Экономические выгоды от внедрения ИТ-проектов реализуются только в том случае, если эти выгоды заложены в целевые установки проекта. Но как оценить экономический эффект?

Как в наши дни компании оценивают необходимость внедрения корпоративных информационных систем?

На протяжении последнего десятилетия в российской практике наиболее распространенными подходами были: авторитарный, технократический или популистский. И вот в начале нового века некоторые российские менеджеры начинают осознавать необходимость рационалистического подхода, включающего в себя элемент экономической целесообразности. Большинству остальных мешают скептицизм и неуверенность.

Так как же правильно расставить знаки препинания в утверждении "ОЦЕНИТЬ НЕЛЬЗЯ ВЕРИТЬ"?

1.1. В чем она - экономическая целесообразность?

Внедрение современных информационных технологий - дело затратное. Функционирование компаний в рыночной среде требует как минимум анализа экономических последствий ИТ-проект должен также оцениваться с этих позиций.

Необходимость оценки экономической целесообразности внедрения, или выбора из альтернативных проектов наилучшего, объясняется двумя основными причинами. Во-первых, очень велик "проигрыш" в случае ошибочного решения. Во-вторых, проверенные на практике методы современного менеджмента убеждают в том, что любая модернизация приносит наибольший успех, если ее цели тесно связаны с показателями/индикаторами оценки достигаемых результатов - то есть экономические выгоды от внедрения ИТ-проектов могут быть реализованы только в том случае, если они выявлены уже в процессе проектирования и заложены (прямо или косвенно) в целевые установки проекта.

1.2. ИТ-проект - инвестиционный проект

Нелишне заметить, что с советских времен оценка экономической эффективности проектов АСУ рассматривалась в качестве элемента технико-экономического обоснования. Именно "обоснования", поскольку призвано было оправдать выбранное каким-либо образом решение и ни на что принципиально не влияло. Про него, как правило, все забывали, как только было принято решение о внедрении проекта; и только в случае конфликтных ситуаций в руководстве предприятия такая "бумажка" всплывала на свет, чтобы показать, что принятое в свое время решение было плохо обосновано.

Тем не менее, если рассматривать ИТ-проект как задачу, направленную на совершенствование управленческой системы, то в условиях конкурентной рыночной среды к нему следует относиться как к самостоятельному инвестиционному проекту, то есть как к способу инвестирования средств в качественное улучшение управления компанией.

Отношение к информатизации как к инвестиционному проекту означает необходимость экономического обоснования требуемых капитальных вложений, то есть сопоставления предполагаемых затрат и эффектов для принятия решения о его целесообразности. Однако в отличие от простого "обоснования" результат оценки обсуждаемого проекта должен влиять:

на целевые установки проекта;
на выбор оптимального варианта;
на принятие решения о целесообразности осуществления инвестиций;
на количественные измерители результатов на разных уровнях управления;
на возможность корректировки процесса внедрения ИТ-проекта;
наконец, на оценку результатов фактического внедрения проекта.

А главное - процесс соизмерения затрат и достигаемого за их счет эффекта должен быть именно "процессом", то есть итерационной процедурой, проводимой на протяжении всего этапа разработки и внедрения проекта, результат которой способен повлиять на дальнейшее продолжение проекта.

1.3. "Что" измерять?

Согласно классическому определению, эффективность исчисляется как некоторое соотношение затрат и результатов. Сложность состоит в оценке этих двух составляющих. Качество любой методики оценки эффективности определяется качеством используемого инструментария для измерения результатов внедряемого проекта и связанных с ним затрат.

Еще практика внедрения АСУП показала, что для оценки экономической эффективности недостаточно рассматривать создание АСУ только как внедрение новой техники в производство, и требуется своя методология и специфические подходы. Разработчиков тяготила необходимость придумывать возможные источники эффективности. И для универсализации этой процедуры было решено, что экономическая эффективность АСУ на базе ЭВМ обеспечивается за счет следующих факторов:

высокой скорости выполнения операций по сбору, передаче, обработке и выводу информации;
применения современных методов рационализации использования производственных ресурсов;
непрерывного оперативного контроля хода выполнения плана на основе своевременной и достоверной информации о состоянии производства;
повышения качества учета, планирования, контроля и регулирования.

