Оформление паспорта сделки: как избежать ошибок

Материал предоставлен корпоративным изданием для клиентов ГК «ИРБиС» «Система успеха»

В прошлом номере мы писали об обязанностях налоговых агентов при осуществлении сделок с иностранными организациями, не имеющими постоянного представительства на территории нашей страны. Сегодня в продолжение темы сотрудничества с зарубежными контрагентами рассмотрим вопросы оформления паспорта внешнеторговой сделки и разберемся, когда его нужно оформлять, а когда этого можно избежать.

Такой важный и нужный документ

Согласно пп. «б» – «в» п. 9 ч. 1 ст. 1 и п. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее – Закон N 173-ФЗ) в Российской Федерации сделки между резидентом и нерезидентом в иностранной или в российской валюте считаются валютными операциями и регулируются валютным законодательством.

При этом под резидентами понимаются (п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ): российские граждане, за исключением постоянно проживающих в иностранном государстве, иностранные граждане и лица без гражданства, постоянно проживающие в Российской Федерации на основании вида на жительство, а также юридические лица, созданные в соответствии с российским законодательством, и расположенные за рубежом их филиалы, представительства и иные подразделения.

А нерезидентами согласно п. 7 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ, в свою очередь, являются: иностранные граждане и лица без гражданства, не проживающие постоянно в нашей стране, российские граждане, постоянно проживающие на территории иностранного государства; юридические лица, созданные в соответствии с законодательством иностранных государств и расположенные за рубежом, их филиалы, постоянные представительства, другие обособленные или самостоятельные структурные подразделения, находящиеся на территории Российской Федерации.

При заключении между резидентами и нерезидентами валютных операций зачастую требуется оформить паспорт сделки. Данный документ используется для осуществления валютного контроля по проводимым валютным операциям, и его в любой момент могут запросить органы и агенты валютного контроля. В качестве первых выступают ЦБР и Росфиннадзор, а в качестве вторых – налоговые инспекции, таможенные органы, банки, Внешэкономбанк и профессиональные участники рынка ценных бумаг (ч. 3 ст. 22 Закона N 173-ФЗ).

Порядок оформления, ведения и закрытия паспорта сделки предусмотрен в главе 3 Инструкции ЦБР от 15.06.2004 N 117-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок» (далее – Инструкции N 117-И). Здесь же перечислены случаи, когда нужно оформлять паспорт сделки, и случаи, когда этого делать не требуется. Давайте остановимся на этом поподробнее.

Когда нужно оформлять паспорт сделки

В соответствии с п. 3.1 Инструкции N 117-И паспорт сделки необходимо оформить при заключении между резидентом (юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем) и нерезидентом:

• внешнеторгового договора об экспорте или импорте товаров,  предусматривающего ввоз товаров на таможенную территорию Российской Федерации или вывоз товаров с таможенной территории Российской Федерации. (Прим. автора: вероятно в связи с вступлением в силу с 01.07.2010 Таможенного кодекса Таможенного союза в Инструкцию будут внесены поправки, и таможенная территория РФ будет заменена на таможенную территорию Таможенного союза, в который помимо нашей страны входят Республика Беларусь и Казахстан.);
• внешнеторгового договора о выполнении работ, местом выполнения которых может быть как Российская Федерация, так и иностранное государство;
• внешнеторгового договора об оказании услуг, местом оказания которых, как и в предыдущем случае, может быть Российская Федерация и иностранное государство;
• внешнеторгового договора о передаче информации и результатов интеллектуальной деятельности, в том числе исключительных прав на них;
• кредитного договора о предоставлении резидентами займов в иностранной и российской валюте нерезидентам, а также при получении резидентами кредитов, займов в иностранной и российской валюте от нерезидентов по кредитному договору.

При этом не имеет значения, будут ли осуществляться расчеты через счета резидента, открытые в уполномоченных банках РФ, или же через счета в банке-нерезиденте.

Обратите внимание на то, что заключение перечисленных в п. 3.1 Инструкции N 117-И договоров влечет необходимость оформления паспорта сделки лишь при условии, что общая сумма договора превышает в эквиваленте 5 тыс. долларов США по курсу иностранных валют к рублю, установленному ЦБР на дату его заключения с учетом внесенных изменений и дополнений (п. 3.2 Инструкции N 117-И).

Если стороны не указали сумму внешнеторгового договора (кредитного договора), однако резидент, исходя из известных на дату оформления паспорта сделки сведений, предполагает, что его общая сумма превысит в эквиваленте 5 тыс. долларов США, паспорт сделки необходимо оформить. Такое разъяснение дал ЦБР в своем Информационном письме от 31.12.2004 N 30.

