Организация направляет работника в загранкомандировку и выдает ему корпоративную пластиковую карту для оплаты расходов. Если это рублевая карта, бухгалтеру следует обратить внимание на порядок учета разниц курсов валют по операциям с ней. Но именно «курсовых разниц» здесь не будет.

Использовать корпоративную рублевую пластиковую карту при направлении работников в командировку для организации удобно и выгодно. Во-первых, потому что в этом случае предприятию не нужно открывать валютный счет. Во-вторых, потому что ему нет необходимости приобретать наличную валюту. Пластиковая рублевая карта удобна и для самого работника. Уезжая вместе с такой картой в командировку, ему не нужно вести с собой валюту и беспокоиться о ее сохранности.

Держателями корпоративной пластиковой карты могут быть один или несколько сотрудников организации. Для обслуживания каждой карты банк открывает специальный карточный счет. На него зачисляются денежные средства и списываются в оплату произведенных расходов.

Все операции с картой банк проводит не бескорыстно. Когда работник в командировке оплачивает расходы в валюте или же просто снимает валюту из банкомата, банк продает эту валюту подотчетному лицу по своему коммерческому курсу, снимая с рублевого счета ее эквивалент.

В этот момент возникает разница, образующиеся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты коммерческим банком от официального курса Банка России на дату продажи.

Далее отражаем выдачу валюты в подотчет и курсовые разницы на дату утверждения авансового отчета и отчетную дату.

Бухгалтерский учет

На каждую пластиковую корпоративную карту организации целесообразно открыть отдельный субсчет на счете 55 «Специальные счета в банке», например 55-41 «Специальный карточный счет Иванова А. А.». Все средства, списанные с карточного счета, считаются выданными под отчет сотруднику-держателю карты.

Рассмотрим порядок учета операций с корпоративной пластиковой картой на конкретном примере.

Пример.

Организация по договору с банком получила именную рублевую пластиковую корпоративную карту, предназначенную для работника Иванова А.А., с лимитом расчетов 100 000 руб. Допустим, что в сентябре 2003 года работник Иванов А. А. был направлен в служебную командировку сроком на 4 дня во Францию.

Находясь в командировке, посредством рублевой корпоративной расчетной карты Иванов А. А. осуществил следующие операции:

– 5 сентября 2003 года оплатил счет гостиницы за проживание в сумме 450 EUR (150 EUR x 3 дн.). Коммерческий курс банка-эмитента на этот день – 35 руб. /EUR.

– 6 сентября 2003 года снял наличную валюту в банкомате в сумме 200 EUR. Коммерческий курс банка-эмитента на этот день – 35,2 руб. /EUR.

По возвращении из командировки Иванов А. А. представил авансовый отчет с приложением счета гостиницы, отчета о выполнении служебного задания, а также копию листка загранпаспорта о прибытии и убытии. 10 сентября 2003 года отчет был утвержден руководителем. Из копии листка загранпаспорта следует, что суточные в валюте должны быть выплачены Иванову А. А. за 3 дня, а в рублях – за 1 день. Допустим, что согласно коллективному договору суточные при командировке во Францию выплачиваются работникам в размере 70 EUR за день, а при командировке по России – в размере 200 руб. за день. Курс валют, установленный Банком России, составлял: 5 сентября - 34 руб./EUR, 6 сентября 34,3 руб./EUR, 10 сентября - 34 руб./EUR и 32 руб./USD.

В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие проводки:

5 сентября 2003 года:

Дебет 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным в евро» Кредит 55-41 субсчет Иванова

- 15 300 руб. (450 EURx34 руб./EUR) – согласно выписке банка по карточному счету отражена сумма валюты, снятая работником (по курсу Банка России на дату осуществления расхода);

Дебет 91-2 Кредит 55-41

- 450 руб. (450 EUR x (35 руб./EUR - 34 руб./EUR)) – отражена разница между курсом Банка России и банка-эмитента карты;

6 сентября 2003 года:

Дебет 71-2 Кредит 55-41

- 6 860 руб. (200 EUR x 34,3 руб./EUR) – отражена сумма валюты, снятая работником (по курсу Банка России на дату осуществления расхода);

Дебет 91-2 Кредит 55-41

- 180 руб. ((200 EUR x (35,2 руб./EUR – 34,3 руб./EUR)) – отражена разница между курсом Банка России и банка-эмитента по обналиченной в банкомате валюте;

10 сентября:

Дебет 91-2 Кредит 71-2

- 60 руб. ((450 EUR x (34 руб./EUR - 34 руб./EUR) + 200 EUR x (34,3 руб./EUR - 34 руб./EUR)) – отражена курсовая разница с 5 сентября до 10 сентября по валюте в подотчете;

Дебет 20 Кредит 71-2

-15 300 руб. (450 EURx 34 руб./EUR) - отражены фактически произведенные расходы по найму жилья (по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета);

Дебет 20 Кредит 71-2

- 7140 руб. (3 дн. х 70 EUR x 34 руб./EUR)) - отражены суточные по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета по нормам предприятия;

Дебет 20 Кредит 71-1

- 200 руб. - отражены суточные за день возвращения в РФ по нормам организации;

Организация должна выплатить работнику суточные в размере 210 EUR (70 USD х 3 дн.) и 200 рублей. Находясь в командировке, работник снял только 200 EUR. Поэтому по приезду предприятие должно ему выплатить 540 руб. (10 EUR х 34 руб. + 200 руб.).

