Если компания нарушает правила хранения документов — порядок или сроки — законодательство предусматривает штраф от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ). Не стоит, вероятно, напоминать, что за отсутствие первички, регистров бухучета, отчетности, тоже штрафуют.
Ликвидация организации влечет ее прекращение. Но прекращается она как запись в ЕГРЮЛ. Ее имущество, активы — распродаются и за счет этого покрываются требования кредиторов. Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются. А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются. И просто так сжечь их или сунуть в шредер не получится. Их необходимо передать в архив.
Во время пандемии ПФР принимал сообщения в коробочку, никаких входящих, штампиков и прочих фиксаций. А теперь — штрафует. Есть ли выход из такой ситуации?
Вопрос в «Красном уголке бухгалтера»:
«Нулевое ООО, ЭЦП нет. СЗВ-М ежемесячно приносили в ПФР, который ставил свой штампик. В апреле все самоизолировались, а наш ПФР поставил коробочку у входа. Охранник, который стоял рядом с коробочкой, требовал, чтобы все документы бросали в коробочку, а штампики, естественно, не ставил. СЗВм за март привезли и бросили в коробочку в апреле, за май — в начале июня. Вчера приходит штраф от ПФР: ваш СЗВ-М за март сдан 15.05, поэтому платите штраф. Получается, что у ООО вообще нет никаких доказательств того, что отчеты за прель-май сданы. Как вы думаете, можно ли при таких обстоятельствах написать им какие-нибудь толковые возражения? Как вам кажется: должностные лица ПФР в условиях пандемии случайно не злоупотребляют правом?».А вот что пишут в комментариях:
«Пишите сразу в главное, в Москву. На местах возражения не принимают. Мы как то писали и ссылались на решение судов, они просто улыбаются и игнорят, говорят, что „если вам что-то не нравится, то подавайте на нас в суд“».А кто-то говорит, что штрафов не должно быть:
«Вроде ПФР пояснял, что за март не будет штрафов так как апрель — нерабочий месяц».И дальше уточняют основание — Письмо ПФР от 17.04.20 11П-08-24/8051.
Кто-то дает совет:
«Почтой шлите. Никаких коробочек».Если уж без коробочки никак — вот такой совет:
«Нужно было хотя бы фото сделать этой коробочки у ПФР, чтобы видно было номер ПФР (и то, это не доказательство, может она для мусора стояла там). Сейчас будет сложно доказать, что эта коробочка стояла там. По закону мы можем отправлять через Оператора или почтой, нигде нет ни про какие коробочки, даже в крайние случаи».А кто-то делится вот такой ситуацией:
«Я три СЗВ-М отправила с опозданием по почте в прошлом году и в этом, прилагаю письмо, что готова заплатить штрафы, указываю обратный адрес. Всё получают в ПФР, проверяю по трек-номеру, но решение и требование об уплате не присылают. У ООО нет расчетного счета, так что и блокировку некуда вешать. А у вас так быстро, только сдали и уже штраф».Подытожим вот этим советом:
«Напишите возражение с указанием факта сдачи отчета своевременно (укажите дату) непосредственно в отделении ПФР и потребуйте отмены решения о привлечении компании к ответственности. Видимо, также нужно будет лично передавать сотруднику в ПФР».Личная передача в руки с требованием расписаться на втором экземпляре, с указанием ФИО, должности и даты — наше все. И надпись карандашиком «наш экземпляр».
Стоимость печати одной страницы в некоторых компаниях может доходить до 5 рублей. При активной работе с бумажными документами, ежегодные расходы небольших предприятий на печать достигают 200-300 тысяч рублей. И чем крупнее компания, тем больше эта цифра.
Чего-то я немного не понял... Какие 5 для хранения счетов-фактур и 6 лет для хранения переписки с налоговыми органами?
Работала я в разных организациях и фиником и главбухом по совместительству, документы разные через руки проходили. Только у меня было одно правило, все финансовые документы, которые касаются лично меня, сохранять, складывать в сейф и уносить домой. Как хомяк, все квитанции к ПКО (приходно-кассовый ордер), корешки к авансовым отчётам, платёжки, договора – все в норку.
