Консолидация отчетности

Автоматизация учета по МСФО: загрузка начальных данных

Работа в автоматизированной системе ведения учета по МСФО начинается с загрузки начальных данных – это наполнение нормативно-справочной информации и отражение проводок, обеспечивающих формирование входящего баланса на плане счетов МСФО.
2,5 тыс. 8

Источник: журнал "Корпоративная финансовая отчетность. Международные стандарты"

Работа в автоматизированной системе ведения учета по МСФО начинается с загрузки начальных данных – это наполнение нормативно-справочной информации и отражение проводок, обеспечивающих формирование входящего баланса на плане счетов МСФО.

Загрузка начальных данных может осуществляться вручную или автоматизированно. Загрузка вручную означает, что пользователи системы самостоятельно наполняют справочники и регистры, формируют проводки при помощи типовых инструментов программного продукта (например, при автоматизации на решениях «1С» используются документы типа «Ввод начальных остатков», «Бухгалтерская справка», «Операция (международная)» и др.).

Автоматизированная загрузка выполняется техническими средствами при помощи специальных обработок. Источниками данных для загрузки могут являться база ведения учета по РСБУ или внешние файлы, например таблицы MS Excel.

Описание принципов загрузки начальных данных в рамках проектов по автоматизации учета, как правило, формализуется в документе «Методика загрузки начальных остатков/данных на План счетов МСФО»[1]. Этот документ является основой для подготовки соответствующего раздела в Техническом задании[2], в случае если типовой функционал программного продукта не позволяет организовать загрузку данных и требует доработки.

Рассмотрим вопросы, возникающие у компаний при формировании и загрузке начальных данных в автоматизированную систему ведения учета по МСФО.

На какую дату загружать остатки? 

Дата загрузки данных – это последнее число предшествующего отчетного периода. То есть если отчетный год для целей МСФО в компании начинается 1 января, то данные должны быть загружены по состоянию на 31 декабря предшествующего года.

Возможные варианты относительно выбора даты можно рассмотреть на следующих примерах:  

1. В 2011 г. компания выполняет первое применение МСФО для отчетности за 2010 г. при помощи трансформации. Одновременно выполняется проект по автоматизации учета по МСФО.

Согласно МСФО 1 «Применение МСФО впервые», если отчетность по МСФО составляется впервые за 2010 г., то отчетная дата – 31.12.2010, а дата перехода на МСФО (на которую готовится вступительный баланс) – 01.01.2009. Таким образом, на 01.01.2009 компания будет выполнять расчет входящих остатков, и полученные данные могут быть загружены в систему МСФО. В этом случае отчетность за 2009 и за 2010 гг. будет получена уже в системе, что позволит сверить данные с результатом трансформационных таблиц.
Также остатки можно рассчитать и загрузить на 01.01.2010 и 01.01.2011, однако в этом случае учет в системе будет организован за один год или, соответственно, только начнется с 1 января 2011 г.

2. Компания готовила отчетность по МСФО несколько лет при помощи трансформации. Принято решение получить данные за 2011 г. в автоматизированной системе. В этом случае можно рекомендовать:

а) рассчитать и загрузить остатки на 01.01.2011, в 2011 г. вести учет в системе и параллельно в трансформационной модели для сверки результатов; 

б) рассчитать и загрузить остатки на 01.01.2010, сформировать учет за 2010 г. в системе, сравнить данные с трансформационной моделью. За 2011 г. трансформацию можно уже не выполнять, так как данные будут получены в системе.

При выборе даты загрузки следует иметь в виду два момента:
    – чем большее количество периодов формируется в системе, тем точнее данные и тем качественнее дорабатывается система на этапе опытно-промышленной эксплуатации, однако такой подход более трудоемкий и дорогой;
    – проекты по комплексной автоматизации достаточно продолжительные, и если проект начался, например, в первом квартале года, то к загрузке начальных остатков система будет готова не ранее конца года.