Паспорт сделки придется оформить и в ситуации, когда резидент не оформил его, предполагая, что общая сумма договора не превысит установленный лимит, но фактически этот лимит был превышен. Причем, как показывает анализ судебной практики, сделать это необходимо не позже дня подписания документов, подтверждающих поставку товара, выполнение работ или оказание услуг, к примеру: товарно-транспортной накладной, акта приемки-передачи выполненных работ, акту оказания услуг (см. постановления ФАС Волго-Вятского округа от 04.03.2009 N А39-3223/2008-147/3, ФАС Уральского округа  от 24.03.2009 N Ф09-969/09-С1 и ФАС Московского округа от 11.09.2009 N КА-А40/7570-09).

Важное уточнение: поскольку в понятие «нерезидент» включены и расположенные на территории Российской Федерации представительства, филиалы и обособленные подразделения иностранных юридических лиц, то при осуществлении с ними операций, подпадающих под вышеприведенные случаи, резидент обязан представить в банк паспорт сделки. Ведь требования валютного законодательства в отношении них не содержат каких-либо исключений (Информационное письмо ЦБР от 06.08.2007 N 36 «Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного контроля»).

В действующем законодательстве предусмотрен еще один случай, когда необходимо оформить паспорт сделки – при проведении внешнеторговой бартерной сделки. Пункт 3 ст. 2 Федерального закона от 08.12.2003 N 164-ФЗ «Об основах государственного регулирования внешнеторговой деятельности» (далее – Закон N 164-ФЗ) понимает под ней сделку, совершаемую при осуществлении внешнеторговой деятельности и предусматривающую обмен товарами, услугами, работами, интеллектуальной собственностью, а также сделку, которая наряду с указанным обменом предусматривает использование при ее осуществлении денежных и (или) иных платежных средств. В таких ситуациях оформляется паспорт внешнеторговой бартерной сделки в соответствии с положениями Порядка оформления и учета паспортов бартерных сделок (утв. МВЭС РФ, ГТК РФ, Минфином РФ 03.12.1996 NN 10-83/3225, 01-23/21497, 01-14/197) и по форме, содержащейся в Приложении  1 к нему.

Когда паспорт сделки не оформляется

В п. 3.2 Инструкции N 117-И приведен закрытый перечень случаев, когда не требуется оформлять паспорт сделки, в частности, при осуществлении валютных операций по внешнеторговому договору (кредитному договору), заключенному между:

• нерезидентами и резидентом – физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, при осуществлении последним валютных операций по договору;
• нерезидентом и резидентом – кредитной организацией;
• нерезидентом и федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным Правительством РФ на осуществление валютных операций;
• между нерезидентом и резидентом в случае, когда общая сумма внешнеторгового договора (кредитного договора) не превышает в эквиваленте 5 тыс. долларов США по курсу иностранных валют к рублю, установленному ЦБР на дату его заключения с учетом внесенных изменений и дополнений. Поэтому если резидент договорится со своим зарубежным партнером и разобьет один договор на несколько (каждый на сумму менее 5 тыс. долларов США), то паспорт сделки оформлять не придется.

Несмотря на то, что данный перечень является закрытым, в дополнение к нему ЦБР приводит еще ряд ситуаций, когда паспорт сделки не открывается:
•          при уплате аэропортовых, аэронавигационных и прочих сборов с воздушных судов в аэропортах РФ, являющихся регулируемыми сборами, размеры, порядок взимания и использования которых устанавливаются уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, и классифицируются как неторговые операции (Информационное письмо ЦБР от 01.06.2006 N 12-1-5/1219 «По отдельным вопросам применения Инструкции N 117-И и Положения N 258-П»);
•          при бункеровке топливом судов нерезидентов в российских портах, вывозимым с таможенной территории РФ в таможенном режиме «перемещение припасов» (Информационное письмо ЦБР от 06.03.2006 N 34 «Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного контроля»);
•          при оплате резидентами международных пошлин во Всемирную организацию интеллектуальной собственности за международную регистрацию товарных знаков (Информационное письмо ЦБР от 06.08.2007 N 36 «Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного контроля»);
•          при осуществлении расчетов между нерезидентом и российской адвокатской конторой за оказанные ею юридические услуги нерезиденту (Информационное письмо ЦБР от 15.06.2005 N 32 «Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования и валютного контроля»).

