Заметки о подготовке к автоматизации

Автоматизация всего и вся — вот уже несколько последних десятилетий эта тема волнует умы многих и многих людей. От научного работника до руководителей самых разных рангов. Собственно, интерес к этой теме понятен. Автоматизация позволяет экономить время, повышает точность и предоставляет многие преимущества для тех, кто её использует. Но в то же время мы чуть ли не каждый день слышим о неудачных проектах в этой области.

Имея опыт работы как в составе ИТ-службы крупных холдингов, так и в организациях, оказывающих ИТ-услуги, я составил определённую классификацию крайних взглядов на процесс автоматизации, которой я делюсь со своими знакомыми — руководителями фирм различной величины, а заодно периодически проверяю себя, не скатываюсь ли я в крайность. В данной статье предлагается несколько советов в области автоматизации.

Сергей АНОСОВ, директор по развитию группы компаний Net Consult

Взгляд первый — внутренний: “Мы сами с усами”

Как правило, носителем этого взгляда является определённая порода программистов, которые в силу своих личностных особенностей (амбиций, характеров и т. п.) не хотят работать в ИТ-фирмах, но при этом горят желанием (и обладают способностью) создавать своё ПО. Причём они свято верят в то, что “правильная” программа решает если не все, то почти все проблемы, стоящие перед фирмой.

Рассмотрим “внутренний” взгляд со стороны и небольшой фирмы, и крупной.

Основной аргумент при внутренней автоматизации: мы лучше знаем, что надо фирме, так как мы — часть фирмы. В общем-то, да. А вот насколько ваши ИТ-сотрудники в состоянии охватить все задачи, стоящие перед фирмой (тут мы имеем в виду задачи бизнеса)? В данном случае всё зависит от размеров организации и компетенции сотрудников.

Если фирма у вас небольшая или средняя и вам попался самородок в лице программиста, то есть масса примеров, когда вы получаете в своё пользование достаточно неплохой программный продукт. Но через определённое время вы обречены на проблемы. Давайте рассмотрим несколько наиболее популярных вариантов.

  1. Самородку надо расти, а у вас он уже всё сделал. Ему становится в прямом смысле слова скучно. Новых возможностей себя показать не просматривается, и он начинает искать другую работу. Ничего плохого в этом нет, но редко когда на созданную программу есть вся необходимая документация. Затем приходит следующий самородок, потом ещё один, и так до бесконечности. На пользу программе такая смена специалистов явно не идёт. Мне довелось познакомиться с системой, к которой за три года приложили руку четыре программиста, — прекраснейшее пособие, как не надо делать!
  2. Ваш бизнес растёт, и если программист растёт вместе с ним, то вам повезло, так как вы получили почти готового ИТ-менеджера, а может, и ИТ-директора. В таком случае можете быть спокойны: от вас требуется только обеспечить его необходимыми ресурсами.
  3. Ваш бизнес растёт, а программист — нет (он может быть хорошим программистом, но отвратительным менеджером). И вот тут возникают самые печальные последствия. Бизнес находится в одном месте, а программа — в другом. При этом, как правило, возникает невероятное количество “экселевских” табличек. Если вы потрудитесь ради интереса посчитать те деньги, которые вы платите сотрудникам за их заполнение и обработку, то на развитие небольшого бизнеса вам наверняка хватит.
Если же речь идёт о крупной фирме, то самородок для вас опасен! Вам в первую очередь нужен менеджер, который будет руководить. Однажды я услышал из уст высшего менеджера одного из крупных холдингов такую фразу: “У меня есть четыре программиста, за пару месяцев они напишут мне корпоративную систему”. Пусть такая фраза никогда не прозвучит в вашей фирме, так как ни об одной удачной попытке создать систему силами внутренних программистов мне неизвестно (для крупного бизнеса речь необходимо вести о программной системе). Слишком много требуется сопутствующих знаний для создания именно системы (управление проектами, оптимизация бизнес-процессов, управление изменениями и пр.).