Сложность вытекала из того, что ИТ-проекты воздействуют на конечные финансово-экономические показатели деятельности хозяйственной системы не прямо, а опосредованно, через управленческие процедуры. А управленческие процедуры мало формализованы и с трудом поддаются количественному измерению. Итак, для оценки эффективности нужны количественные показатели, характеризующие затраты и результаты, и соответствующие методики для расчета их оценок.

В практике инвестиционного анализа имеются общепризнанные подходы к финансово-экономической оценке инвестиционных проектов (1, 2). В общем виде финансово-экономическая оценка качества предлагаемого инвестиционного проекта предусматривает сбор, верификацию и оценку трех основных финансово-экономических параметров:

потребные инвестиции с разбивкой по срокам осуществления вложений, экономическому содержанию (капитальные вложения, оборотные средства) и направлениям использования (оборудование, программное обеспечение, строительно-монтажные работы, настройка и др.);
эксплуатационные затраты на операционной стадии функционирования ИТ-системы;
экономические выгоды ("эффекты") компании, являющиеся следствием внедрения ИТ-системы, с учетом сроков проявления, направлений и экономического содержания (увеличение прибыли, сокращение оборотных средств, сокращение затрат и др.).

Две первые группы параметров условно можно назвать затратами по проекту, а последнюю группу - результатами. Примерная укрупненная блок-схема оценки доходной и затратной части ИТ-проекта представлена на рис. 1.

Рисунок 2. Блок-схема процесса оценки доходной и затратной части проекта

Предлагаемые методы инвестиционного анализа позволяют получить известный набор различных характеристик эффективности, указанных в методических рекомендациях по оценке инвестиционных проектов (срок окупаемости, совокупная накопленная чистая прибыль на горизонте жизненного цикла, чистая текущая стоимость проекта, внутренняя норма рентабельности и др.). Вопрос только в том, какие взять количественные показатели затрат и результатов, как получить расчетные формулы, где взять данные для расчетов. Для получения таких количественных характеристик необходимо структуризировать процесс формализации измерителей.

1.4. "Как" измерять?

Конечные финансово-экономические выгоды компании лежат в области таких показателей, как увеличение выручки, снижение операционных затрат, оптимизация структуры активов и др.

А ИТ-проекты, рационализируя управленческие бизнес-процессы, позволяют получать такие качественные улучшения, как сокращение дублирующих функций; повышение оперативности, ликвидация излишних бизнес-операций, увеличение оперативности расчетов; сокращение сроков формирования отчетных документов, увеличение возможностей по оптимизации решений за счет многовариантных расчетов и др. Можно понять, что, например, ускорение расчетов приведет к снижению показателя "средства в расчетах", а это, в свою очередь, к высвобождению оборотных средств. Однако напрямую связать, скажем, увеличение прибыли со скоростью формирования отчета по дебиторам компании практически невозможно. Очевидно, что прямого однозначного соответствия между конечными финансово-экономическими выгодами и качественными улучшениями за счет информатизации провести нельзя. Выход - в структуризации конечных финансово-экономических целевых показателей до уровня ИТ-процедур.

В принципе, данный подход уже давно в том или ином виде применяется специалистами, внедряющими ИТ. На Западе он получил название метода сбалансированной оценочной ведомости (Balanced Scorecard), авторами которого являются Дэвид Нортон и Роберт Каплан (3). Суть данного метода заключается в установлении связи между бизнес-стратегией и использованием ИТ, исходя из тезиса о том, что "каждое действие, касающееся ИТ, найдет отражение в определенных компанией стратегических целях".

На наш взгляд, развитие и практическое применение данного подхода должны заключаться в построении многоуровневой детальной структуры "цели - задачи - подзадачи - функции/бизнес-процессы", которая свяжет несовместимые, на первый взгляд, характеристики и даст набор оценок эффектов новой системы управления. Максимальная структуризация такого дерева позволяет тесно связать глобальную бизнес-стратегию компании, конкретные бизнес-задачи и те качественные улучшения, которые привносят внедряемые в практику управления информационные технологии - факторы ИТ-эффективности, - и выразить их в форме количественных экономических выгод компании. Фрагмент подобной композиции "дерева" показан на рис. 2.

