Защита персональных данных

Что нужно знать о новых правилах обработки персональных данных

Роскомнадзор разрешил отправлять уведомления о начале обработки персональных данных, не ограничивая компании предельным сроком, которым прежде считалось 1 сентября 2022 года.
1,3 тыс. 536
Что нужно знать о новых правилах обработки персональных данных
Иллюстрация: «Клерк»

Эксперт Контур.Бухгалтерии Татьяна Евдокимова поясняет, какое уведомление нужно подать в ведомство, когда придется отправить дополнительно информационное письмо и что изменилось для компаний в работе с персональными данными.

Почему изменились требования к обработке персданных

Утечки информации о личных данных граждан участились в последние годы, и государство намерено тщательнее следить за обработкой и защитой таких сведений. Для этого разработаны новые правила, утвержденные законом от 14.07.2022 № 266-ФЗ.

Что изменилось для работодателей

О начале обработки персональных данных сообщают все операторы — государственные или муниципальные органы, юридический или физические лица, которые собирают и обрабатывают персданные. Все они числятся в специальном открытом реестре операторов на сайте Роскомнадзора.

С 1 сентября 2022 из закона «О персональных данных» исключили шесть случаев, когда компании могли не уведомлять Роскомнадзор о скорой обработке данных (ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ), и норма стала строже.

Теперь большему числу работодателей нужно отчитаться перед ведомством. Это касается компаний, которые обрабатывают персданные сотрудников, подрядчиков на договорах ГПХ, клиентов компании, посетителей и других лиц, которые сообщают свои фамилию, имя и отчество.

От подачи уведомления компания освобождается только в таких ситуациях:

  1. если персональные данные включены в государственные защищенные информсистемы;
  2. если оператор собирает персональные данные строго без средств автоматизации: например, записывает в тетрадь от руки (бухгалтерская программа или таблицы Excel на компьютере — это уже средства автоматизации);
  3. если данные обрабатывают в целях устойчивой и безопасной работы транспорта, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспорта согласно законам РФ.

Кто должен отправить уведомление в Роскомнадзор

Прежде всего, работодателю нужно проверить, есть ли его компания в реестре Роскомнадзора. Это можно сделать на сайте ведомства в разделе «Реестр операторов». Для поиска достаточно ввести ИНН или ОГРН компании. Если организация числится в реестре, отправлять уведомление не нужно.

Если компании или ИП нет в реестре, нужно подать уведомление о начале работы с персданными. В течение месяца после получения уведомления Роскомнадзор добавит организацию или ИП в реестр операторов. При отправке письма в бумажном виде отсчет идет с даты его получения территориальным отделением.

В какие сроки и по какой форме подать уведомление

Сейчас уведомить о сборе персданных можно через форму, утвержденную приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94. В тексте приказа есть и порядок заполнения формы. Перечень сведений, которые нужно указать в уведомлении, приведен в ч. 3 ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В ведомстве предупредили, что скоро будут утверждены новые формы, но до этого оператор вправе воспользоваться текущей формой (информация Роскомнадзора от 01.09.2022).

Составить и отправить уведомление нужно в местное отделение Роскомнадзора одним из способов:

  • на бумаге заказным письмом через Почту России;
  • в электронном виде через сайт Роскомнадзора — понадобится сертификат КЭП;
  • в электронном виде через ЕСИА.

В текущей форме уведомления нет некоторых полей, которые появятся в новой форме документа согласно частям 3 и 3.1 ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. А значит, после утверждения новой формы работодателям придется передать уведомление о внесении изменений в ранее внесенные сведения: отдельно указать категории персданных, которые запрашиваете, а еще для каждой цели обработки данных указать категории персданных и категории лиц, которым принадлежат эти данные, и пояснить, что вы делаете с этими данными и на каком правовом основании.

Роскомнадзор сообщил, что предельный срок для отправки уведомления не назван и 1 сентября 2022 — не крайний срок (информация Роскомнадзора от 01.09.2022). Вероятно, при такой трактовке ведомство не будет штрафовать тех, кто задержался с подачей уведомления.