Взгляд второй, тоже внутренний:“Нет пророка в своём отечестве”

Если вы считаете, что ваши ИТ-специалисты ни на что не способны, кроме как переносить мониторы с этажа на этаж, сидеть в интернете, то возникает вопрос: зачем вы их держите? Увольте и наберите новых. Если не можете выбрать, то обратитесь к кадровым агентствам и платите им только за тех специалистов, которые вам нужны. Если на эту зарплату вы не можете найти других, то тут уже вам решать, какие специалисты вам нужны — дешёвые или грамотные. Опять же пример из моей практики: в одной немаленькой фирме в обязанности программиста входил набор на компьютере различных писем, актов и пр. У меня сразу же возник вопрос, чем занимается секретарь в данной компании?

Взгляд третий, внешний:“Никто, кроме нас”

Этот взгляд принадлежит не самым скромным сотрудникам различных фирм, объединённых общим термином “провайдер ИТ-услуг”. Данные сотрудники считают, что все проекты по автоматизации должны делать исключительно внешние фирмы. Они профессиональнее, несут ответственность за результат, заинтересованы в том, чтобы сделать всё максимально быстро. Действительно, такое мнение имеет право на жизнь. Хотя я не возводил бы его в абсолют.

Истина, как всегда, лежит посередине. Крайности всегда вредны. Если в вашем проекте нужны узкие специалисты на непродолжительное время, то нет смысла брать их на постоянную работу, да они скорее всего и не пойдут. Вряд ли человек будет устраиваться на место, если заранее знает, что спустя несколько месяцев ему придётся оттуда увольняться. В то же время, если есть необходимость в постоянном присутствии специалиста, например, для администрирования баз данных, то, наверное, стоит иметь его в штате. Всегда всё считайте. Проверяйте всё через эффективность. Если эффективнее использовать своих специалистов и вы знаете, как это сделать, то так и поступайте. Если эффективнее передать проект сторонней фирме или нескольким фирмам — передавайте.

Результат

А теперь, если вы решились на автоматизацию в своей компании, не поленитесь ответить для себя на следующие вопросы.

  1. Для чего? Чего вы хотите добиться при помощи автоматизации? Всегда помните, что любая программа — это только инструмент, причём сложный инструмент, который требует грамотных специалистов, но сам по себе ничего не делает. Ни одна программа не решит ваших проблем, если только вы сами не начнёте их решать.
  2. Сколько? Как много средств вы готовы потратить на автоматизацию? Тратить необходимо столько, сколько нужно. Тратить меньше бесполезно, а больше — расточительно. Существует ряд методик, которые могут достаточно точно определить бюджетные параметры всего проекта (а в этом случае речь надо вести именно о проекте), найдите время ознакомиться с ними.
  3. С кем? Решите, какими силами будете вести проект. Будете ли привлекать сторонних специалистов или попытаетесь всё сделать своими силами?
  4. Готовы ли вы к изменениям? Выполнить проект и не изменить ничего — невозможно. Менять придётся если не всё, то многое.
В любом случае вам придётся сделать описанные ниже шаги.

  1. Определить, какие цели вы хотите достичь в результате проекта. Как будете определять, что цели достигнуты?
  2. Создать команду проекта. Назначить руководителя проекта. Определить основные риски проекта и пути их нейтрализации.
  3. Разработать методики и регламенты, по которым вы собираетесь работать после окончания проекта. Проверить их на бумаге, т. е. определить “правила игры”.
  4. Разработать и протестировать программную часть вашего проекта. Обучить персонал работе в новых условиях.
  5. Разработать и запустить систему поддержки результатов проекта.
Как видите, набор действий, необходимых для успешного проекта по автоматизации, не слишком большой. Сложнее обеспечить все действия и их правильную последовательность. Самая распространённая ошибка, которая мне встречалась на практике, — это игнорирование пункта 3. Представьте с

Разберитесь с самым сложным налогом - НДС! Даже входящий-исходящий НДС не будет вызывать у вас сложностей, заполняйте книги покупок и продаж играючи!

Курс повышения квалификации

120 ак. часов
удостоверение в ФИС ФРДО
профстандарт «Бухгалтер»

После курса любые проверки ФНС вас больше не будут пугать! Старт потока 15 августа, запишитесь прямо сейчас пока есть места, курс стоит всего 18 800 рублей.

Смотрите полную программу курса тут, или оставьте заявку ниже, менеджер подробно проконсультирует вас!

Платный контент, доступный в «Премиум». Что такое «Премиум»?
Налог на имущество организаций