1.5. "Снизу вверх" или "сверху вниз"

Получение такого дерева можно начать снизу: предложить ИТ-проект, поставить ему в соответствие качественные улучшения, аккумулировать эти улучшения по нескольким управленческим уровням и постепенно выразить в конечных финансово-экономических показателях. Но этот подход грешит всеми недостатками простого "обоснования". Во-первых, не факт, что суммарные экономические выгоды вообще в таком случае приведут к окупаемости предполагаемых затрат (если не принимать во внимание возможную подтасовку данных), а во-вторых, по результатам внедрения выявленные факторы экономической выгоды могут быть и не достигнуты, ведь никто не нацелен и не заинтересован в их достижении.

Если дерево строить сверху вниз, то возникает другая проблема: кто и на основании чего должен изначально сформулировать целевые финансово-экономические установки ИТ-проекта. Такая постановка вопроса попахивает целевыми ориентирами "партии и правительства": например, "добьемся в результате внедрения системы ЕRP увеличения прибыли на 20%!". Интересно, какие разработчики и руководители компании возьмут на себя ответственность за создание и внедрение подобной системы?

Рисунок 2. Фрагмент дерева "цели - ... - факторы эффективности - количественные показатели эффективности"

1.6. Шесть шагов по оценке

Построение обозначенного дерева должно представлять собой двунаправленный процесс и быть органическим образом вплетено в процесс совершенствования (оптимизации) системы управления компанией. Укрупненно данный процесс можно представить в виде следующей схемы.

Процесс формирования количественных измерителей должен начинаться на этапе обследования действующей системы управления компанией с целью выявления проблемных областей и/или направлений, по которым конкурентные позиции компании слабы, - а также оценки возможностей информационных технологий воздействовать на решение возникших проблем и способствовать снижению потерь или улучшению качественного положения компании на рынке. На этом этапе необходимо попытаться количественно выразить возникающие потери компании, а также возможный (реалистичный) процент снижения этих потерь (экспертно или на основе выявленных закономерностей).
На основе предлагаемой концепции ИТ-проекта "снизу вверх" выявить и структурировать возможные улучшения системы управления на уровне бизнес-процессов до экономических факторов эффективности и конечных выгод компании.
На основе сопоставления возможных экономических выгод, выявленных на этапе 1 и этапе 2, и согласования предлагаемой конфигурации ИТ-проекта с требованиями заказчика принять в качестве целевых ориентиров проекта согласованные показатели, выраженные в терминах конечных финансово-экономических выгод.
Согласовать выбранные целевые ориентиры по многоуровневой цепочке (дереву целей) до целевых значений характеристик совершенствования конкретных бизнес-процессов на нижнем уровне.
Рассчитать показатели экономической эффективности ИТ-проекта как инвестиционного проекта (см. соответствующие методики).
Скорректировать пункты (2-5) данного процесса на каждом этапе принятия важных решений, касающихся разработки проекта; внесения изменений, способных существенно повлиять на конечную эффективность; а также решений о приостановке или продолжении внедрения проекта на различных этапах.
1.7. Три источника, три составные части...

Для реализации указанного подхода приходится решить еще три важные проблемы оценки экономической эффективности ИТ-проектов:
- научиться переходить от качественных к количественным характеристикам в процессе построения дерева;
- обеспечить получение необходимой информации в части количественных характеристик;
- научиться определять момент проявления обозначенного экономического эффекта, то есть учитывать фактор времени.
  1.8. Переход "качества" в "количество"
  
