Клерк.Ру

Размышления у мусорной корзины… Зачем мы храним документы

250

Статья — о важности и сроках хранения документов ….

Кто-то посчитает, что тема — баян. К тому же нудный и изрядно поднадоевший. Да, тема нудная. Согласна. И осточертевшая. )) Но важная.

Расскажу о полезном. Даже по такому замотанному вопросу. Как обстоят дела сейчас, и что есть нового. Поворчу по поводу странностей. И, естественно, поделюсь советами из практики.

Кому интересно, идемте…))

Такая несогласованная нормативная база

Общие правила хранения документов прописаны: в Налоговом кодексе, Законе о бухгалтерском учете, Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558, и в Законе о архивном деле от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. И еще в массе законных и подзаконных источников. Только очень ленивые или сильно отстраненные ведомства не приложили к этому руку. Практически в каждый отраслевой правовой акт внесены правила о хранении документов. И причем далеко не всегда в соответствии с уже работающими нормами. Ну так.

Запредельно любопытный документ – Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Минкультуры (!!!) от 25.08.2010 № 558 ( далее по тексту – Перечень). Он содержит разделы по типам документов и состоит из 1003 позиций. К прочтению – обязателен. В нем много неожиданного и интересного. Начала читать – и залипла. Предполагала, что уже ничего не удивит, а представьте, узнала новое.

К примеру, помнила, что общий срок хранения путевых листов — 5 лет. Но, оказывается, если путевые листы являются подтверждением у сотрудников вредных и опасных условий труда — хранить их следует 75 лет. Или, что хранить договоры ( банковского счета, подряда, поручения и др.) нужно 5 лет после истечения срока их действия. Но для отдельных видов договоров установлены более длительные сроки. Например, договоры по залогу имущества компании должны храниться 10 лет, а договоры дарения — постоянно. Или паспорта сделок по ВЭД: банки их хранят 15 лет, а другие организации должны хранить постоянно, до ликвидации компании. Пробегитесь и вы по этому Перечню – может тоже найдете полезное.

Несмотря на активное включение разных ведомств в регламентацию процесса хранения, единого подхода к вопросу хранения документов в законодательстве нет. И нередко сроки из разных законодательных норм даже противоречат друг другу.

К примеру, для ИП, применяющих «упрощенку», определен налоговый срок сохранности первичных документов, книги учета доходов и расходов (КУДиР) в 4 года. Согласно п. 48 совместного приказа Минфина и ФНС от 13.08.2002 N N 86н, БГ-3-04/430. А Перечень, утвержденный Минкультом, устанавливает хранить КУДиР постоянно. Тоже считаете, что странно, да? Минкульт «рулит» хранением документов, к которым не имеет никакого отношения.

Кстати, в случае прекращения деятельности ИП с УСН нужно хранить документы по исчислению и уплате налога те же 4 года с момента снятия с учета. Согласно письма Минфина от 11 мая 2012г. N 03-02-08/45

Или еще. Согласно Перечню, годовые расчеты по страховым взносам в ФСС должны храниться постоянно. В то время как по страховым взносам на ОПС и ОМС – по закону 212-ФЗ — срок хранения 6 лет.

Нормы в сфере архивного дела подвижные. На месте не стоят. Вносятся поправки, которые тоже стоит отслеживать. Но ни согласованности, ни единообразия между ними как не было, так и нет. Поэтому вопросы и сомнения в понимании и применении.

«Если вы растерялись в нескольких сроках — берите более продолжительный. Так безопасно», — советуют контролеры. Его и берем. А если порядок навести в нормативной базе, нет? Да уж, мало у бизнеса заморочек – правилами делопроизводства нагрузим неоднозначными. И проверим. И к ответственности привлечем. Если что не так.

Сколько хранить документы. Коротенько

Об этом вам подскажет любая справочно-информационная система. Общие сроки такие:

  • документы, связанные с расчетом и уплатой налогов, следует хранить 4 года. Эта обязанность приписана в пп. 8 пункта 1 статьи 23, пп. 5 пункта 3 статьи 24 Налогового кодекса.
  • срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов – 6 лет. На основании пункта 8 статьи 28 Федерального закона № 212-ФЗ. Срок хранения документов по страховым взносам от несчастных случаев зависит от вида документа.
  • срок хранения налоговых деклараций – 5 лет для компаний и 4 года для ИП. Не считая года их составления.
  • бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет. Об этом пункт 1 статьи 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.
  • личные дела и карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении сотрудников, согласно Перечню, должны храниться – в зависимости от вида и даты документа – до 75 лет.

