Карьера бухгалтера

Как определить, насколько приоритетна задача. 10 методов и 2 лайфхака

Перед вами длинный список дел с горящими сроками. Еще есть переполненный почтовый ящик и рабочий чат с непрочитанными сообщениями. Ну и коллега за соседним столом выразительно на вас поглядывает: пару дней назад он попросил помощи с одной задачей, вы согласились, но так и не приступили… Важно всё. С чего начать?
1,1 тыс. 310
Как определить, насколько приоритетна задача. 10 методов и 2 лайфхака
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Рассказываем о методах и лайфхаках, которые помогут ранжировать задачи по приоритетности.

Почему стоит научиться расставлять приоритеты

Умение выбирать главное и временно забывать второстепенное делает вас почти супергероем:

  • вы успеваете то, что обеспечивает вам доход и комфортную жизнь, относительное душевное спокойствие и — зачастую — успешную карьеру;

  • вы эффективно управляете рабочей нагрузкой и добиваетесь поставленных целей без выгорания;

  • вы пользуетесь авторитетом у коллег, руководителей, подчиненных — потому что «не распыляетесь»;

  • вы экономите силы на принятии решений, потому что у вас есть условный алгоритм, которому вы ему следуете;

  • вы минимально тревожитесь, потому что уверены в своем выборе.

Лирическое отступление про матрицу Эйзенхауэра

Из множества задач люди чаще всего интуитивно выбирают то, что «горит сильнее». Но условии цейтнота или стоящего над душой начальника такой выбор редко оказывается верным.

К счастью, был широко растиражирован и в результате стал популярным метод приоритизации «матрица Эйзенхауэра»: если не знаешь, с чего начать, выбери самое срочное и одновременно самое важное — и будешь молодцом.

Если со срочностью (близостью жесткого дедлайна) всё более-менее понятно, то что же считать действительно важным? Звучит субъективно и лишь запутывает.

Методы, приведенные ниже, помогают избавиться от неясности или разложить решение на составляющие таким образом, чтобы у вас появилось условно-разумное объяснение.

Лайфхак № 1. Держите все задачи на виду

Прежде чем приступить к определению приоритетов, убедитесь, что видите сразу все задачи по проекту или на день. Во-первых, так проще выбирать. Во-вторых, так понятен общий объем работы.

Если список дел не умещается на развороте планера / экране компьютера или стикеры с записями, то и дело падают с рабочего стола — проще признать, что нагрузка непосильная (и это стоит обсудить с руководителем).

Методы приоритизации

1. ABCDE

Метод используется в проектном менеджменте, но может быть адаптирован для решения повседневных задач. A, B, C, D и E — это условные обозначения:

  • A (absolutely needs to get done) — без выполнения задачи проект не будет завершен или вы не достигнете базовой профессиональной/личной цели, например не получите зарплату;

  • B (better when it’s done) — невыполнение задачи будет иметь негативные последствия для проекта;

  • C (consequences are unnoticed) — выполнение задачи может пойти на пользу проекту, улучшить результат;

  • D (delegate) — задача несложная или несрочная, ее легко делегировать;

  • E (eliminate) — задача необязательная.

Приоритетными в условиях ограниченного времени будут задачи А и В.

2. Голосование команды

Метод удобен, когда задач много у целого коллектива и их выполнение или невыполнение одинаково отразится на всех.

Каждый участник команды называет от 1 до 3 задач, которые, на его взгляд, приоритетнее остальных. Ответы заносятся в таблицу, где каждый голос равен одному баллу. Затем составляется рейтинг задач в порядке убывания баллов, где на верхних строчках — приоритетные задачи.

3. Матрица приоритетов

Составляется по аналогии с матрицей Эйзенхауэра, но критерии отличаются: вместо срочности и важности вы оцениваете задачи по усилиям и отдаче.

Усилия — это трудоемкость задачи, а отдача — какое влияние задача окажет на результат.

Как определить, насколько приоритетна задача

4. Доступность ресурсов

Практичный и приземленный метод: приоритетной считается та задача, на выполнение которой прямо сейчас у вас имеется больше всего ресурсов (в том числе сил).

