Клерк.Ру

Копия паспорта не должна храниться в личном деле сотрудника

На днях в московском отделении «Деловой России» состоялся бизнес-утренник на тему «Кадры решают всё? Или как избежать трудовых споров?». 

Среди прочего, собравшиеся обсудили вопросы, касающиеся защиты персональных данных. В частности, было отмечено, что ведение личных дел – необязательная мера, она не прописана в законе.

Но с января 2018 года за любой документ, находящийся в личном деле и содержащий персональные данные, предприятие могут штрафовать.

 К таким документам относятся копии паспорта, диплома, свидетельства о рождении и браке.

В личном деле могут находиться трудовой договор, приказ о приеме на работу, различные приказы о движении сотрудника по предприятию, трудовая книжка, а также не исключена анкета.

 

Мнения
Аватар
А то, что банки "на каждый чих" снимают копии паспортов? Поликлиники при оформлении карт, а травмопункты каждый раз заводят новую карту и каждый раз копию паспорта снимают?

Нет тут логики - расслабьтесь. Вы в личном деле копию паспорта и ИНН хранить права не имеете. Но в личной карточке - эти данные есть.  почему копии хранить нельзя - тайна.

да и когда вы придете на почту заказное письмо получать или там посылочку...... -  то напишите не квитанции и адрес и паспортные данные и подпись. а квиточек этот бросят на открытый для всех сотрудников стеллажик. Но им же можно. Они -  Почта России.... нет логики в защите персональных данных - забудьте

Ishibu, Вы писали:

Они там вообще трёхнулись чтоль??? И где ж их хранить? В сейфе под тремя замками?

 Вообще хранить их нельзя.... ммм..... боюсь соврать.... копию паспорта и ИНН по-моему. Копию иных документов (св-ва о рождении детей, диплома и т.п.) хранить можно. но не вместе с личной карточку... это страшный грех..... только отдельно.... Раньше мы их в личном деле хранили. А личное дело в сертифицированном сейфе. А сейф в закрывающейся комнате. в которую допуск только по журналу... да... а карточки Т2 в другом сейфе.... правда можно в той же комнате.......вопрос как это реализовать в рамках организации на 20 человек - никого из законодателей не интересует.

Вы не знали что ли? что и документы, которые надо вести для защиты персональных данных, тоже не в курсе? я когда список распечатала этих документов у меня полтора листа формата А4 вышло.... а вы не в курсе?

Кстати, я наверное пропустила что там за документ с января 2018 года, что и св-ва о рождении хранить нельзя? Можно ссылочку?

Клерк

Natali Kr, Вы писали:

Ishibu, Вы писали:

Они там вообще трёхнулись чтоль??? И где ж их хранить? В сейфе под тремя замками?

 Вообще хранить их нельзя.... ммм..... боюсь соврать.... копию паспорта и ИНН по-моему. Копию иных документов (св-ва о рождении детей, диплома и т.п.) хранить можно. но не вместе с личной карточку... это страшный грех..... только отдельно.... Раньше мы их в личном деле хранили. А личное дело в сертифицированном сейфе. А сейф в закрывающейся комнате. в которую допуск только по журналу... да... а карточки Т2 в другом сейфе.... правда можно в той же комнате.......вопрос как это реализовать в рамках организации на 20 человек - никого из законодателей не интересует.

Вы не знали что ли? что и документы, которые надо вести для защиты персональных данных, тоже не в курсе? я когда список распечатала этих документов у меня полтора листа формата А4 вышло.... а вы не в курсе?

Кстати, я наверное пропустила что там за документ с января 2018 года, что и св-ва о рождении хранить нельзя? Можно ссылочку?

 

Про доки по защите персданных в курсе. Это тот еще "ахтунг". Пошла прятать концы в воду.

.вопрос как это реализовать в рамках организации на 20 человек - никого из законодателей не интересует

 круто берете, а если в организации 5-7 человек, а если это ИП с 1-2 наемными. Это никого не волнует. Никогда не забуду ситуацию когда в организацию, в которой по штату 4 человека приперлась проверка по экологии из группы в 7 человек, причем через сайт прокуратуры все и самая обычная плановая.

Аватар

Natali Kr, Вы писали:

Нет тут логики - расслабьтесь. Вы в личном деле копию паспорта и ИНН хранить права не имеете. Но в личной карточке - эти данные есть.  почему копии хранить нельзя - тайна.

да и когда вы придете на почту заказное письмо получать или там посылочку...... -  то напишите не квитанции и адрес и паспортные данные и подпись. а квиточек этот бросят на открытый для всех сотрудников стеллажик. Но им же можно. Они -  Почта России.... нет логики в защите персональных данных - забудьте

 А залежи деклараций-отчетов в ИФНС/ПФР/ФСС ?

что и св-ва о рождении хранить нельзя

 Там указывается ФИО и национальность второго родителя, фио и дата рождения ребенка. Это персональные данные.

Аватар
На бизнес-утреннике (придумают же!):
В частности, было отмечено, что ведение личных дел – необязательная мера, она не прописана в законе

Ура!!! Всё! расшиваем все дела, трудовые договоры в кучу в отдельную папку..... ой!.... а в них же указаны паспортные данные.... где подписи сторон.... 

Анекдот: Мальчик потерял веру в логику, когда его на пасеке укусила коза.

Люди! Эти - с утренника - вырабатывают у окружающих когнитивный диссонанс. Не поддавайтесь. 

Аватар

 А налоговая копии паспортов может запросить. И ей плевать на защиту персональных данных, и чего там с чем нельзя хранить. Нету - ваши проблемы.

В районной поликлинике при оплате (в бесплатной, да) за рентген требуют копию паспорта. Борьба с терроризмом и отмыванием средств. Не дадите - пошли на...  в платную поликлинику.

Ну и почта с банками это классика. Их что-то никто не проверяет не трогает. Но вот предприниматель должен потратить пару сотен тысяч, что бы накупить сейфов для хранения бумажек. Поддержка бизнеса и цифровая экономика.

Клерк
 Налоговая СНИЛС постоянно требует. У них с ПФ ,похоже, контра... В ПФ всё правильно, когда сдаём СЗМ, а квартальный отчёт в налоговой постоянно вопросы по новым сотрудникам...
Аватар
Ну с налоговой всё понятно: это контора не для сбора и учета налогов, а для уничтожения бизнеса. Вот введут еще десяток отчетов, додавят остатки, и останется один большой ГосТехПром с друзьями пыни на верхушке. Но вот куда роскомпозор смотрит с почтой и банками неясно. Это ж за месяц годовой план по штрафам можно выполнить. Недоработка чья-то.
Аватар

natalisa52, Вы писали:

 Налоговая СНИЛС постоянно требует. У них с ПФ ,похоже, контра... В ПФ всё правильно, когда сдаём СЗМ, а квартальный отчёт в налоговой постоянно вопросы по новым сотрудникам...

 Да-да, у нас тоже! ПФР выдает СНИЛСы и может себе в базу не внести! У нас так одной даме 2 разных снилса выдали. Потому что я в бреду 2 раза туда съездила и подала заявление!!! 

Ну ладно я! 

Так они там тоже не фиксируют, что на прошлой неделе уже СНИЛС выдали. У них же база всю жизнь не работает...

Упс, комментировать могут только зарегистрированные пользователи. Пожалуйста, .