В Перечне Минкульта перечислены документы и для вечного хранения. Вот они, к примеру:

  • передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним;
  • документы о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю, от юридических и физических лиц, или с баланса на баланс.
  • инвентаризационные описи (кроме ТМЦ, для них 5 лет).
  • документы по основным средствам (о переоценке основных фондов, об амортизации основных средств и пр.).,

Конечно, это не все. Перечень огромен и подробен.

Готовы очередные поправки

Проходит стадию общественного обсуждения разработанный Росархивом проект обновленного Перечня типовых управленческих архивных документов. Революционных изменений он, к сожалению, не содержит. И существенной ясности в неоднозначные сроки хранения документов из разных законодательных сфер, не вносит. Вообщем, так себе поправки.

Перечислю изменения, которые касаются нас, бухгалтеров.

Планируется увеличить срок хранения:

  • счетов-фактур: 5 лет вместо 4-х;
  • налоговых деклараций и документов о разногласии по вопросам налогообложения (переписка с налоговиками)  6 лет вместо 5. 

Срок хранения реестров сведений о доходах физлиц планируется сократить с 75 лет до 5 лет.

Предлагается установить четкий срок хранения образцов подписей материально ответственных лиц — 5 лет после смены материально ответственного лица. Сейчас их срок хранения компания определяет самостоятельно, но не менее 5 лет.

Планируется обновить требования и к кадровым документам: например, хранить графики отпусков 3 года вместо 1 года, а журналы, карточки учета, базы данных отпусков 5 лет вместо 3-х. Срок хранения документов о дисциплинарных взысканиях планируется сократить до 3-х лет вместо 5 лет, а для заявок о потребности в привлечении иностранных работников определить срок хранения 1 год. ( сейчас 5 лет).

Каждый может внести в проект свои предложения. ( Если есть желание и готовность.) После соответствующей регистрации на сайте. Ссылка активна: https://regulation.gov.ru/projects#npa=92945 Не исключено, что этой осенью — после выхода законотворцев из каникул – изменения будут утверждены.

Как определить срок хранения

В общем порядке срок хранения начинает считаться с 1 января, следующего за годом, в котором закончилось использование или исполнение документа. На это указывает пункт 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов.

Исключение – для документов по налоговым вычетам по НДС. Для журнала учета счетов-фактур, книги покупок, книги продаж, доп.листов срок считается с даты внесенной в них последней записи.

Если в Перечне, в Налоговом кодексе и других нормативных актах, регламентирующих сроки хранения, указаны несколько разных сроков – применяйте самый продолжительный. Не рискуйте.

Электронные документы

Сроки хранения распространяются как на бумажные, так и на электронные документы. Срок хранения по представляемым формам одинаковы.

Допускается хранить в электронном виде выставленные в электронной форме счета-фактуры. С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей об их получении. Распечатывать для хранения их на бумаге не требуется.

О хранении электронных документов письма ФНС от 19 июля 2017г. N СД-4-3/14079@ и от 13 января 2016 г. N 03-03-06/1/259 и письмо Минфина от 30 марта 2012г. N 03-11-11/104.

Кто отвечает за хранение документов

Обязанность организации хранения документации, в том числе бухгалтерской, закреплена статьями 7 и 29 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 N 402-ФЗ. Изначально, обязанность – на руководителе компании. Не на бухгалтере.

Руководитель может передать эти полномочия сотруднику компании. Внутренним приказом или распоряжением. В этом случае за недостатки хранения документов будет отвечать назначенный сотрудник.

Поэтому при устройстве на работу совсем не лишним будет уточнить на кого в компании возложена обязанность ведения делопроизводства. И лицу, отвечающему за хранение документов, стоит в обязательном порядке получить от предшественника и внимательно проверить акты приема-передачи документации. Так как появляется ответственность.

Документы по основным средствам

Бухгалтерское и налоговое законодательства установили разные сроки хранения «первички» по основным средствам. А сопоставляя их с Перечнем Минкульта – вообще каша.

Налоговый срок хранения первичных документов по основным средствам – 4 года с момента последнего использования документов (начисления амортизации). Значит для налоговой проверки храним документы в течение всего срока амортизации + четыре года общего срока хранения.

Бухгалтерский срок хранения «первички» – 5 лет. По Перечню Минкульта документы по начисленной амортизации должны храниться вечно.

Чтобы не ломать голову, сопоставляя сроки, не гадать и не рисковать, советую хранить документы по основным средствам всегда. Постоянно. И даже не для проверки. Он могут пригодиться при продаже имущества, при передаче, при модернизации, да мало ли где еще? И проданные, и переданные, и полностью амортизированные. И по списанным, и по уничтоженным.