5. Модель Кано

Вообще, модель была разработана японским консультантом в области управления качеством Нориаки Кано для того, чтобы обоснованно выбирать приоритетные характеристики продукта: какую стоит быстро внедрить, с какой можно подождать.

Однако для приоритизации задач модель тоже подходит. Напротив каждой задачи проставьте условное обозначение:

  • О — ожидаемая задача, необходимая по умолчанию (например, указанная в вашей должностной инструкции);

  • Ж — желательная к исполнению (то есть та, за которую вам светит премия, бонус или хотя бы одобрительный кивок от руководителя);

  • Д — дополнительная, выполнять которую не обязательно (даже если это полезно лично для вас или для общего дела).

В управлении качеством приоритетной считается характеристика Ж, но в работе со списком задач логично начинать с О.

6. Условно-единственная задача

Если бы у вас были силы и время только на одну задачу — за какую бы вы взялись? Это ваш приоритет на данный момент. Завершив задачу, вновь обратитесь к списку и повторите вопрос. В результате сколько бы задач вы ни успели сделать за день — будете ощущать удовлетворение.

7. Принцип Парето

Согласно этому принципу, 80% следствий проистекает из 20% причин, или 20% задач могут принести 80% пользы и результата.

Подумайте, какие из задач приносят вам «наибольший» результат: например, за них вы получаете основную часть дохода или благодаря им вы быстрее всего приближаетесь к выполнению KPI. Они и станут приоритетом.

8. Фокус на деньги

Метод аналогичен приведенному выше и подходит предпринимателям и руководителям. Приоритетными считаются задачи, которые:

  • прямо или косвенно приносят компании прибыль,

  • позволяют компании сэкономить деньги.

9. WSJF (Weighted Shortest Job First)

Название метода можно вольно перевести как «Начинай с того, что делается быстро и минимизирует риски». Алгоритм следующий:

  1. В таск-листе или таблице напротив каждой задачи добавьте 3 столбца.

  2. В первом столбце, не раздумывая долго, поставьте «стоимость задержки» этой задачи по шкале от 1 до 10 — если невыполнение задачи или проваленный дедлайн навлечет на вас неприятности и создаст дополнительную работу, ставьте девять или 10 баллов.

  3. Во втором столбце поставьте свою оценку времени, которое задача займет (в баллах от 1 до 10) — например, если задача легкая и быстрая, ставьте 2 или 3.

  4. Третий столбец — расчетный. Поделите баллы из первого столбца на баллы из второго. Чем больше цифратем приоритетнее задача.

10. Здравый смысл

Раздумывая над приоритетом задачи, пройдитесь по короткому чек-листу:

  • Приведет ли проваленная задача к потере денег?

  • Может ли невыполнение/задержка навредить карьере, репутации или отношениям?

  • Навредит ли невыполнение задачи людям?

  • Является ли задача «узким горлышком» — то есть зависит ли от ее выполнения работа над другими задачами?

  • Решит ли эта задача другие задачи частично/полностью?

Чем больше ответов «да» — тем приоритетнее задача.

Лайфхак № 2. Выделите время на приоритизацию

Совет кажется нелогичным: и так всё горит, а тут еще надо закапываться в чек-листы, таблицы, расчеты…

На практике же предварительная расстановка приоритетов сэкономит вам время в течение дня: не придется несколько раз задумываться, чем заняться дальше (и почему именно этим).

Более того, сэкономится и ваша энергия — и вы будете лучше справляться с интеллектуальными и творческими задачами.

Важный нюанс. Время на приоритизацию задач должно быть небольшим — хватит и 15 минут. Так вы поставите себя в «полезную» ситуацию ограниченных ресурсов: под легким давлением, в условиях терпимого стресса ваши решения будут наилучшими.

Начать дискуссию

Россияне поставили рекорд трат на косметологические услуги: на что именно

За 2023 год оборот рынка косметологии вырос на 8,6%. Чаще всего клиенты приходят в клиники и салоны красоты за аппаратной косметологией.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Акция ко Дню главбуха! Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, финмоделированию, ФСБУ и зарплате за 3690 рублей!

