Учет в торговле

Как выбрать поставщика и закупать товары дешевле конкурентов

Рассказываем по шагам, как выбрать надежного поставщика, сбить цену, правильно заключить договор и контролировать условия закупки.
11,6 тыс. 8,5 тыс.
Как выбрать поставщика и закупать товары дешевле конкурентов

Прибыль магазина зависит от закупочной стоимости товара. Если магазину удалось договориться на цену ниже, чем у конкурентов, маржа с продажи будет выше. Но чтобы росла прибыль, этого мало: поставщик должен поставлять товары в срок, на выгодных заказчику условиях, товар должен быть качественным.

Рассказываем по шагам, как выбрать надежного поставщика, сбить цену, правильно заключить договор и контролировать условия закупки.

Шаг 1. Определить ассортимент

Перед тем как искать поставщиков, магазин составляет ассортиментную матрицу. Это список товаров, которые будут стоять на полках.

Ассортимент зависит от формата и местоположения магазина. Владельцу магазина нужно сформировать предложение: кто покупатель и в каком ценовом сегменте. От этого зависит состав, качество и цена товара.

В сети аптек 25 магазинов по всему городу. Ассортиментная матрица в них будет разной.

В аптеке на центральной улице делают ставку на дорогие товары для туристов: предметы первой необходимости, комплекты косметики по 10 000 ?, вода и шоколадки, в меньшей степени — лекарства.

Аптека того же формата в спальном районе будет продавать аспирин, презервативы, антибиотики.

Магазину около медицинского центра обязательно нужен рецептурный отдел. В такую аптеку приходят врачи и интересуются ассортиментом, чтобы потом назначать препараты пациентам.

Обращаться к поставщикам, не зная ассортимента, опасно. Это похоже на покупки в супермаркете без списка продуктов: если покупатель не знает, что ему нужно, то купит то, что мерчандайзер нарочно поставил на видное место и выделил с помощью акций. Так же сотрудники поставщика сделают все возможное, чтобы магазин закупил их товар. Большая часть продукции может оказаться ненужной, ее придется списывать — упадет прибыль.

Шаг 2. Найти поставщиков по категории товаров

Магазины ищут поставщиков разными способами: через интернет, на оптовых складах и у производителей. Одного универсального способа нет. Но прежде стоит понять, к какой категории относятся нужные товары: уникальные, специальные или товары повседневного спроса. Тогда поиск будет проще.

Высокотехнологичные и уникальные товары — минимальный выбор. Подобную продукцию производят большие корпорации: детали для железнодорожного транспорта, военной техники, топливо для автомобилей. Когда АЗС закупает бензин, ее руководство обращается на нефтеперерабатывающий завод. Обычно есть выбор между двумя поставщиками или всего один завод в регионе.

Специальные товары — ограниченный выбор. Такая продукция четко соответствует требованиями предпринимателя. Если магазин продает свежую рыбу, ему не подойдет замороженная. Надо определить требования и искать производителей, которые могут их удовлетворить. Дальше отправить им запросы — в ответ дадут список дистрибьюторов или предложат закупать товар напрямую.

Товары повседневного спроса — максимальный выбор. Магазину нужен кофе, мясо и пиво. Владелец может закупать их почти где угодно: на оптовой базе, у крупного производителя, на небольшом производстве. Рассмотрим, где искать поставщиков для этой категории товаров:

  • поиск в интернете. Наберите в поиске название товара, город и изучите результаты. Будет проще, если у товара есть артикул или нужен продукт конкретного бренда;

  • оптовые базы. Их тоже находят в интернете, заключают договор и заказывают доставку;

  • магазины мелкого опта. Самый известный — Metro Cash&Carry, где также можно оформить доставку;

  • производители. Ко многим брендам можно обратиться напрямую — оставить заявку на сайте или написать письмо. Они направят к официальному дистрибьютору, либо сами предложат свои услуги;

  • сайты для совместных закупок. Крупная электронная площадка — 100sp, там предприниматели совместно закупают товары по выгодным ценам. Чем больше партия, тем ниже цена;

  • выставки. На них можно оценить товар, узнать условия и договориться о поставках. Недостаток выставок в том, что их проводят всего несколько раз в год.

Производители публикуют информацию о дистрибьюторах и перекупщиках в разделе «Где купить». Магазин найдет там ссылки на заказ товаров

Шаг 3. Выбрать поставщиков

Когда вы нашли подходящих поставщиков, нужно выбрать из них лучших. Для этого владелец магазина отправляет запросы или связывается с компаниями по телефону и выясняет условия. Поставщиков желательно проверить.