Но все же рекомендуем не откладывать эту задачу и воспользоваться текущей формой уведомления, а после утверждения новой внести дополнения в ранее переданные сведения.

В уведомлении нужно указать дату, с которой оператор начали обработку персданных. Специалисты Роскомнадзора разъяснили, что такой датой считается день государственной регистрации компании или ИП (информация пресс-службы Роскомнадзора от 25.08.2022).

Какие сведения еще нужно передавать

Уведомление подают один раз, не перечисляя в нем сотрудников, поэтому при найме новых работников или получении персданных от новых клиентов не придется отправлять новые уведомления.

В некоторых случаях оператор должен передать дополнительные сведения:

  • при изменении в составе собираемых персональных данных: например, вы начали спрашивать сотрудников об их семейном положении, хотя раньше этого не делали — передайте по форме письма о внесении изменений в сведения (утверждено приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94);
  • при смене сотрудника, ответственного за обработку персданных — передайте по форме актуального уведомления;
  • при прекращении обработки персданных: например, закрытии компании — передайте по форме заявления о прекращении обработки данных (утверждено приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94).

Сообщить об этих изменениях нужно в течение 10 рабочих дней (ч. 7 ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Также компании обязаны отвечать на запросы сотрудников и Роскомнадзора о том, какие персданные они собирают. На ответ теперь дается 10 рабочих дней, а не 30, как прежде (ст. 20 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

А еще для лучшей защиты данных операторы должны взаимодействовать с ФСБ и подключиться к ГосСОПКА — системе предотвращения кибератак на российские информресурсы. Если происходит утечка персданных, оператор должен в течение суток уведомить об этом ГосСОПКА и назвать возможные причины, а в течение трех суток подготовить отчет о причинах и причастных лицах.

Как именно подключаться к ресурсу ФСБ и что еще потребуется от оператора, определено в п. 12 ст. 19 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Что стоит проверить в персональных данных

Закон разрешает работодателям обрабатывать персданные только в некоторых целях. Это связано с такими ситуациями:

  • заполнение трудового договора, передача сведений в контролирующие органы;
  • содействие карьерному росту и обучению сотрудников;
  • забота о личной безопасности сотрудников;
  • контроль объемов и качества выполняемой работы;
  • сохранность имущества предприятия.

Если личные данные не связаны с этими целями, работодатель не вправе их запрашивать, даже если сотрудник не возражает. Также нельзя обрабатывать данные из особых категорий: о расовой или национальной принадлежности, религиозных и политических убеждений, личной жизни и состояния здоровья, членстве в общественных организациях.

У всех лиц, от которых вы получили персданные, нужно взять согласие на их обработку. В согласии указывают цель сбора данных — ясно и без размытых формулировок.

Итак, прежде всего, важно проверить, числится ли компания в реестре операторов на сайте Роскомнадзора. Если нет — подать уведомление о начале сбора и обработки персональных данных по текущей форме, в качестве даты начала обработки указать дату регистрации компании или ИП.

Когда ведомство утвердит новую форму уведомления, стоит воспользоваться ею для отправки дополнительных сведений, которые не удалось указать в первый раз. Затем подключиться к ГосСОПКА и вовремя уведомлять ведомства об изменениях в обработке данных и утечках.

Автор: Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса Контур.Бухгалтерия

Начать дискуссию

Банк ВТБ начал тестировать свою метавселенную

Разработка напоминает игру Roblox, в которой у пользователей есть свои цифровые личности.

54

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бухгалтеры

Зарабатывай с «Клерком». Реферальная программа Клерк.Партнер

Да-да, теперь и у нас появилась собственная реферальная программа. Вы можете рекомендовать наши курсы и вебинары и получать доход. 

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
1
332
Маркетплейсы

Банкам не нравится, что маркетплейсы проводят оплату через свои структуры

Ozon и Wildberries дают клиентам скидки, если они проводят оплату заказов через свои финансовые инструменты. Банки расценивают это как нарушение конкуренции и просят ЦБ внимательно следить за действия маркетплейсов.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Акцизы

Акцизы на игристые вина повысят, но налог будет меньше запланированного

Совет Федерации решил снизить новые ставки акциза на игристые вина отечественного производства.

