Один бухгалтер — нормально. А если общими стали уже продажи, закупки и склад?

У собственника три компании. В каждой своё юрлицо, расчётный счёт, договоры и своя выручка.

Но бухгалтер у них один. Один юрист сопровождает договоры всей группы. Один айтишник обслуживает сотрудников всех трёх компаний.

Знакомо?

Для бизнеса это нормальная модель. Зачем держать трёх бухгалтеров, если один справляется с объёмом.

Сам по себе общий сотрудник ничего не говорит о нарушении.

Но представим, что общими стали уже не только бухгалтерия. Снабжение. Продажи. Склад. Логистика. Управление.

Бухгалтер ведёт учёт всех трёх компаний. Один снабженец закупает товар для группы. Один логист организует доставку. Общий отдел продаж работает с клиентами всех трёх. Товар лежит на одном складе. Ключевые решения принимает один руководитель.

Вот здесь вопрос меняется.

Не «может ли один бухгалтер работать на три компании» — может. Не «можно ли использовать один склад на несколько компаний» — можно.

Вопрос в другом: где заканчивается использование общего ресурса и начинается единый хозяйственный процесс?

Эту границу собственнику и важно научиться видеть.

Один общий ресурс — это нормально

Несколько компаний могут использовать общих сотрудников, помещения, IT-инфраструктуру, транспорт.

Если собственник создаёт вторую компанию и оставляет бухгалтерию в первой, это само по себе не означает, что перед нами единый бизнес. То же с общим складом или айтишником.

Позиция Верховного Суда: сама по себе взаимозависимость и наличие общих ресурсов не являются основанием для консолидации доходов компаний, если каждый участник ведёт самостоятельную хозяйственную деятельность (п. 4 Обзора практики, утв. Президиумом ВС РФ 04.07.2018; доведён письмом ФНС от 30.07.2018 № КЧ-4-7/14643).

Поэтому не работает логика «у компаний общий бухгалтер — значит, это один бизнес». Но не работает и обратная: «общий бухгалтер — это нормально, значит, с группой всё в порядке».

Бухгалтер — только один элемент конструкции. Смотреть нужно на совокупность.

Как нарастает картина

Общие ресурсы появляются постепенно. Конструкция складывается годами, и каждый следующий шаг кажется таким же разумным, как предыдущий.

Начинается с малого: один бухгалтер или айтишник на группу. Это экономия, и с ней всё в порядке.

Дальше добавляется общий склад и общая логистика. Здесь уже нужно документальное подтверждение — договоры, распределение расходов.

Потом появляется общий отдел продаж и единый закупщик, причём без разграничения по продуктам или клиентам. Это уже зона, где картина начинает меняться.

А в предельном варианте объединены управление, продажи, закупки, склад и финансы — и компании различаются только реквизитами в ЕГРЮЛ.

Ни один шаг по отдельности не был ошибкой. Проблема появляется в сумме.

Не считайте сотрудников — смотрите на функции

Самый полезный вопрос здесь не «сколько у нас общих сотрудников». Спросите иначе: какие функции бизнеса фактически объединены?

Бухгалтерия. Один бухгалтер ведёт несколько организаций — нормальная практика. Важно другое: какие задачи он выполняет для каждой компании, кто их ставит, кто принимает результат и как распределяются расходы.

Закупки и склад. Один снабженец и один склад могут быть самым рациональным решением. Смотреть надо на другое: кто формирует заявки, для какой компании приобретается товар, чей товар хранится и как распределяются расходы на содержание склада.

Продажи. Один отдел продаж работает с клиентами нескольких компаний. Важен процесс: кто привлекает клиента, кто определяет цену, кто заключает договор и какая компания получает выручку.

Разница видна на простом примере.

Опасный вариант. Менеджер единого отдела продаж при звонке клиента решает сам: «Вы оптовик? Оформим от ООО „Альфа“. А если нужно без НДС — оформим на компанию на упрощёнке». Распределение сиюминутное и подгоняется под налог.

Рабочий вариант. Единый отдел продаж работает по регламенту. «Альфа» продаёт производственное оборудование, вторая компания — расходники и сервис. У каждого юрлица своя ниша, даже если менеджер сидит за одним столом.

Как оформить общие ресурсы на бумаге

Если компания № 1 держит в штате бухгалтера, айтишника или арендует склад, а компания № 2 этими ресурсами пользуется, это не должно выглядеть как бесплатная помощь родственнику.

Нужен бумажный след.

Договоры между своими: аутсорсинг, оказание услуг, агентирование, субаренда.

Рыночная оплата с калькуляцией. Расходы перевыставляются по понятной формуле: пропорционально занимаемой площади склада, количеству документов, времени работы специалиста, выручке.

Реальные первичные документы. Не формальный договор раз в год, а ежемесячные акты оказанных услуг и отчёты исполнителя.

Мысленный эксперимент: автономия

Представьте, что завтра одну из компаний нужно полностью отделить от остальных. Не закрыть и не ликвидировать, а просто дать ей работать самостоятельно.

Что у неё останется?

Понятно ли, кто будет заниматься продажами? Кто станет принимать ключевые решения? Как организуются закупки и логистика? Как компания продолжит вести учёт?

Компания не обязана иметь всё это в собственности. Она может официально получать услуги от других компаний группы.

Поэтому вопрос не в том, есть ли у неё собственный бухгалтер. Вопрос в другом: понятно ли, как эта компания продолжит вести самостоятельную деятельность, используя общие ресурсы группы?

Не нужно искусственно разводить бизнес

Это принципиально важно.

Цель такой проверки — не заставить собственника срочно нанимать отдельного бухгалтера, снимать второй склад или создавать три отдела продаж.

Если группе выгодно иметь единый бухгалтерский центр — пусть он будет единым. Если один склад эффективнее трёх — используйте один.

Общие ресурсы сами по себе не проблема.

Задача не в том, чтобы сделать компании искусственно непохожими друг на друга. Задача — проверить, сохраняется ли реальная самостоятельность хозяйственной деятельности каждой из них.

Подробно о том, как налоговая видит границу между легальной оптимизацией и рискованными структурами, я разбирала в статье «Дробление не выбирают: взгляд собственника и ФНС».

Главный вопрос для собственника

Если убрать названия юридических лиц и посмотреть только на то, как бизнес работает каждый день — вы увидите несколько самостоятельных компаний или один бизнес, просто распределённый между несколькими юрлицами?

Ответ на этот вопрос лучше знать самому собственнику до того, как его зададут в акте проверки.

Наталья Фатеева — аттестованный налоговый консультант, DBA. Более 30 лет практики.

Telegram-канал: t.me/Fateeva_DBA

А как в вашей практике устроена работа с общими ресурсами в группе компаний? Перевыставляете расходы между юрлицами по договорам или держите всю инфраструктуру на одной компании?