Рассылка запросов. Владелец магазина пишет или звонит в несколько выбранных компаний и выясняет подробности:

  • закупочные цены на нужные товары,

  • сроки поставки,

  • гарантийные условия,

  • условия оплаты.

На основе этой информации нужно выбрать компании, с которыми работать выгоднее: цена ниже, ближе склад, есть отсрочка платежа.

Проверка поставщика. У хорошего поставщика должен быть сайт и прайс-лист. Менеджеры хороших поставщиков охотно идут на контакт. Бывает, звонишь в организацию — никто долго не берет трубку, пишешь — никто не отвечает. С такими компаниями работать не стоит.

Хороший поставщик не скрывает разрешительные документы: лицензии, сертификаты, СНИП. Если компания обещает показать документы в будущем, лучше поставить сотрудничество на паузу. Сначала документы — потом договоренности о поставке.

Такой сертификат выдает Росстандарт. В нем есть конкретная продукция, изготовитель и подписи чиновников

Шаг 4. Сбить цену

Когда вы выбрали и проверили поставщиков, нужно добиться от них выгодных для вас условий. Лучше всего договариваться о скидке с лицом, принимающим решения. У производителя это может быть менеджер по продажам, у локального поставщика — скорее всего, директор компании. В такую компанию лучше приехать лично.

Столкнуть лбами. Если магазин закупает куриное мясо, скорее всего, у него будет выбор из разных поставщиков. Можно рассказать одной компании о более выгодных условиях другой и попросить скидку: «Ваш конкурент предлагает цену за тот же товар ниже. Мы хотим работать с вами. Если вам интересно, то сделайте нам скидку».

Сослаться на себестоимость и средние цены. Когда магазину предлагают закупать ботинки из кожзама по цене кожаных, это несправедливая цена. Владелец бизнеса может обосновать это, ссылаясь на качество изделия и его себестоимость, привести сравнение с похожими товарами на рынке.

Получить отсрочку платежа. Если поставщик не готов снижать цену, можно попросить его о косвенной скидке. Например, покупать товар с отсрочкой платежа. Так магазин может работать без привлечения собственных денег: получать и продавать товар без вложений, а задолженность перед поставщиком гасить за счет выручки. Отсрочка на месяц равносильна 2%-скидке, поскольку кредиты бизнесу обходятся в 17-20% годовых.

Попросить о бесплатной доставке. Другой вариант косвенной скидки — бесплатная доставка. Например, на одной оптовой базе товары стоят дешевле, чем на другой. Но там, где дороже, бесплатная доставка. Если посчитать финальную цену, может оказаться, что это более выгодный вариант.

Шаг 5. Изменить договор под себя

Магазин подписывает с поставщиком договор поставки. В идеале он должен включать условия:

  • цены на товары;

  • минимальное количество товара для закупки и отгрузки;

  • гарантийные условия — что будет, если товар окажется некачественным;

  • условия возврата;

  • условия оплаты. Желательно исключить расчеты наличными, чтобы не было проблем с налоговой.

Часто поставщики предлагают стандартный договор, в который магазину остается добавить только реквизиты. Хорошо, если в него можно внести правки. Когда магазин закупает напрямую у поставщика, бывает, что договор менять нельзя. Владелец магазина думает: «ничего страшного, все такой подписывают». Так он теряет рычаг влияния на поставщика и ничего не сможет сделать, например, если тот срывает сроки.

Магазину нужно внести в договор изменения, чтобы он работал в интересах закупщика. Если опыта не хватает, лучше привлечь юриста. Не нравится договор — лучше его не подписывать.

Если такой договор предлагает производитель — поищите товар у дистрибьюторов или перекупщиков. Поставки вряд ли выйдут дороже, но в договор можно будет внести правки.

После исправлений магазин подписывает договор в двух экземплярах и отправляет их поставщику. Поставщик ставит свои подписи и возвращает один документ в магазин. Можно оформлять первую закупку.

Шаг 6. Заказать пробную партию

Прежде чем начать работу с поставщиком, магазин обычно заказывает у него пробную партию. Это нужно, чтобы оценить товар и увидеть контрагента в деле.

Если товар доставляют из-за границы, пробная партия обязательна: сначала нужно оценить качество по образцу, только после этого оформлять заказ. Иначе появится риск поставки некачественного товара.