Про паспорт сделки можно забыть и тогда, когда резидент заключает сделки, не указанные в п. 3.1 Инструкции N 117-И. В частности, поскольку оформление паспорта сделки является обязательным только при экспорте и импорте товаров, оплата товаров в пользу иностранного контрагента, если они не пересекают таможенной границы Российской Федерации, не влечет обязанность по открытию паспорта сделки.

Хотим предупредить, что на практике контролирующие организации трактуют положения п. 3.2 Инструкции N 117-И более расширенно. Например,договор аренды нежилого помещения на территории нашей страны не указан в данном пункте, а потому паспорт сделки по такому договору, заключенному резидентом с нерезидентом, представлять не требуется. Однако Росфиннадзор и арбитражные суды придерживаются иного мнения, полагая, что договор аренды относится к договору об оказании услуг, предусмотренному в Инструкции N 117-И, и влекущему необходимость оформления паспорта сделки (постановление ФАС Поволжского округа от 24.12.2009 по делу N А55-12978/2009).

В подтверждение своей позиции суды также ссылаются на уже упомянутый Закон N 164-ФЗ, подразумевающий под внешней торговлей услугами оказание услуг либо выполнение работ, включающее в себя производство, распределение, маркетинг, доставку услуг или работ (в том числе и способом оказания услуг иностранному заказчику на территории Российской Федерации).
Поэтому при решении вопроса о необходимости оформления паспорта сделки в том или ином случае, нужно учитывать не только положения Закона N 173-ФЗ, но и положения Закона N 164-ФЗ. А в случае возникновения сомнений – стоит проконсультироваться с сотрудниками Росфиннадзора или его территориальных отделений в соответствии с п. 5.14.8 Положения о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2004 N 278, и п. 5.14.12 Положения о территориальных органах Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, утв. Приказом Министерства финансов РФ от 11.07.2005 N 89н.

Главное – правильно оформить

Для оформления паспорта сделки резидент должен одновременно представить в банк следующие документы (п. 3.5 и  п. 3.14 Инструкции N 117-И):

• два экземпляра паспорта сделки;
• внешнеторговый договор (кредитный договор), являющийся основанием для проведения валютных операций;
• разрешение органа валютного контроля на осуществление валютных операций по внешнеторговому договору (кредитному договору) – когда этого требует действующее валютное законодательство, а также на открытие резидентом счета в банке-нерезиденте.

Этот перечень не является исчерпывающим, и банк вправе запросить иные документы, необходимые для оформления паспорта сделки, при условии, что они непосредственно относятся к проводимой валютной операции. К ним относятся (ч. 4 ст.  23 Закона N 173-ФЗ):

• документы, удостоверяющие личность физического лица;
• документ о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
• документы, удостоверяющие статус юридического лица, – для нерезидентов;
• документ о государственной регистрации юридического лица – для резидентов;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• документы, удостоверяющие права лиц на недвижимое имущество;
• документы, удостоверяющие права нерезидентов на осуществление валютных операций, открытие счетов (вкладов), оформляемые и выдаваемые органами страны места жительства (места регистрации) нерезидента, если получение им такого документа предусмотрено законодательством иностранного государства;
• уведомление налогового органа по месту учета резидента об открытии счета (вклада) в банке за пределами территории Российской Федерации;
• регистрационные документы в случаях, когда перерасчет иностранной или российской валюты, дорожных чеков, ценных бумаг в документарной форме в доллары США осуществляется по официальному курсу, устанавливаемому ЦБР на день их декларирования таможенному органу (ч. 5 ст. 15 Закона N 173-ФЗ);
• документы или их проекты, являющиеся основанием для проведения валютных операций (договоры, доверенности, документы, подтверждающие факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг, информации и результатов интеллектуальной деятельности);
• документы, оформляемые и выдаваемые кредитными организациями, в том числе, банковские выписки, и документы, подтверждающие совершение валютных операций;
• таможенные декларации, документы, подтверждающие ввоз в Российскую Федерацию российской или иностранной валюты, а также внешних и внутренних ценных бумаг в документарной форме;
• документы, подтверждающие, что физические лица являются супругами или близкими родственниками.

Данные документы представляются в банк в установленном им порядке и в согласованный с ним срок, но не позднее дня осуществления первой валютной операции по договору либо иного исполнения договорных обязательств в зависимости от того, какое из указанных событий наступит раньше.

Часть 5 ст. 23 Закона N 173-ФЗ требует, чтобы все представляемые в банк бумаги были действительными на день их представления. Они представляются в подлиннике или в заверенной копии. Если к проведению валютной операции или открытию счета имеет отношение только часть документа, может быть представлена заверенная выписка из него.