Документы по страховым взносам

Общий срок хранения документов по расчету и уплате страховых взносов на обязательное медицинское страхование (ОМС), обязательное пенсионное страхование(ОПС) и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) – 6 лет.

Но есть отдельные исключения. Например, для формы СЗВ-К, направляемой в ПФР, — 75 лет. Сведения о трудовом стаже — это важно.

При определении сроков хранения документы по страховым взносам от несчастных случаев, кроме Перечня Минкульта, следует учитывать сроки, прописанные в специальной Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам, утвержденная приказом ФСС от 12 февраля 2010 г. № 19.

Помним, что выбираем максимальный срок хранения их нескольких, указанных в разных нормативных документах.

Документы на обучение, профподготовку или переподготовку

Документы на обучение должны храниться в течение всего срока действия договора обучения и 1 года работы обученного физлица, но не менее 4 лет. Они нужны для подтверждения расходов на обучение с целью их признания в налоговом учете при расчете налога на прибыль.

Документы по переносу убытков

Документы, подтверждающие налоговый убыток, должны храниться в течение всего срока, когда убыток переносится на будущее – и признается в уменьшение текущей налоговой базы. Плюс 4 года ( общий срок хранения документов для расчета налогов)!

Правило о переносе убытков установлено для налога на прибыль, УСН, ЕСХН, по операциям с ценными бумагами и по операциям с производными финансовыми инструментами. Общее правило: списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат. (Письмо Минфина от 25 августа 2017г. N 03-03-06/2/54617.)

Для компаний и ИП, применяющих УСН и ЕСХН, этот период может составить 14 лет (10-летний срок переноса и налоговый срок хранения), а для обычной системы налогообложения, при которой ограничений по числу лет списания убытка нет, – еще дольше.

Фискальный накопитель

Срок хранения фискального накопителя — 5 лет после окончания его эксплуатации в составе ККТ. Причем хранить нужно все фискальные накопители, в том числе и неисправные.

Исключений по срокам хранения для фискальных накопителей, пришедших в негодность, в законодательстве нет. Может так случиться. что неисправный фискальный накопитель в пределах гарантийного срока возвращен поставщику ККТ ( для замены или возврата). В этом случае получите у поставщика ( или продавца) экспертное заключение. Которое подтвердит поломку фискального накопителя и невозможность считывания фискальных данных из его памяти. Или постарайтесь забрать накопитель для хранения, если фискальные данные все же считываются.

Списание безнадежной «дебиторки»

Специальный срок хранения документов, подтверждающих списание дебиторской задолженности, законодательно не установлен. Но в случае списания задолженности на финансовый результат, потребуется документально подтвердить факт наличия непогашенного долга.

Поэтому документы по сделке с безнадежным должником нужно хранить не менее 4 лет с даты списания долга в убыток. Не с момента образования задолженности. И не с даты последних расчетов.

Если по причине списания «дебиторки» еще и образовался налоговый убыток – срок хранения документов увеличивается на годы переноса убытка на будущее.

Не спешите уничтожать документы

Советую не уничтожать документы по расходам и вычетам, которые признаны вами в уменьшение налоговой базы. По любым налогам. И вот почему.

Ревизоры никогда не будут собирать вашу расходную часть. Они это и не должны. А при отсутствии документов доказать правомерность расходов и вычетов вам будет крайне затруднительно.

Даже если истек срок хранения, документы лучше сохранить. Уж точно не менее 10 лет. Можете никому не рассказывать, что они имеются в наличии. Но храните. Где-нибудь отдельно, не в общем архиве. В местах, скрытых от посторонних глаз: в загородном доме, на даче, в гараже. На антресолях у тещи. (У дружелюбной.)

Ваши старые бумаги могут очень пригодиться. В самый неожиданный момент. Они помогут восстановить забытую хронологию событий за прошлые годы, которая может оказаться очень важной. Помогут подтвердить правомерность действий и избежать серьезных неприятностей.

Как пример.  Глубина налоговой проверки – 3 года. Но если вдруг, появился интерес у правоохранительных органов и к проверке по факту неуплаты налогов подключились следователи – дело плохо. Глубина их погружения — 10 лет.

Если после истечения налогового срока хранения вы уничтожили документы — и это законно! — их отсутствие затруднит проверку правоохранителей. Но не остановит. Если следователь займется подсчетом налогов, его вообще не будут интересовать ваши расходы. А доходная часть может быть найдена и определена с помощью партнеров, контрагентов, болтливых сотрудников , а также по вашим электронным следам, которые — в век стремительной цифровизации — мы оставляем все больше и больше. Это — вся наша переписка, и данные интернет-банкинга, и передача данных по разным каналам связи.