На пробную партию тоже можно просить скидку. Поставщик заинтересован в дальнейшем сотрудничестве и хочет, чтобы магазин дальше продавал товар большими партиями. Скорее всего, он согласится снизить цену на тестовую партию.

Импортный товар сложно оценить по фотографиям на сайте. Нужно заказывать образец или пробную партию

Шаг 7. Контролировать цену и качество

Выбор поставщика не заканчивается после первой поставки и даже полугода работы. Сотрудники магазина и дальше следят, как поставщик доставляет заказы, какие цены устанавливает. При необходимости владелец бизнеса меняет контрагента.

Контроль цены. Магазин следит, как меняются цены у поставщика. Бывает, что цена зависит от курса доллара, стоимости материалов, например кожи для обуви. Если цена выросла, нужно выяснить причины. Чтобы заметить изменения, нужно вести учет товаров и фиксировать закупочную стоимость.

Это полезно еще и для того, чтобы правильно формировать розничную цену. Если поставщик привез партию товаров дороже обычного, нужно поменять ценники. Иначе магазин будет торговать себе в убыток.

Контроль качества. Первая партия может быть безупречной, а последующие — хуже. Гарантийные условия помогут вернуть товар с браком, если ситуация будет повторятся — расторгнуть договор.

Работа с несколькими поставщиками. Желательно иметь не меньше двух поставщиков на одну и ту же продукцию. Если поставщик один, однажды он подведет: откажется от поставки из-за другого крупного заказа или не привезет груз в срок. И на этот случай нужен запасной план — договор с другим поставщиком со схожим ассортиментом.

В Кабинете Дримкас магазин отслеживает закупочные цены товаров и контролирует поставщиков

Что нужно знать о выборе поставщика

  1. Перед выбором поставщика определите будущий ассортимент магазина.

  2. Решите, к какой категории относятся товары: уникальные, специальные или повседневные.

  3. Найдите поставщиков и узнайте условия.

  4. Когда выберете подходящих поставщиков, попробуйте сбить цену.

  5. Заключите договор поставки с нужным условиями, типовой договор меняйте под себя.

  6. Закажите пробную партию товара, чтобы проверить его качество и работу доставки.

  7. Контролируйте цену и качество, при необходимости меняйте поставщика.

Курс повышения квалификации «Госзакупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ»

Полное погружение в вопросы закупок по правилам 2024 года с тестами и практикой: вы научитесь искать выгодные закупки, пользоваться тендерными площадками, составлять заявки на участие и готовить пакет документов. Сейчас научиться госзакупкам можно по сниженной цене 13100 7900 руб.

После прохождения курса выдаем официальное удостоверение о повышении квалификации на 72 часа и вносим его в реестр ФИС ФРДО Рособрнадзора. Станьте специалистом, который поможет бизнесу заработать больше! 

Записаться по акции 

Комментарии

4
  • Стас Попов

    Спасибо, оч интересная статья! А слышал кто-нибудь про такое решение по автоматизации закупок? Хочу попробовать, нужны отзывы

    https://min-max.pro/

  • Elena Papin

    Коллеги, подскажите, где лучше искать поставщиков для своего магазина? Просто в поиске очень долго получается…

Банки

Большинство банков Армении прекратят принимать и обслуживать карты «Мир»

Слухи про проблемы российских карт «Мир» в Армении подтвердились: с 30 марта большинство банков этой страны прекратит их приём в банкоматах и POS-терминалах. Исключением будет «ВТБ Армения».

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как выстроить работу компании и избавиться от кассовых разрывов

Кассовые разрывы являются одной из самых частых проблем в бизнесе. Ситуация возникает, когда в конкретный период обязательства компании превышают её возможности. Такая угроза приводит к серьёзным финансовым трудностям и даже к банкротству. Рассказываем, в каких компаниях чаще всего возникают такие проблемы и что нужно сделать для их предотвращения.

Как выстроить работу компании и избавиться от кассовых разрывов

Телеграм взял курс на ускоренное развитие за счет облигаций

Основатель мессенджера Телеграм Павел Дуров сообщил, что выпустил облигации на 300 млн долларов, чтобы гарантировать, что Telegram сможет продолжать расширяться ускоренными темпами.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Станут ли звонки от ФНС с напоминаниями о НДФЛ регулярными?

Всем здравствуйте! Благодаря всем новшествам, ФНС теперь звонит несколько раз в месяц с вопросами сначала «а почему это вы не отправляете уведомление по НДФЛ по такому-то сроку?».