Дебет 71-2, 71-1 Кредит 50

- 540 руб. ((15 300 + 450 + 200 + 7140 + 240) – (15 750 + 7040)) – погашена задолженность перед работником.

Налоговый учет

Разницы, образующиеся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса ЦБ РФ, могут быть учтены при налогообложении прибыли. Они отражаются на дату продажи (покупки) валюты либо в составе внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ), либо в составе внереализационных доходов (п. 2 ст. 250 НК РФ) (подп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ; подп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Обратим внимание, что данные разницы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если работник, купив валюту, потратит ее для служебных целей. Если же, к примеру, работник истратит валюту для собственных нужд, разницы не могут учитываться для целей налогообложения, поскольку не будут считаться экономически оправданными расходами (ст. 252 НК РФ).

Возвратимся к нашему примеру. Здесь разницы курсов в размере 630 руб. (180 + 450), так как они связаны с приобретением валюты на оплату гостиницы и с суточными, могут быть учтены при налогообложении прибыли.

Курсовая разница для целей налогового учета по налогу на прибыль отражается в составе внереализационных расходов или внереализационных доходов организации (п. 11 ст. 250 НК РФ(подп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ)). В примере – 60 руб. 

Дополнительно – о суточных

Теперь о суточных по зарубежной командировке. Если в организации суточные выплачиваются в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст.168 ТК РФ), то для целей бухгалтерского учета они принимаются в полном размере, для целей налогообложения прибыли – только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 93. Суточные, превышающие законодательно установленные нормы, на основании пункта 38 статьи 270 НК РФ не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия.

Постановление № 93 при пребывании работника в командировке во Франции устанавливает норму выплаты ему суточных в размере 62 USD за сутки, а при пребывании на территории России – в размере 100 руб. за сутки. Поэтому в нашем примере организация может учесть при налогообложении прибыли суточные в размере 6052 руб. (100 руб. + 62 USD х 3 дн. х 32 руб./USD). Сверхнормативные суточные в размере 1288 руб. (200 + 7140 – 6052) не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль.

Различие между бухгалтерским и налоговым учетом командировочных расходов влечет за собой возникновение в бухгалтерском учете постоянных налоговых обязательств (п. 4-7 ПБУ 18/02). Они будут отражены в учете следующей записью:

Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

- 309,12 руб. (1288 руб. х 24%) – отражена сумма постоянного налогового обязательства по сверхнормативаным суточным по командировкам.

Суточные, которые выплачиваются работнику в пределах законодательно установленных норм, не облагаются налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст.217 НК РФ) и ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) и на них не начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ) и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765).

Но пределах каких норм? При исчислении налога на доходы физических лиц, ЕСН и страховых взносов нормы суточных, установленные Постановлением № 93 не должны применяться – они должны использоваться только для целей исчисления налога на прибыль. Для исчисления других налогов следует применять нормы выплат, которые установлены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте организации в соответствии со статьей 168 ТК РФ. Трудовой кодекс – это законодательный акт. Поэтому, если в соответствии с ним в организации установлены нормы суточных, они не должны облагаться в пределах таких норм налогом на доходы физических лиц и ЕСН, а также на них не должны начисляться страховые взносы. Такого подхода, правда только в отношении налога на доходы физических лиц, придерживаются налоговики некоторых региональных Управлений МНС России (см. например письмо Управления МНС России по г. Москве от 31.07. 03 № 27-08н/42413 со ссылкой на разъяснение МНС России от 22.07.03 № 04-2-10/451-Ю909). Что касается ЕСН и страховых взносов в ПФР, то они на суточные, которые выплачены сверх норм, установленных постановлением № 93, не должны начисляться в любом случае, поскольку такие суточные не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ; п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ). На наш взгляд, на суточные, если они укладываются в нормы, установленные коллективным договором или внутренним документом организации, не должны начисляться и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев.

Таким образом, в нашем примере выплаченные работнику суточные в полном размере не должны облагаться налогом на доходы физических лиц и ЕСН. Не должны начисляться на них и страховые взносы в ПФР и страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Фомичева Л. П., налоговый консультант,
тел. (095) 728-82-40, 8-902-613-0053
E-mail: l_fom@mail.ru

Опубликовано в "Учет. Налоги. Право." № 34/2003