21 апреля — День главного бухгалтера. Мы поздравляем коллег и делаем скидку на онлайн-курсы, которые помогут вам продолжать профессиональное развитие! До 22 апреля включительно онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ФСБУ, зарплате и финмоделированию за 3690 рублей!

Банки

Банки через камеры банкоматов будут смотреть, кто снимает деньги

Через камеры в банкоматах будут отслеживать, что именно владелец снимает средства с карты. Такая видеоидентификация снизит число мошеннических операций.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

Пока Павел Дуров собирает коллекцию стульев и рефлексирует из-за баклажанов, лёжа в ледяной ванне, рубль не смог обвалиться, биткоин отхалвился, ОФЗ пошли вверх, как и недвижка. Всё больше дивидендов и новых выпусков облигаций, готовится к IPO МТС Банк, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

РЖД объявили о запуске нового мобильного суперприложения: что оно дает

Замгендиректора РЖД Евгений Чаркин на конференции Data Fusion заявил, что «Российские железные дороги» (РЖД) планируют запустить новое мобильное суперприложение (SuperApp) в начале 2025 года.

510
Маркетплейсы

Законодатели взялись за трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

441
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 

Оформление иностранного работника из визовой страны — достаточно трудоемкий процесс. Любое упущение может обернуться для компании штрафом до 1 млн руб. за одного человека. Расскажем, как нанять персонал из дальнего зарубежья и избежать самых распространенных ошибок. 

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 
1
827

Топ-11 инструментов для SEO-анализа сайта

Есть здесь SEO-специалисты? Мы сделали для вас подборку из 11 бесплатных инструментов для SEO-анализа по продвижению сайта. Новичок вы или нет — неважно, эти сервисы помогут оптимизировать работу и сэкономить время.

Банки

Европа вынуждает крупный банк быстрее свернуть бизнес в России

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

2
445
Банкротство

Долги банкротов побили антирекорд

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

УК РФ

Следователи смогут получать доступ к телефонным переговорам до санкции суда

МВД в рамках выполнения поручений правительства разработало изменения в Уголовно-процессуальный кодекс.

Роспотребнадзор разъяснил, что считается вынужденным отказом пассажира от полета и тогда вернут деньги

В связи с периодическими сообщениями о задержках или отменах авиарейсов авиаперевозчиками Роспотребнадзор без привязки к причинам таких задержек и отмен обратил внимание на ряд моментов.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Инвестиции

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Закончился восьмой месяц эксперимента с мартышкиным портфелем против народного портфеля. В нём смотрим, получится ли портфелю из случайных 10 акций РФ обогнать портфель из 10 самых популярных у частных инвесторов «народных» акций.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Статистика Яндекса помогла оспорить упущенную выгоду

Между организацией и индивидуальным предпринимателем был заключен договор франшизы, в рамках которого ИП получил право использования товарного знака в целях открытия бутиков для реализации косметической продукции.

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.

УК РФ

МВД хочет приостанавливать денежные переводы в рамках уголовного преследования

Силовые структуры смогут приостанавливать такие переводы на 10 дней.

Банки

Банки обяжут за 24 часа предоставлять в МВД данные о переводе электронных денег

Министерство внутренних дел разработало проект соответствующего федерального закона.

343
Банки

Киргизский Finca Bank приостановит зачисление переводов из «Сбера» и «Тинькофф»

Ограничения начнут действовать в мае.

314

⚡️Меняем тарифы на «Клерке». Успейте подключить безлимитные консультации

У нас молния. С понедельника на «Клерке» произойдут изменения. Тарифов с безлимитными консультациями больше не будет. Хотите безлимит? Подключайте тариф на год или на полтора прямо сейчас.

Иллюстрация: Вера Ревина / «Клерк»

Интересные материалы

Самозанятые

👵 Чтобы заработать пенсию, самозанятые должны платить добровольные взносы. Но не обязаны, уточняет наш эксперт

В стаж для пенсии идет период работы, если за этот период начисляют и уплачивают взносы. За работников взносы платит работодатель, ИП сами платят свои взносы. А самозанятые не платят.