  Первая из обозначенных проблем заключается в необходимости конструирования логико-расчетных формул для трансформации качественных улучшений на нижних уровнях в количественные экономические выгоды. Однозначного ответа на решение этой задачи пока не получено, однако позволим себе дать ряд советов.
  Если построить логическую цепочку "качественный ИТ-фактор - фактор экономической эффективности", то, поскольку для конечного фактора экономической эффективности расчетная формула известна, за счет "понижающего" расчленения каждого из компонентов расчетной формулы можно добраться до качественного ИТ-фактора и здесь экспертно определить степень его влияния.
  Постараться построить максимально подробное дерево "цели - ... - факторы", поскольку подробная детализация, с одной стороны, позволит "отловить" тот показатель, который поддается описанию формальными зависимостями, а с другой - сужает область субъективных связей.
  Для начальных предположений не стоит игнорировать накопленный опыт внедрения успешных ИТ-проектов. Ведь детализированная оценка экономических эффектов возможна только на этапе непосредственной разработки и внедрения ИТ-системы. Тем не менее уже на этапе предварительной оценки целесообразности внедрения системы необходимо косвенно оценить потенциальные выгоды на основе метода аналогий и экспертного анализа. Такая оценка не даст конкретного ответа на вопрос: "что принесет нам внедрение данного проекта?", но позволит оценить, ради чего стоит браться за его разработку и оценку, каков потенциал предлагаемой ИТ-системы. Например, "в аналогичных компаниях практический опыт внедрения подобных систем ERP позволил убедиться в возможности сокращения размеров материальных запасов на 10-15%". Это еще не целевой показатель, но уже пища для размышлений, за что бороться!
  Опыт показывает, что источниками эффективности ИТ-проектов являются существующие возможности ликвидации излишних потерь и активизации неиспользуемых компанией резервов. Поэтому на самом высоком уровне оценки потенциальных экономических выгод можно воспользоваться следующей обобщенной классификацией:
  минимизация упущенного дохода или формирование новых источников дохода;
  снижение эксплуатационных затрат;
  снижение управленческих затрат;
  минимизация налоговых и других обязательных выплат;
  снижение штрафных санкций и прочих внереализационных расходов;
  увеличение оборачиваемости текущих активов компании.
  
  5. Группировка факторов экономической эффективности по обозначенным категориям упрощает процесс сведения показателей экономии/эффекта по проекту в целом. Наконец, последнее. В случаях, когда степень проявления качественного фактора ИТ-эффекта носит вероятностный характер с трудно определимым математическим ожиданием, целесообразно оценить степень чувствительности количественно выражаемого экономического параметра к вероятным проявлениям ИТ-фактора и на этой основе определить предельные значения экономической выгоды. Дальнейшие уточнения целевых требований и оценок необходимо выполнять только в том случае, если разброс значений данного ИТ-фактора будет оказывать существенное влияние на оценку конечного результата.
  
  1.9. "Где" искать?
  
  Решение второй из обозначенных проблем, а именно: получение максимально достоверной информации, необходимой для выстраивания логико-расчетных цепочек, - значительно облегчается в случае вовлеченности в процесс построения и оценки дерева "цели - ... - факторы" работников компании на соответствующих уровнях управления (в том числе управленцев), причем они должны выступать и как эксперты, которым наиболее достоверно известны потенциальные резервы предприятия, и как мотивированные сотрудники, участвующие в разработке и внедрении ИТ-проекта.
  
  1.10. "Когда" искать?
  
  Наконец, не менее трудный вопрос - учет фактора времени. Очевидно, что изменение каких-либо качественных факторов управления компанией отнюдь не мгновенно ведет к изменению значений конечных экономических показателей, и запаздывание реакции увеличивается при движении вверх по дереву целей. Одна из известных методик, применяемых для оценки информационных технологий, - EVS (Economic value sourced), предлагаемая в рамках пакета Business Value Framework компании Meta Group (3), - предполагает, что информационные технологии могут принести компании пользу только четырьмя основными способами: увеличить доходы, повысить производительность, сократить время выпуска продуктов и снизить риск. Таким образом делается попытка количественного учета параметров времени и риска при оценке результирующих показателей эффективности.
  
  На наш взгляд, наиболее важным представляется учет следующих аспектов фактора времени.
  
  Корректный выбор временного периода анализа. Говоря о современной информационной системе, бессмысленно рассчитывать показатели ее экономической эффективности на период в 20 лет - смена технологий происходит в несколько раз быстрее.
  Временное снижение эффективности хозяйственной системы в период внедрения. Это возникает, в частности, в силу неизбежного возрастания нагрузки на сотрудников предприятия, связанного с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии, а во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации в течение некоторого времени приходится вести дела как в новой, так и в традиционной системах.
  В случае внедрения интегрированных, комплексных систем максимальное проявление эффектов смещено к окончанию процесса освоения новой ИТ-системы, когда интеграцией оказываются охвачены большинство звеньев хозяйственной системы, что дает возможность проявиться синергическим эффектам.
  
  1.11. Философское осмысление пройденного показывает...
  
  Наконец, необходимо отметить, что опыт внедрения ИТ-систем наглядно демонстрирует два важнейших фактора повышения эффективности реализации таких проектов.
  
