Компании обращаются к ИП по самым разным причинам. Например, в штате нет специалиста или команды, которые могут справиться с задачей, или же необходимо приобрести товар, который производит только конкретный поставщик. Сотрудничество предприятия с ИП имеет ряд преимуществ:
- Отсутствие затрат.
- Простота обоснования расходов.
- Стабильность и уверенность в качестве.
Между тем существует множество нюансов при работе с такими подрядчиками. Чтобы избежать возможных проблем, разберём с Татьяной Нечаевой, старшим юристом hh.ru, основные правила сотрудничества организации с ИП.
Благонадёжность ИП: что это такое и зачем её проверять
Прежде всего организации необходимо убедиться в благонадёжности исполнителя — его способности выполнять предоставляемые услуги с точки зрения закона. Для этого заказчику необходимо проверить, имеет ли предприниматель соответствующий его деятельности ОКВЭД. Выписку с этими данными можно запросить у исполнителя или найти информацию самостоятельно на сайте при наличии ИНН подрядчика. Если у подрядчика нет соответствующего кода ОКВЭД, то его можно быстро получить.
При сотрудничестве организации с подрядчиком без соответствующего ОКВЭД налоговая признает расходы на оказанные услуги необоснованными, отметила Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru.
Помимо этого, стоит посмотреть, как человек справляется со своей деятельностью: сдаёт декларации, ведёт отчётность, платит заработную плату сотрудникам. При несоответствии показателей предоставляемым услугам проверяющие органы могут усмотреть, что сделка была заключена с целью уменьшения налога или налоговой базы. Если в ходе проверки будет выявлено, что компания-налогоплательщик незаконно приняла к вычету НДС, её оштрафуют и заставят заплатить налог.
По словам Татьяны Нечаевой, такие ситуации возникают, допустим, когда ИП выполняет заказ, который по объёмам и срокам может выполнить только большая команда, но по документам этим занимается один человек (сам предприниматель). Но старший юрист уточняет, что пристально смотреть на суммы заработных плат работников подрядчика не нужно, главное, чтобы это были реальные люди с окладами не меньше прожиточного минимума.
Подробную информацию о деятельности ИП можно узнать с помощью платных сервисов для проверки контрагентов, однако надёжнее будет запросить её у подрядчика напрямую. Если найти данные не удалось, а исполнитель отказывается их предоставлять, можно запросить письмо, подтверждающее способность подрядчика выполнить работу:
Как составить договор с ИП
С ИП составляются следующие виды договоров:
- договор об оказании услуг,
- договор подряда,
- договор поставки,
- агентский договор и другие.
Вид договора с ИП компания определяет в зависимости от задач, а его составление имеет некоторые особенности.
Формулировка выполняемой услуги, установка её сроков и стоимости
При работе с ИП существует риск переквалификации отношений с предпринимателем в трудовые, хоть и случается это довольно редко:
«Иногда, даже если исполнитель сам хочет предоставлять услуги как ИП, государственные органы могут признать такие отношения трудовыми», — напоминает Татьяна Нечаева.
Важно помнить, что работы должны иметь разовый характер, конкретные сроки исполнения и фиксированную стоимость. Выполнение услуг на одну и ту же сумму может попасть под подозрение со стороны налоговых и трудовых органов.
Поэтому, если предприниматель регулярно выполняет работы для компании, имеет смысл прописать прайс на его услуги в договоре — это обезопасит заказчика от неудачных проверок и штрафов. Важно, чтобы ценообразование было чётко регламентированным.
Пример: как написать цены за работу копирайтера в договоре.
Написать пять статей объёмом от 2 000 до 5 000 знаков без пробелов для размещения на таком-то ресурсе на такие-то темы. Стоимость услуг составляет столько-то.
Безопасность сделки
В надёжности исполнителя нужно не только убедиться лично, но и защититься от неурядиц с помощью договора. Например, важно включить строки о том, что ИП сам несёт ответственность за действия и работу своих сотрудников:
«Исполнитель предоставляет услуги лично либо с привлечением третьих лиц, за действия которых он несёт ответственность самостоятельно».
Также следует зафиксировать, что все расходы за несоблюдение налогового режима исполнителем покрываются лично:
«В случае предъявления претензий к Заказчику от государственных органов в связи с исполнением Договора по вине Исполнителя Заказчик предъявляет требования к Исполнителю на возмещение убытков (включая, но не ограничиваясь, налоги, пени, штрафы)».