Документы от государственных органов иностранных государств (за исключением Республики Беларусь, Украины, Молдовы, Казахстана, Узбекистана, Киргизской Республики, Таджикистана, Армении, Азербайджана, США, Кипра, Словакии – см. Письмо ФНС России от 12.05.2005 N 26-2-08/5988), подтверждающие статус зарубежных организаций, должны быть легализованы консульскими учреждениями РФ в соответствии с Приказом МИД РФ от 26.05.2008 N 6093 «Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции по консульской легализации документов».
Если документы составлены на иностранном языке, то по запросу банка необходимо представить их нотариально заверенные переводы на русский язык.

По каждому договору оформляется один паспорт сделки в одном российском банке, в котором открыт валютный счет, через который проводятся расчеты с зарубежным партнером. Если же резидент осуществляет все валютные операции через счета, открытые в банке-нерезиденте, то паспорт сделки оформляется в территориальном учреждении ЦБР по месту государственной регистрации организации или по месту жительства физического лица.
Форма паспорта сделки утверждена в Приложении 4 к Инструкции N 117-И и для каждого вида договора она разная: для внешнеторгового договора предусмотрена форма 1, а для кредитного договора – форма 2. Здесь же, в Приложении 4, содержится и порядок заполнения паспорта сделки.

При представлении в банк паспорта сделки индивидуальным предпринимателем, он подписывается им лично либо лицом, уполномоченным на это соответствующей доверенностью, и заверяется печатью (при ее наличии).

Когда паспорт сделки представляет организации, он подписывается двумя лицами, наделенными правом первой и второй подписи, либо одним лицом, наделенным правом первой подписи (при отсутствии в штате сотрудников, в обязанности которых входит ведение бухгалтерского учета), заявленными в карточке с образцами подписей и оттиска печати, с приложением оттиска печати организации.
При поступлении паспорта сделки в банк, последний проверяет соответствие указанной в нем информации сведениям, которые содержатся в прилагаемых к паспорту сделки документах, а также соблюдение порядка его оформления. Срок такой проверки не может превышать трех рабочих дней с даты представления в банк этих важных документов.

В случае положительного результата проверки оба экземпляра паспорта сделки подписываются ответственным лицом банка и заверяются его печатью, один из них помещается в досье, а другой в течение трех рабочих дней с даты его представления в банк возвращается резиденту.
Если же в ходе проверки будут выявлены нарушения, банк отказывает в подписании паспорта сделки и возвращает резиденту представленный им пакет документов не позднее трех рабочих дней, следующих за датой его представления в банк. Таким нарушениями, в частности, могут быть:

• несоответствие данных, содержащихся во внешнеторговом договоре (кредитном договоре), данным, указанным в паспорте сделки;
• нарушение порядка оформления паспорта сделки;
• непредставление резидентом в банк документов, обосновывающих осуществление валютных операций.

Изменили договор – переоформите паспорт сделки

При внесении во внешнеторговый договор (кредитный договор) изменений или дополнений, затрагивающих сведения, содержащиеся в оформленном паспорте сделки, либо изменения иной указанной в нем информации, резидент должен представить в банк два экземпляра переоформленного паспорта сделки и документы, подтверждающие вносимые изменения и дополнения. И опять же банк может запросить и другие документы, относящиеся к данной валютной сделке.

Пункт 3.15(1) Инструкции N 117-И предусматривает, что пакет документов должен быть представлен в банк не позднее дня осуществления следующей валютной операции либо не позднее очередного срока представления в банк подтверждающих документов и информации, связанных с проведением валютных операций, и осуществления банками контроля за проведением валютных операций – в зависимости от того, какое из этих событий наступит раньше.
Во избежание путаницы, хотим предупредить, что с 2008 года Инструкция N 117-И не предоставляет резиденту права самому выбирать срок предоставления документов, поэтому он должен исходить из того события, которое наступит раньше остальных (постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.07.2008 N А21-940/2008 и ФАС Северо-Западного округа от 06.10.2008 N А52-561/2008).
Также нужно учитывать и то, что не все дополнительные соглашения вызывают необходимость внесения изменений в уже оформленный паспорт сделки, а лишь те, которые касаются указанных в нем сведений (срок действия договора, его цена и т.п.).

В случае если на момент переоформления паспорта сделки изменились наименование и (или) организационно-правовая форма банка при его реорганизации в форме преобразования, в переоформляемом паспорте сделки резидент указывает и эту информацию.
Принятие и подписание банком переоформленного паспорта сделки осуществляется в общем порядке. При этом номер паспорта сделки, присвоенный при его первичном оформлении, переносится в переоформленный документ и в досье по нему.