  В наибольшей мере "плоды" этого внедрения начинают проявляться только в случае реорганизации собственно бизнеса, а выигрыш растет по мере увеличения рассматриваемого периода.
  Наибольший эффект, проявляющийся на верхних уровнях управления компанией, достигается в случае применения комплексных, интегрированных ИТ-решений.
  
  Итак, рационализация и методологическое обеспечение процесса оценки эффективности внедрения ИТ-систем позволяет с достаточной степенью убедительности провести оценку эффективности инвестиций в ИТ-проект.
  
  1.12. Несколько практических советов
  
  Исходя из приобретенного опыта оценки эффективности ИТ-проектов хотелось бы дать несколько полезных советов, которые помогут избежать возможных ошибок и сократить трудоемкость данного процесса.
  
  Обращайтесь к "первоисточнику". Количественные значения экономических параметров должны оценивать те работники, которым предстоит собирать "плоды" информатизации или "пожинать" эффекты "оКИСления" своей деятельности (если только внедрение ИТ-проекта не приводит к ликвидации функций данного работника и его сокращению), которые реально могут почувствовать результаты.
  Не фантазируйте. Наиболее честный (хотя и не очень приятный для ИТ-специалиста) способ оценить эффект заключается в ответе на вопрос: "А что мы потеряем, если вот это не автоматизируем?". Иными словами, необходимо рассматривать сохранение старой системы как альтернативное решение, и отдельно оценивать выгоды и издержки этого варианта.
  Не старайтесь объять необъятное. В условиях дефицита времени или на предварительных стадиях оценки целесообразности внедрения ИТ-технологий следует помнить, что пять-шесть хорошо определяемых эффектов составляют большую часть суммарного эффекта. Универсальное правило "80/20" оказывается вполне применимо и в этой области. Поэтому в таких случаях оценивайте только то, что действительно можно оценить. Там, где это не получается, попробуйте определить предельные (граничные) значения, а затем попытайтесь оценить, насколько полученный разброс влияет на надежность конечного результата. Тем самым удается существенно сократить трудоемкость процесса оценки экономической эффективности за счет отсеивания ИТ-факторов, с высокой вероятностью не вносящих существенного вклада в совершенствование деятельности компании.
  И самое главное: правильно интерпретируйте полученные результаты. Любой рациональный расчет не полон и не точен из-за действия различных факторов неопределенности, а поэтому не исключено наличие качественных аргументов, способных при определенных условиях подтолкнуть руководство предприятия принять решение о внедрении ИТ-проекта, несмотря на недостаточно высокие показатели его эффективности в сравнении с другими инвестиционными проектами.
  
  Назовем таковые аргументы:
  
  Необходимость повышения конкурентоспособности компании как важнейшего фактора выживаемости на рынке. Для многих видов бизнеса конкурентоспособность выражается в том числе в скорости реакции на изменение конъюнктуры, скорости создания новых изделий, внедрения их в производство, скорости обработки заказов клиентов и учета их требований. Решение этой задачи просто невозможно без широкой автоматизации информационных процессов. Методика Real Option Valuation как раз предлагает рассматривать ИТ "в качестве набора гибких возможностей". Цель в том, чтобы добиться максимального уровня гибкости, который, в свою очередь, поможет фирмам лучше и намного быстрее адаптировать или изменять свой курс. В этом смысле ИТ могут рассматриваться в качестве опциона, позволяющего компании реализовать некоторые возможности в будущем.
  В крупных компаниях невозможно обеспечить высокое качество технологии и организации производства и управления без современной интегрированной компьютерной системы, а следовательно, без нее затруднительно выйти на серьезный рынок.
  Развитая комплексная интегрированная система - это прежде всего мощная система ERP, то есть система учета и управления производственными ресурсами. Следовательно, для компаний, четко ориентированных на рост прибыли, - это также жизненно важный фактор функционирования.
  
  Авторы, ни в коей мере не претендуя на всеобъемлющую полноту и универсальность предложенного подхода, тем не менее полагают, что некоторые успехи, достигнутые при его использовании для обоснования и оценки высокозатратных ИТ-проектов, делают возможным его применение и в других проектах.
  
  За дополнительной информацией обращайтесь в компанию Interface Ltd.