Способы передачи документов
Заказчик вправе установить удобные способы передачи и подписания документов между компанией и исполнителем. Первый способ — путём обмена бумажными носителями лично или с помощью курьерских услуг и почты. Второй — через электронный документооборот (ЭДО) или с помощью веб-сервисов. Для этого исполнитель должен пройти регистрацию у оператора ЭДО и иметь электронную подпись. Документы могут быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП).
Татьяна Нечаева советует настоять на подписании документов УКЭП, так как УНЭП не даёт 100%-й гарантии от внесения изменений в документ. Если исполнитель отказывается подписывать документы УКЭП, стоит учесть все риски в дополнительном соглашении об использовании УНЭП.
Порядок передачи актов между компанией и ИП
После оказания услуг исполнитель предоставляет заказчику акт о выполненных работах/оказанных услугах/УПД. С ними заказчик сможет обосновать свои расходы. Важно зафиксировать в договоре, в какие сроки передаются подписанные исполнителем акты о выполненных работах. Согласно п. 3. ст. 168 НК, этот срок составляет пять дней:
«Исполнитель обязан предоставить собственноручно подписанные акты о выполненных работах в течение 5 дней с момента выполнения услуги».
График работы
Предприниматели не подчиняются трудовой дисциплине и не работают по рабочему графику, принятому на предприятии заказчика. Но если услуги подразумевают конкретное время, то его нужно обозначить в договоре, допустим, фотограф должен присутствовать на мероприятии в определённое время.
Защита информации
Если организация передаёт подрядчику конфиденциальную информацию для выполнения работ, то стоит защитить данные с помощью договора. Для этого нужно включить в него условия, которые защитят данные компании и коммерческую тайну. Либо заключить отдельный договор о неразглашении конфиденциальной информации. Его образец можно найти в интернете.
Ответственность сторон
Компании необходимо застраховать себя в договоре от всех рисков при сотрудничестве с ИП. На случай если исполнитель не выполняет работу в срок или выполняет её некачественно, нужно зафиксировать в договоре следующее:
- «За нарушение срока оказания Услуг, указанных в пункте (таком-то) настоящего договора, Исполнитель уплачивает пеню из расчёта (столько-то)% от суммы договора за каждый день просрочки».
- «Исполнитель обязан безвозмездно исправлять по требованию Заказчика все выявленные недостатки, если в процессе оказания услуг Исполнитель допустил отступления от условий настоящего договора, ухудшающие их качество, в течение (стольких) дней».
- «Уплата неустойки не освобождает Исполнителя от выполнения лежащих на нём обязательств и устранения нарушений».
Второй риск состоит в том, что ИП может просто пропасть. Если предприниматель не выходит на связь, а аванс уже выплачен, организация имеет право составить претензию и запросить у исполнителя возврат денежных средств. Если ответа со стороны исполнителя не последует, то стоит обращаться в суд.
Из практики Татьяны Нечаевой: обычно суд встаёт на сторону заказчика, так как статус ИП предполагает профессиональное оказание услуг, и судят предпринимателей жёстче, чем тех же самозанятых. Во избежание попадания в неприятную ситуацию Татьяна рекомендует не вносить 100%-ю предоплату в качестве аванса за работу, если нет уверенности в добросовестности исполнителя.
Расторжение отношений
Бывает и так, что услуга больше не нужна или же находится другой, более подходящий исполнитель. Это стоит также предусмотреть в договоре, написав, что заказчик может разорвать контракт в одностороннем порядке и понести расходы за проделанную исполнителем работу:
«Заказчик имеет право отказаться от исполнения договора в любое время до подписания акта о выполненных работах, уплатив Исполнителю часть установленной цены пропорционально части оказанных Услуг, выполненной до получения извещения об отказе Заказчика от исполнения договора».
А чтобы исполнитель не потребовал слишком высокую плату за часть выполненной работы, Татьяна Нечаева предлагает подробно расписать задачу в договоре:
«Чем подробнее вы пропишете состав задания и стоимость каждой услуги, тем проще будет провести оплату за выполненную работу, а также при необходимости взыскать деньги за просрочку».
В нестабильные времена, когда запросы рынка часто меняются, следует рассмотреть возможность одностороннего расторжения договора без штрафных неустоек и компенсации:
«Заказчик имеет право отказаться от исполнения договора за две недели до сроков исполнения Исполнителем Услуг пункта (такого-то), компенсировав исполнителю фактически понесённые расходы».
Начать дискуссию