Закрытие паспорта сделки

Паспорт сделки закрывается банком в следующих случаях:

• при представлении резидентом письменного заявления о закрытии паспорта сделки в связи с переводом внешнеторгового договора (кредитного договора) на расчетное обслуживание в другой банк;
• при представлении резидентом письменного заявления о закрытии паспорта сделки в связи с исполнением сторонами всех обязательств по внешнеторговому договору (кредитному договору), или их прекращением по основаниям, предусмотренным законодательством РФ (к примеру, при досрочном расторжении договора по решению суда и т.п.), с приложением к нему подтверждающих документов;
• по истечении 180 календарных дней, следующих за указанной в паспорте сделки датой завершения исполнения обязательств по договору.

Банк должен закрывать паспорт сделки не позднее 7 рабочих дней с даты представления ему соответствующего заявления. Если заявление поступило в  электронном виде, принявшее этот документ ответственное лицо банка распечатывает его на бумажном носителе и заверяет своей подписью с указанием даты распечатки.
Закрывая паспорт сделки, банк проставляет в соответствующем поле паспорта дату его закрытия.

Нарушили закон – отвечайте

Непредставление или несвоевременное представление или переоформление паспорта сделки, а также нарушение правил его оформления влечет административную ответственность по ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ в виде штрафа в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей – для юридических лиц, от 4 тыс. до 5 тыс. руб. – для должностных лиц. В контексте названной статьи под должностными лицами понимаются не только руководители организации, но и индивидуальные предприниматели.

Одним из распространенных правонарушений, допускаемых организациями и предпринимателями, является несвоевременное представление оформленного или переоформленного паспорта сделки. К примеру, нередко случается так, что дополнительное соглашение об изменении внешнеторгового договора (кредитного договора) подписано, и резидент только начал готовить пакет документов для дальнейшего представления их в банк, а его зарубежный партнер уже успел перечислить некоторую сумму в рамках этого договора. Такие ситуации контролирующие организации расценивают как несвоевременное оформление паспорта сделки. Некоторые суды встают на сторону резидента, считая, что п. 3.15(1) Инструкции N 117-И не ставит в зависимость соотношение того или иного платежа с конкретными изменениями, которые вносятся во внешнеторговый договор (кредитный договор) и изменяют содержащиеся в уже оформленном паспорте сделки сведения (Постановление ФАС Московского округа от 14.11.2008 N КА-А40/10547-08).

Если задержка оформления (переоформления) паспорта сделки небольшая (например, не более одной недели), то резидент вправе заявить в суде ходатайство о признании данного нарушения малозначительным, сославшись на ст. 2.9 КоАП РФ и п. 18 Постановления Пленума ВАС РФ от 02.06.2004 N 10 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях» (далее – Постановление). Напомним, что ст. 2.9 КоАП РФ предусматривает возможность освобождения от административной ответственности при малозначительности правонарушения, а в п. 18 Постановления разъясняется, что малозначительность правонарушения имеет место при отсутствии существенной угрозы охраняемым общественным отношениям. В силу п. 17 Постановления, если суд установит малозначительность правонарушения, то он принимает решение о признании незаконным постановления Росфинннадзора о привлечении российской организации или предпринимателя к ответственности за данное нарушение и об отмене. Кстати, многие суды охотно идут навстречу резиденту (постановления ФАС Уральского округа от 01.04.2010 N Ф09-2111/10-С1, ФАС Волго-Вятского округа от 21.01.2010 N А82-13505/2009, ФАС Северо-Западного округа от 25.02.2010 N Ф07-613/2010).

А вот пропуск срока переоформления паспорта сделки по причине того, что подписанное зарубежным контрагентом дополнительное соглашение было получено позже даты поступления от него платежа, по мнению большинства судей (но не всех!), вообще не должен рассматриваться как нарушение п. 3.15(1) Инструкции N 117-И. Ведь резидент принял все зависящие от него меры по соблюдению данной нормы, но просрочка возникла по вине его партнера. В таком случае эксперты советуют запастись заявлением о том, что организация сделала все необходимое для своевременного переоформления паспорта сделки, а также претензией к партнеру о нарушении сроков представления договорной документации.

В завершение статьи, хотелось бы порекомендовать читателям обращать большое внимание на положения заключаемого с нерезидентом договора (особенно на предмет и на цену договора, на место доставки товара), и на нормы действующего валютного законодательства (в частности, законов N 173-ФЗ и N 164-ФЗ, Инструкции N 117-И), а в случае возникновения сомнений – обращаться за разъяснениями к специалистам.