Штраф за неисполнение обязанности по постановке иностранного работника на миграционный учет достигает 500 000 рублей. При этом сумма умножается на количество работников. Разбираем, в каких случаях компания обязана ставить мигрантов на учет, какие сроки нельзя пропустить и как избежать многомиллионных штрафов.
Большинство иностранных граждан, работающих в России, подлежат обязательной постановке на миграционный учет. Нередко эта обязанность возлагается непосредственно на работодателей. Неисполнение данного требования влечет за собой серьезную административную ответственность.
Когда работодатель обязан ставить иностранцев на миграционный учет
Обязанность по постановке иностранных работников на миграционный учет возникает у работодателей только в тех случаях, когда они выступают в качестве принимающей стороны.
Согласно п. 7 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» (далее — Закон № 109-ФЗ), принимающей стороной признаются организации, которые:
Предоставили иностранному работнику жилье или иное помещение для временного проживания.
На территории которых временно проживают их иностранные работники (например, в вахтовых поселках или корпоративных общежитиях).
Если иностранный работник постоянно или временно проживает в России, но не на территории работодателя и не в предоставленном им жилье, обязанности по постановке такого работника на миграционный учет работодатель не несет. В таких случаях работник должен самостоятельно встать на миграционный учет по месту своего фактического проживания (ч. 1 ст. 14 Закона № 109-ФЗ). Это может сделать, например, собственник квартиры, которую иностранец снимает.
Важное исключение: эксперимент в Москве и Московской области
С 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2029 года в Москве и Московской области проходит эксперимент (Федеральный закон от 23.05.2025 № 121-ФЗ). В его рамках работодатели этих регионов, нанимающие безвизовых иностранных работников, освобождены от обязанности ставить их на миграционный учет. Такие иностранцы встают на учет самостоятельно по адресу Многофункционального миграционного центра (ММЦ).
Однако это правило распространяется только на безвизовых иностранцев. Если компания нанимает визовых работников, постановка на учет осуществляется в общем порядке.
Сроки постановки на миграционный учет
Постановка на учет временно пребывающих иностранных работников осуществляется в уведомительном порядке. Работодатель обязан направить в территориальное управление МВД уведомление о прибытии иностранного гражданина.
Сроки подачи уведомления строго регламентированы и зависят от категории работника (ч. 3, 3.1, 4.1, 4.2 ст. 20 Закона № 109-ФЗ, п. 6 ст. 97 Договора о ЕАЭС):
Обычные временно пребывающие работники (проживающие в жилье работодателя) — в течение 7 рабочих дней со дня прибытия.
Вахтовики — в течение 1 рабочего дня, следующего за днем прибытия.
Высококвалифицированные специалисты (ВКС) — в течение 90 дней с момента въезда в Россию (при первичном трудоустройстве) или в течение 30 дней с момента прибытия в новое место пребывания.
Участники Госпрограммы по переселению соотечественников — в течение 37 дней со дня прибытия.
Граждане Беларуси — в течение 90 дней со дня прибытия.
Граждане Казахстана, Армении и Киргизии — в течение 30 дней со дня прибытия.
Порядок оформления и снятия с учета
Уведомление о прибытии представляется по форме, содержащейся в приложении № 4 к приказу МВД России от 10.12.2020 № 856. На каждого иностранного работника необходимо подать отдельное уведомление. Представить документ можно лично в подразделение по вопросам миграции, через МФЦ или по почте.
По истечении срока временного пребывания или при убытии работника работодатель должен снять его с учета. Для этого в территориальный орган МВД необходимо подать уведомление об убытии по форме, утвержденной приказом МВД России от 14.09.2020 № 641. Срок подачи — не позднее 7 рабочих дней со дня убытия.
Работодатель не обязан подавать уведомление об убытии, если:
иностранный работник встает на учет по новому месту пребывания у другого работодателя;
работник выезжает из России;
работник умер или признан безвестно отсутствующим;
МВД установило факт фиктивной постановки на учет.
В этих случаях ведомство снимает иностранца с учета самостоятельно.
Административная ответственность: цена ошибки
Если работодатель, являющийся принимающей стороной, не подаст уведомление о прибытии иностранного гражданина, ему грозит штраф по ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ за неисполнение обязанностей по постановке на миграционный учет.
Размеры штрафов составляют:
от 40 000 до 50 000 рублей — для должностных лиц;
от 400 000 до 500 000 рублей — для индивидуальных предпринимателей;
от 400 000 до 500 000 рублей — для юридических лиц.
Ключевой момент: если правонарушение совершено в отношении двоих и более иностранных работников, штраф взимается за каждого иностранца в отдельности (примечание к ст. 18.9 КоАП РФ). Таким образом, при проверке бригады из 10 человек, не поставленных на учет, компания может получить штраф в размере до 5 миллионов рублей.
Системный подход к защите бизнеса
Миграционный учет — это лишь один из множества рисков, с которыми сталкивается бизнес. Трудовые споры, налоговые доначисления, специальные экономические меры и ничтожность сделок — все эти факторы требуют от собственника и главных бухгалтеров глубокого понимания законодательства и выстроенных внутренних регламентов.
Чтобы минимизировать риски и избежать многомиллионных убытков, выстраивать защиту бизнеса необходимо системно.
Этап 1. Самодиагностика и база знаний
Начните с оценки правовой гигиены вашей компании. Изучите актуальные нормы трудового, миграционного и налогового права. Фундаментом для этого могут послужить мои книги по налогам, бухгалтерскому учету и защите бизнеса — на сегодняшний день издано более 70 практических пособий.
Этап 2. Системные знания и регламенты
Для руководителей, кадровиков и главных бухгалтеров я провожу очные семинары и онлайн-тренинги. В ходе обучения мы разбираем свежую судебную практику, позиции ФНС и МВД, а также формируем готовые алгоритмы действий при проверках. Участники получают шаблоны документов, чек-листы и прямые ответы на сложные вопросы.
Этап 3. Персональный консалтинг и аудит
Для компаний с развитой структурой и высокими рисками предлагается формат персонального сопровождения. Мы проводим независимый аудит кадрового и налогового учета глазами инспектора, сопровождаем проверки и выстраиваем систему документооборота, которая исключает возможность штрафов.
Евгений Сивков, кандидат экономических наук, налоговый консультант. Помогаю собственникам и руководителям выстраивать безопасную и эффективную систему управления бизнесом.
