С 1 сентября бумажные транспортные накладные недействительны. 5 шагов, чтобы не потерять расходы на перевозки

До обязательного перехода на электронные транспортные накладные (ЭТрН) осталось меньше трех месяцев. С 1 сентября 2026 года бумажные ТН станут недействительными. Если не подготовитесь — налоговая откажет в расходах на перевозки и вычете НДС, а Ространснадзор оштрафует на 300 000 руб. за первое нарушение и на 1 000 000 руб. за повторное. Разбираемся, что сделать прямо сейчас, чтобы с сентября не остаться без первички.

Евгений Сивков, налоговый консультант

Все участники коммерческих грузоперевозок автомобильным транспортом обязаны оформлять транспортные накладные только в электронном виде через ГИС ЭПД (Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ).

Минтранс разрешил остаться на бумаге только в 8 случаях:

1. Перевозки для Минобороны (когда оно грузоотправитель или получатель)

2. Иностранные компании, не включенные в реестр филиалов в РФ

3. Каботажные перевозки иностранных перевозчиков из ЕАЭС

4. Перевозки для физлиц (не ИП) для личных нужд

5. Сбой в ГИС ЭПД, зафиксированный государственной системой киберзащиты

6. Нет доступа к интернету (в отдельных населенных пунктах)

7. Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо

8. Перевозка драгоценных металлов и камней

Важно: Есть неопределенность с маркированными товарами (пиво, алкоголь, спиртосодержащая продукция) при самовывозе. С одной стороны — совпадение отправителя и получателя (можно бумагу), с другой — требование об электронном оформлении. Редакция «Системы Главбух» направила запрос в Минтранс. Пока безопаснее исходить из того, что с 1 сентября основная модель — электронный формат.

Вывод: Если хотя бы раз в полгода отправляете или принимаете груз (даже канцелярию или офисную мебель) — готовьтесь к работе с ЭТрН.

Что проверить:

• Сколько перевозок в месяц/квартал

• Какие сценарии используете (стандартные, с экспедиторами, самовывоз, транзит)

• Кто из контрагентов уже работает с ЭТрН

• Какая учетная система (интегрирована ли с операторами ЭПД)

Результат: Понимание объема работ и необходимых ресурсов.

Операторы — это посредники между вами и ГИС ЭПД. Они должны быть в реестре Минтранса.

Критерии выбора:

• Интеграция с вашей учетной системой (1С, SAP и т.д.)

• Стоимость обслуживания

• Наличие мобильного приложения для водителей

• Техподдержка 24/7

• Возможность тестового режима (без отправки в ГИС ЭПД)

Совет: Многие операторы предлагают тестовый режим. Используйте эту возможность, чтобы отладить процессы без риска.

Что нужно:

1. Заключить соглашение об ЭДО с выбранным оператором

2. Получить УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись) для сотрудников, которые будут подписывать титулы

3. Оформить МЧД (машиночитаемые доверенности), если подписывает не руководитель

4. Установить мобильное приложение оператора на устройства водителей (для простой электронной подписи при погрузке/выгрузке)

Важно: Водителю достаточно простой электронной подписи (ПЭП) через мобильное приложение. После подписания титула 2 он получает QR-код для предъявления ГИБДД. Код работает без интернета (кешируется в приложении).

Порядок действий:

1. Заключите соглашение о тестовых перевозках со всеми контрагентами

2. Направьте письмо контрагентам о переходе на ЭТрН (образец ниже)

3. Проведите 3-5 тестовых перевозок с оформлением ЭТрН

4. Параллельно оформляйте бумажные ТН (до 1 сентября это допустимо и безопасно)

5. Выявите и устраните ошибки

Цель тестирования: Отладить все процессы, чтобы с 1 сентября работать без сбоев.

Кого обучить:

• Бухгалтеров — работа с титулами в учетной системе

• Логистов — контроль своевременного оформления

• Водителей — работа с мобильным приложением (подписание ПЭП, показ QR-кода инспектору)

• Складской персонал — оформление титулов при погрузке/выгрузке

Что включить в инструкцию:

• Кто и какие титулы оформляет

• Сроки подписания

• Действия при внештатных ситуациях (замена водителя, переадресация, возврат груза)

• Контакты техподдержки оператора

Электронная транспортная накладная включает 8 титулов (файлов обмена):

Участники: Продавец (грузоотправитель) → Перевозчик → Покупатель (грузополучатель)

Порядок:

1. Грузоотправитель формирует Т1 (можно перенести из электронной заказ-заявки или заполнить вручную)

2. Перевозчик получает Т1, сверяет данные, подписывает Т2 (с замечаниями или без). Водитель подписывает погрузку ПЭП в приложении → получает QR-код

3. Грузополучатель оформляет Т3 при приемке (принимает, принимает с замечаниями, частично или отказывается)

4. Перевозчик подписывает Т4 → обмен завершен

Вариант А: Экспедитор не принимает груз во владение
→ Не участвует в подписании титулов. Т1 оформляет фактический грузоотправитель.