Вот тогда и пригодятся документы, подтверждающие расходы и вычеты. И другие доказательства по расчету и уплате налогов.

Еще пример. Срок давности привлечения к ответственности по части 2 статьи 199 Уголовного кодекса — 10 лет. Это значит, что привлечь к ответственности по этой статье — за 3 года подряд- можно за уклонение от уплаты налогов, которое произошло и три года, и 5, и 8, и 9 лет назад. И чтобы « подтянуть» сумму неуплаченных налогов под нужную статью УК – в крупных и особо крупных размерах — следователь может выбрать 3-хлетний период неуплаты по своему усмотрению в пределах проверочного 10 летнего срока. И рассчитать долю неуплаченных налогов за тот период, который ему выгоден.

Вот здесь опять могут пригодиться документы. И доходные, и расходные. Связанные с расчетом ваших налоговых обязательств. Чтобы добиться выбора 3-летнего периода с максимальными налоговыми выплатами. И отбиться от обвинений в уклонении в крупных и особо крупных размерах.

Судебные новации. Пока проект, но опасно

Из тревожных новостей. В июне 2019 года в СМИ просочилась новость, что Верховный суд подготовил проект постановления пленума, в котором предложил считать налоговые преступления длящимися и назначать налоговым преступлениям растяжимый срок давности. Вот что это значит. Считать срок давности не с момента неуплаты налога или неотражения в декларации — как сейчас, а с момента фактического погашения ( или взыскания) недоимки по налогам.

Сейчас за уклонение от уплаты налогов уголовное наказание грозит в течение 2-х или 10-ти лет с момента совершения преступления: 10 лет — для компаний — за уклонение в особо крупном размере (часть 2 статьи 199 Уголовного кодекса), 2 года — для компаний за уклонение в крупном размере, 2 года — за уклонение от уплаты налогов граждан и ИП ( часть 1 статьи 199 и статья 198 Уголовного кодекса).

Еще одна опасность возможного нововведения: это может привести к восстановлению сроков давности по налоговым преступлениям с истекшим сроком, за которые сейчас привлечь к ответственности уже нельзя.

Опять эти странные изменения правил игры «задним» числом…

После бурных возражений недоумевающего бизнеса, Верховный суд перенес принятие этого постановления. Может передумают? Не должны ж решения суда, пусть и верховного, вносить разночтения и подменять законы? Государство все еще гарантирует безопасность гражданам и бизнесу? Да?

Проект суда с новыми трактовками срока давности еще больше обостряет вопрос о сохранности документов, связанных с исчислением и уплатой налогов.

Размышления у мусорной корзины …

Не уничтожайте документацию без согласования с главным бухгалтером. Даже не думайте. Главный бухгалтер точно знает, от чего можно избавиться, а что нужно сберечь. Он четко понимает, в чем ценность документов, непонятного для остальных назначения. Насколько важно в нужном месте в нужное время вытащить нужный документ и отбиться от обвинений. Насколько это может повлиять и на судьбу компании. На безопасность собственников и руководства. И на его, бухгалтера, личную безопасность.

Как же хочется избавиться от этих документов. Уничтожить их, беспощадно. Горы макулатуры! Каскады папок! Тонны вековой пыли! Бесконечная нехватка мест хранения! Это угнетает. И даже подбешивает.

Но совет мой такой: терпите! И документы храните. Поверьте, не такой тяжкий груз. Не спешите уничтожать. Восстановить их будет практически невозможно. Пусть хроника событий и документальные доказательства по вашим налоговым обязательствам будут в ваших руках! А не в домыслах и предвзятых расчетах контролеров.

Не нужно документы с истекшим сроком хранить в общем архиве. И без надобности демонстрировать проверяющим. Но стоит приберечь – на время – для себя. На всякий случай. "Наподстраховаться!"

Надеюсь, что было полезно.

В следующей части расскажу – можно ли после проверки спалить уже ненужные бумаги и не хранить их вечно. Какая ответственность за уничтожение. Какая сложилась практика. И советы будут, конечно.

С наилучшими пожеланиями всем моим коллегам!

ваш, сберегающий документы, и убедившийся в важности этого,  (бухгалтер Плюшкин- зачеркнуто) 

консультант, Татьяна

Независимый налоговый консультант-практик. Советник налоговой службы Российской Федерации 3 ранга. Уже много лет я помогаю российским бизнесменам осмысленно и осознанно решать налоговые проблемы, преодолевать страхи и ограничения, вызванные общением с налоговыми органами. Охлаждать пыл и останавливать от опасных налоговых кульбитов. Уверенно, спокойно и с достоинством вести свой бизнес в непростых, а порой и опасных, российских условиях.