с тем отказаться от командировки может любой работник, если основания для такого отказа предусмотрены в Трудовом кодексе или трудовом договоре. К примеру, запрещается требовать от работника работы, не обусловленной трудовым договором.

Некоторых работников можно направлять в командировку, только если они дали на это согласие. Они имеют право отказаться от командировки в силу закона. К таким работникам относятся:
? женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
? одинокие родители и опекуны, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет;
? работники, имеющие детей-инвалидов;
? работники, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Отдельных работников вообще нельзя направлять в командировку, так как это запрещено законом. К ним относятся:
? беременные женщины;
? несовершеннолетние сотрудники, за исключением спортсменов и творческих работников;
? работники, заключившие ученический договор, — если командировка не связана с ученичеством;
? инвалиды — если такое ограничение указано в индивидуальной программе реабилитации;
? работники, зарегистрированные в качестве кандидатов в выборный орган, в период проведения выборов.

На основании пункта 3 статьи 217 НК при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, но не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Определение дохода, подлежащего налогообложению (освобождаемого от налогообложения) производится организацией — налоговым агентом в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Соответственно, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, действующему в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Также в период нахождения за пределами РФ организация выплачивает сотруднику сумму среднего заработка, гарантированную ему статьей 167 ТК.

Выплаты среднего заработка командированному работнику не являются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ и относятся к доходам от источников в РФ.

Для указанных доходов, полученных сотрудниками организации, признаваемыми налоговыми резидентами РФ, установлена ставка НДФЛ 13 %.

Указанные доходы, получаемые сотрудниками, не признаваемыми налоговыми резидентами РФ, подлежат обложению по ставке 30 %.

Вместе с тем пунктом 1 статьи 7 НК установлен приоритет правил и норм международных договоров РФ над правилами и нормами, предусмотренными НК и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

Такие разъяснения дает Минфин в письме № 03-04-05/98037 от 16.12.2019.

Сотрудник вернулся из командировки в два часа ночи в свой выходной день. Как оплачивать этот день и как подтвердить время (для оплаты), затраченное на получение багажа, и путь от аэропорта до дома?

Ответ на этот вопрос дал Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф».

Время возвращения работника из командировки следует оплатить в повышенном размере как работу в выходной день. При этом время возвращения из командировки в выходной день следует оплатить в повышенном размере только за те часы, когда работник непосредственно возвращался из служебной поездки.
Кроме того, к оплате должно быть применено также повышение за ночные часы.

Порядок подтверждения фактического количества часов, проведенных в аэропорту, по дорогое домой, законом не определен. Данный порядок может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.