Как перейти от трансформации к параллельному учету?

Большинство российских компаний в первые годы подготовки отчетности по МСФО предпочитают получать отчетность путем трансформации в силу известных преимуществ данного способа. В последующие годы, когда процесс поставлен на поток, возникает обоснованное желание сократить количество ручного труда путем автоматизации.

На практике переход от трансформации к автоматизированному ведению учета по МСФО бывает достаточно болезненным для компании в силу следующих причин:

 – Разный объем и содержание аналитики. Традиционно в системе предусматривается гораздо большее количество аналитики, чем в трансформационных таблицах. Например, при трансформации «Запасы» рассматривались компанией только в разрезе номенклатурных позиций, в системе дополнительно потребуется учитывать места хранения объектов. В этом случае сумма загружается без недостающей аналитики либо разносится по аналитике исходя из профессионального суждения. В дальнейшем движения по аналитике корректируются вручную.

– Переход к пообъектному учету. На практике часто возникают ситуации, когда в трансформационных моделях ведется укрупненный учет (учет по группам, а не по конечным единицам), в автоматизированной системе единица учета – конкретный объект. Возникает необходимость перейти от группового учета к пообъектному, например группу «Оборудование» разбить на конечное число карточек основных средств при загрузке начальных остатков и в дальнейшем вести учет по каждому объекту.

– Невозможность/нецелесообразность применения в системе методик, которые применялись в трансформационной модели. Проект по автоматизации начинается с анализа методики учета и подготовки отчетности по МСФО, применяемой в компании. Часто в ходе автоматизации методики претерпевают изменения.

Например, если у компании функциональная валюта – евро, а валюта учета в РСБУ – рубли, то при трансформации остатки для баланса пересчитываются по курсу на дату закрытия, обороты для отчета о прибылях и убытках – по среднему курсу за период. При трансляции данных в системе есть возможность пересчитывать каждую операцию по курсу на дату совершения (что даст более точный результат). Соответственно, по ряду статей возникает разница между данными в трансформационной модели и системе.

– Психологический аспект. Трансформация выполняется, как правило, в MS Excel, где легко увидеть формулы расчета корректировок и проследить взаимосвязь показателей. В системе же формулы, алгоритмы и взаимосвязи в большинстве случаев будут «зашиты в код», т. е. в режиме пользователя можно инициировать действие и получить результат, не видя процесса его формирования. (Например, создаем документ «Амортизация МСФО», выбираем месяц начисления, нажимаем кнопку «Рассчитать амортизацию основных средств», получаем проводки по начислению амортизации по каждому объекту.)

Ответ на вопрос о том, в какой момент отказаться от трансформации, если в компании выполняется проект по автоматизации учета, зависит от того, на какую дату будут загружены начальные остатки, каким образом будет проверяться работоспособность системы на реальных данных, в какие сроки нужно подготовить очередной комплект отчетности по МСФО и др.

Параллельное ведение трансформационной модели и учета в автоматизированной системе позволяет минимизировать риск неподготовки отчетности по МСФО в заданные сроки.

На практике компании часто хотят проверить корректность формирования данных в системе ретроспективно (т. е. на исторических данных) путем сверки результатов работы системы с цифрами в трансформационной модели. Ориентируясь на такой подход, следует иметь в виду, что объективные разницы будут возникать, но в целом система должна формировать более точный и качественный результат в сравнении с трансформационными таблицами.

Что загружать вручную, что автоматизированно?

Касательно данного вопроса базовый принцип простой: загрузку объемных участков следует автоматизировать, данные по остальным участкам учета загружать вручную. Перечень участков и их объем – категории специфические для каждой из компаний.

При желании можно все остатки загрузить автоматизированно. Выполнять эту задачу можно как силами специалистов заказчика, так и с привлечением внешних консультантов. Как правило, определяющими факторами здесь являются объем выделенных ресурсов и степень загруженности специалистов заказчика другими задачами.