Вариант Б: Экспедитор принимает груз во владение
→ Становится грузоотправителем: заполняет Т1, ставит отметку «является экспедитором», указывает заказчика перевозки. Фактический владелец груза не подписывает титулы.

Когда: Товар загружают со склада другого юрлица (не грузоотправителя)

Порядок:
Сотрудник склада (ЛОП — лицо, осуществляющее погрузку) оформляет Т1 по доверенности от грузоотправителя. В титуле:

• Грузоотправителем указывается фактический владелец груза

• В поле «Отгрузку осуществляет» ЛОП указывает свою организацию и основание полномочий

Своим транспортом: ЭТрН не нужна (нет договора перевозки), только путевой лист.

Наемным перевозчиком:
По общему правилу — бумажная накладная (грузоотправитель и грузополучатель совпадают, п. 7 приказа № 262).

Исключение: Маркированные товары (пиво, алкоголь, спиртосодержащая продукция) — пока неясно, требуется ли ЭТрН. Ожидаем разъяснений Минтранса.

Если ЭТрН потребуется:

• Получатель заполняет Т1, указывает себя как грузоотправителя и ставит отметку «является грузополучателем»

• Перевозчик оформляет Т2 и Т4

• Получатель подписывает Т3

Когда: Товар доставляют конечному покупателю напрямую со склада первоначального продавца (минуя склад транзитного продавца)

Порядок:
Грузоотправитель — транзитный продавец (подписывает Т1).
Место погрузки — склад первоначального продавца.
Грузополучатель — конечный покупатель.
Далее стандартная схема.

Правило: ЭТрН применяется только на территории России.

Причины: ДТП, поломка, болезнь водителя

Что делать:

1. Перевозчик формирует Т8

2. Выбирает, что меняется (водитель, ТС или оба)

3. Указывает новые данные

4. QR-код обновляется автоматически

Причины: Погодные условия, ЧП, срочная доставка на другой адрес

Порядок:

1. Инициатор (отправитель или получатель) звонит по номеру из Т1

2. Перевозчик заполняет Т7 (новый адрес, новый получатель)

3. QR-код в приложении водителя обновляется

4. Новый получатель принимает груз (Т3)

5. Перевозчик завершает (Т4)

Причины: Отказ получателя (полностью или частично), порча при транспортировке

Порядок:

1. Получатель отказывается в Т3 (полностью или частично)

2. Перевозчик подписывает Т4

3. Грузоотправитель дает указание о переадресации

4. Перевозчик формирует Т7 (возврат отправителю или новому получателю)

5. Новый получатель принимает груз (Т3)

6. Перевозчик завершает (Т4)

Можно исправить любые ошибки простым редактированием.

Нельзя исправить (требуется новый титул):

✗ Адрес пункта погрузки/выгрузки
✗ Адрес подачи ТС
✗ Параметры ТС
✗ Фактическое состояние упаковки при приемке
✗ Фактическая масса груза при приемке
✗ Дата и время прибытия под выгрузку
✗ Общее количество принятых мест
✗ Сведения о состоянии груза, тары, упаковки
✗ Масса брутто и нетто

Можно исправить (другие реквизиты):

Заполняется исправленный титул. В ГИС сохраняются первоначальный и все исправленные файлы с номерами и датами исправлений.

До 1 июля:

• Провели аудит перевозок (объем, сценарии, контрагенты)

• Проверили учетную систему на совместимость с ЭПД

До 15 июля:

• Выбрали оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса

• Заключили соглашение об ЭДО

До 1 августа:

• Получили УКЭП для сотрудников

• Оформили МЧД (если нужно)

• Установили мобильное приложение водителям

До 25 августа:

• Направили письма контрагентам о переходе на ЭТрН

• Заключили соглашения о тестовых перевозках

• Провели 3-5 тестовых перевозок

• Выявили и устранили ошибки

До 1 сентября:

• Обучили бухгалтеров, логистов, водителей, склад

• Разработали инструкции по внештатным ситуациям

• Назначили ответственных за оформление титулов

1. Не откладывайте — времени осталось меньше 3 месяцев

2. Начните с аудита — поймите объем и сценарии

3. Выберите оператора — сравните условия, проверьте интеграцию

4. Тестируйте — проведите минимум 3-5 перевозок до 1 сентября

5. Дублируйте на бумаге — до 1 сентября это безопасно

Главный риск: Если с 1 сентября продолжите оформлять бумажные ТН без оснований, налоговая не примет расходы на перевозку и откажет в вычете НДС.

Итог: У вас есть около 10 недель. Начните переход сейчас, чтобы с 1 сентября работать без сбоев и не потерять расходы.

Евгений Сивков, налоговый консультант. Специализация — налоговые проверки.