65
Экономика России

Прогноз Центробанка: доля безналичных платежей вырастет до 90%

По итогам 2023 года безналичные платежи составили 83% от всех расчетов. За несколько лет этот показатель будет 90%.

Банки

Экс-менеджеры банка «Открытие» заплатят 107 млрд рублей

Ответчики оплатят убытки при первой санации банка «Траст», которую проводило «Открытие».

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экономика России

Инвестиции в экономику РФ выросли: на сколько и что повлияло

Правительство считает, что на рост инвестиций повлияли инвестиционные контракты, инфраструктурные кредиты и соглашение о защите капиталовложений.

Инспектор ФНС попала под суд за незаконный возврат налогов

Сотрудник налоговой незаконно вносила в базу ложные сведения о возврате невостребованных фиксированных платежей для иностранных граждан. Ущерб составил более 37 млн рублей.

Бесплатно с Счета-фактуры

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения

ФНС приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ закрепила новые форматы счета-фактуры и УПД. При этом до 1 апреля 2025 действует переходный период: организации могут применять старые формы документов. После этой даты будет обязательно использовать УПД и счет-фактуры из приложения к приказу № 970.

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения
Экономика России

ЦБ: мониторинг деловой активности остается вблизи максимумов

Несмотря на то, что предприятия зафиксировали снижение спроса, оценки бизнес-климата в стране достигают максимальных значений за 12 лет.

Земельный налог

Земельный налог за сельхозземли не всегда 0,3%

Ставка земельного налога 0,3% – это своего рода льгота. И чтобы она была, надо соблюдать условия.

Налоговая утвердила формат электронных банковских гарантий

Банкам разрешат давать бизнесу электронные гарантии и отправлять их в ФНС в электронной форме.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с Больничные

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс

Как осуществляется обмен сведениями с СФР для больничных листов в 2024 году, разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс
Кадры

Стали известны первые контуры обновленного нацпроекта «Кадры»

Национальный проект «Кадры» стартует в России с 1 января 2025 года.

Экспорт

Экспортерам упростят процедуру подтверждения нулевой ставки НДС

Начиная со второго квартала 2025 года предпринимателям будет не нужно ставить отметки таможенных органов при дополнении реестра сведений по перевозочным документам.

Отчетность по МСФО

Вышел новый стандарт МСФО 18 «Представление и раскрытия в финансовых отчетах»

Новый стандарт МСФО (IFRS) 18 заменил собой принятый в 1997 году IAS 1 «Представление финансовой отчетности».

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: Red Wings меняют название, Wildberries теперь продает машины, а за неправильное обращение с навозом будут наказывать

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

88
Саморазвитие

Когда хобби становится работой: разговор об эмоциональном выгорании. Возможно ли получать удовольствие от обязанностей

Когда впервые ловишь себя на мысли, что любимое занятие уже приносит не только радость, но и стресс… скажем так, возникают смешанные чувства. Что-то вроде удивления, переходящего в легкое раздражение и имеющее примесь отрицания. «Как так? Ведь это ровно то, чем я всегда хотел заниматься, моя страсть, мой личный остров счастья в океане реальности, да еще и деньги платят!» — возмущается внутреннее «я». И тут же на сцену выходят дедлайны, ответственность, перегрузки, чужое мнение и неизбежные ожидания. Островку некомфортно, волны съедают прибрежную полосу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Росстат: сколько времени уходит на поиск работы у выпускника

Ведомство поделилось данными о трудоустройстве выпускников: способах и сколько в среднем на это уходит времени.

56

Интересные материалы

Ипотека

Минфин может повысить ставки на ипотеку: какую именно

Власти считают, что все задачи льготной программы уже выполнены, поэтому можно пересмотреть льготную ставку для тех, кто покупает жилье в ипотеку на Дальнем Востоке.