По каждому участку, подлежащему автоматизированной загрузке, необходимо определиться с источниками данных: где, как и кем будут рассчитываться и откуда будут загружаться в систему МСФО данные.

Пример 1

Раздел «Загрузка начальных данных» Технического задания (фрагмент) 

Начальные остатки по следующим участкам подлежат автоматизированной загрузке (табл. 1).

Таблица 1

Участок учета по МСФО

Механизм загрузки

1. Основные средства

Загрузка из внешних файлов

Независимая от РСБУ загрузка из файлов MS Excel обработкой «Загрузка начальных остатков (МСФО)»

2. Нематериальные активы

3. Запасы, товары

Загрузка из подсистемы РСБУ

Загрузке подлежат начальные остатки.
Справочники РСБУ по данным участкам будут использоваться для целей МСФО без изменений.

По состоянию на дату загрузки начальных остатков данные по аналогичным участкам в РСБУ подлежат конвертации в МСФО по правилам мэппинга. При этом сумма проводки по счету МСФО равна сумме проводки по счету РСБУ.

Остатки по счетам МСФО, которые не имеют соответствия со счетами РСБУ, будут внесены вручную

4. Дебиторская и кредиторская задолженность

5. Кредиты и займы

6. Денежные средства


    Начальные остатки по участкам, не перечисленным в пункте «Автоматизированная загрузка», заносятся в подсистему МСФО вручную документом «Операция (международная)».
    Перечень участков:
    1. Незавершенное строительство (CIP) МСФО.
    2. Отложенные налоги МСФО.
    3. Капитал и резервы МСФО.
    4. Прочие активы и обязательства МСФО. 

На практике из внешних файлов чаще всего загружаются данные по основным средствам, нематериальным активам, финансовым инструментам, поскольку информация в РСБУ сильно отличается от требуемой для целей МСФО.

После того как определен механизм загрузки для каждого участка, разработчики проанализируют возможности системы и опишут форматы данных для загрузки из внешних файлов.

Например, для участка «Основные средства» формат файла загрузки может выглядеть следующим образом (табл. 2).

Таблица 2

Формат файла загрузки данных (фрагмент)

№ строки

Инв. номер МСФО

Основное средство МСФО, наименование

Ссылка ОС РСБУ, код

Дата принятия к учету МСФО

Местонахождение объекта

Группа ОС МСФО

Срок полезного использования, мес.

Начислять амортизацию

Метод начисления амортизации МСФО

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Число

Строка

Строка

Ссылка
Справочник ОС
РСБУ, код

Дата

Ссылка
Справочник
Подразделения МСФО

Ссылка
Справочник
Группа ОС МСФО

Число

Булево {истина, ложь}

Ссылка
Перечисление
Способы начисления амортизации

Счет учета первоначальной стоимости МСФО

Способ отражения расходов по амортизации

Ликвидационная стоимость

Состояние

Первоначальная стоимость МСФО

Накопленная амортизация МСФО

Накопленное обесценение МСФО

11

12

13

14

15

16

17

Ссылка ПС МСФО

Ссылка Справочник Способы отражения расходов по амортизации

Число

Ссылка Перечисление Состояние ОС

Число

Число

Число


В результате подготовки данных к загрузке по каждому участку должны быть заполнены такого рода таблицы. Если загрузка осуществляется из подсистемы РСБУ или других баз, то описанию подлежат правила переноса данных.

Как загружать данные? 

Непосредственно загрузка выполняется либо типовыми средствами программного продукта, либо специально разработанными с учетом специфики конкретного заказчика инструментами (назовем их «Обработки по загрузке начальных данных»).

При помощи этих инструментов заполняются справочники и регистры, создаются и проводятся документы (операции), формирующие проводки по начальным остаткам на Плане счетов МСФО.