НДФЛ

Для ИП меняют срок уплаты НДФЛ

Когда устанавливали единый срок уплаты налогов 28 число, забыли про ИП на ОСНО. Теперь это исправят.

1
228

Экспериментально-правовых режимов станет больше

С 2022 года экспериментально-правовые режимы (ЭПР) за 2 года позволили более 83 000 граждан России участвовать в тестировании цифровых и не только инноваций.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Какие налоги платят блогеры в 2024 году 

Прошедший год запомнился рядом громких уголовных дел, фигурантами которых стали известные блогеры. Государство не досчиталось порядка 2 млрд руб. неуплаченных налогов. 

Какие налоги платят блогеры в 2024 году 
1
199
Кадры

Новый тренд: не карьера, а дайте больше полномочий

Аналитики выявили на российском рынке труда новый тренд — все больше сотрудников предпочитают не идти вверх по карьерной лестнице, а расширять горизонты уже имеющихся должностных полномочий.

Пополнил ИИС на 200 000 в марте. Что купил?

Тает снег, с каждым днём всё теплее и теплее, в том числе на душе, а значит можно потянуться, улыбнуться и пополнить ИИС. Собственно, именно это и было мной проделано. ИИС в этом году пополнен на целевую сумму, половину которой я внёс за январь и февраль, а оставшуюся половину в марте.

Пополнил ИИС на 200 000 в марте. Что купил?

Малого и среднего бизнеса в новых регионах стало в разы больше

На расширенной коллегии Счетной палаты аудитор Светлана Орлова рассказала об особенностях контрольной и надзорной деятельности в новых регионах России.

Банки

Суд арестовал имущество исполнительного директора Freedom Holding на 18,9 млн евро и 2 млн долларов

На денежные средства и имущество Тимура Турлова наложили арест по требованию Агентства по страхованию вкладов.

410
Ведение бизнеса

Российским кемпингам будут присваивать звезды: организовать бизнес станет проще

Роскачество и Национальный Союз Профессионалов индустрии Кемпингов и Автотуризма (НСПКА) заключили соглашение о сотрудничестве, направленном на развитие и популяризацию новых видов туризма, повышение качества инфраструктуры кемпингов и безопасности автопутешествий.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

ФССП взыскала долги по алиментам на 66 млрд рублей

Приставы вернули на 39% больше долгов по алиментам. Сейчас в работе 772,4 тысячи исполнительных производств.

Бесплатно с Компенсации работникам

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения

В 2024 году удаленщикам, которые работают на собственном оборудовании, нужно выплачивать компенсации. Законодательство не ограничивает размер выплаты, но не всегда можно избежать начисления НДФЛ и взносов на нее или учесть ее в расходах. Разберем, как считать налоги и взносы при выплате компенсаций дистанционным сотрудникам и можно ли включать ее в расходы.

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения
Бесплатно с

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс

Как имея общую совместную собственность супруги могут получить налоговый вычет и может ли один из них передать другому остаток имущественного вычета, разбираемся в мини-курсе.

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс
Банки

Банки начали учитывать цифровые активы на отдельных счетах

В бухгалтерском учете кредитных организаций появились отдельные балансовые счета для учета ЦФА. Сейчас в активах банковского сектора на цифровые финансовые активы приходится 7 млрд рублей.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция

Бюджетным (автономным) учреждениям не стоит бояться перехода на электронное применение первичных документов. Цель использования последних исключительно из-за удобства применения и хранения.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция
Маркетинг

10 трендов в стратегических коммуникациях, которые изменят подход к маркетингу

Мир стремительно развивается и вносит изменения во все сферы жизни, включая методы и подходы к коммуникации. Новейшие технологии и цифровизация создают возможности для инновационного подхода к маркетинговым стратегиям.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

ИИ все же заменит бухгалтеров, говорят осталось чуть-чуть. Сами бухгалтеры так не считают. 🤖«Ночной бухгалтер» № 1644

Тут одно исследование провели и говорят скоро бухгалтеров и кадровиков можно будет заменить искусственным интеллектом без проблем. А вот сами бухгалтеры уверены, что этому не бывать. Ни один ИИ не справится с такими запутанными штуками как ЕНС или НДС.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
833

Интересные материалы

Цифровой рубль

Цифровой рубль будет подчиняться антиотмывочному закону

Центробанк будет оценивать подозрительные операции на электронной платформе, блокировать цифровые рубли и отправлять информацию в Росфинмониторинг.

203