Использование Обработок, как правило, интуитивно понятно и не вызывает сложностей у пользователей:

Пример 2
Руководства пользователя по Системе ведения учета по МСФО (фрагмент)

Обработка «Загрузка начальных данных» предназначена для загрузки на План счетов МСФО остатков по участкам «Основные средства» и «Нематериальные активы» МСФО.

На форме имеются следующие реквизиты:
    – Дата загрузки начальных остатков.
    – Корреспондирующий счет для ввода остатков (как правило, счет 00 «Вспомогательный»).
    – Участок учета (ОС, НМА).
    – Файл загрузки (ссылка на внешний файл загрузки).
    – Выполнить (кнопка).
При нажатии на кнопку «Выполнить» создаются документы типа «Загрузка начальных остатков по (МСФО)», автоматически заполняются реквизиты документа.

Если все необходимые реквизиты заполнены, то осуществляется проведение заполненного документа, иначе документ записывается без проведения.

При проведении формируются проводки в корреспонденции с корсчетом для ввода остатков.

Как проверить правильность загрузки данных?

Результатом загрузки начальных данных будут являться:   

  – заполненные нормативно-справочной информацией справочники и регистры системы МСФО;

   – оборотно-сальдовая ведомость по МСФО на дату загрузки начальных остатков (вступительный баланс).

Корректность загрузки может быть проверена при помощи технических контролей, предусмотренных процессом загрузки (например, проверка неполноты заполнения всех необходимых реквизитов в файлах загрузки, если часть реквизитов не заполнена, – указание строк, содержащих пропуски, и т. д.; запрет проведения документов, содержащих неполные данные об остатках; формирование отчетов о результатах загрузки остатков и пр.), и путем проверок пользователями системы (например, сверка данных вступительного баланса с результатами трансформационных таблиц; проверка правильности разнесения итоговых остатков по аналитикам; выявление и исправление либо обоснование объективных разниц).

Что согласовывать с аудиторами?

Если отчетность компании по МСФО проверяется аудиторами, то в части задачи по загрузке начальных остатков с представителями аудиторской компании будет целесообразно согласовать:

1. Изменение методик ведения учета и формирования отчетности при переходе от трансформации к учету в системе и уровень существенности по возникающим разницам. Информация, получаемая в системе, более точная и качественная, и если она существенно отличается от цифр, полученных в трансформационных таблицах, на основании которых была выпущена отчетность по МСФО в предыдущих периодах, то аудиторы могут поставить вопрос о рестейтменте (перевыпуске) отчетности за предыдущий период, что является для компании достаточно трудоемкой процедурой.

2. Входящие остатки на плане счетов МСФО (вступительный баланс в системе). Как известно, аудит финансовой отчетности подразумевает аудит представленной сравнительной информации. С другой стороны, если в дальнейшем потребуется изменить входящие остатки, высока вероятность того, что это приведет к необходимости переформирования данных в системе МСФО за весь период ведения учета. Согласовав с аудиторами вступительный баланс, особенно в части разниц с данными в моделях трансформации, компания минимизирует риск корректировки входящих остатков.

3. Источник формирования данных для аудируемой отчетности в переходный период. Если компания уже получает отчетность в системе, но еще не отказалась от трансформационных таблиц, важно понимать, что будут проверять аудиторы, так как показатели могут различаться в силу описанных выше причин.

Таким образом, к задаче загрузки начальных данных в систему МСФО следует отнестись крайне внимательно и быть готовыми к тому, что ее решение потребует продолжительного времени и слаженной работы участников проектной группы.


[1] Подробнее см.: Манько С.В. Автоматизация учета по МСФО: методологическая база проекта // Корпоративная финансовая отчетность. Международные стандарты. 2011. № 2.

[2] Документ «Техническое задание» содержит описание модификации существующих объектов Информационной системы и разработки новых объектов. Документ не содержит описания объектов в типовой конфигурации, которые не будут изменены.

Начать дискуссию

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
99

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
109

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
193
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

48
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
54
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.