ЭДО

Внедрение электронного документооборота в компанию

Система автоматизации бизнеса позволяет упростить многие моменты по передаче внутренней документации. Программа делает перемещение файлов быстрым, прозрачным, надежным. Руководителям становится легче управлять, а подчиненным проще получать, согласовывать и сдавать задания.
171 77
Внедрение электронного документооборота в компанию

Зачем нужна система электронного документооборота?

Система автоматизации бизнеса реализуется в виде корпоративного софта. На сегодня популярностью пользуются программы: DOCUMENTUM, А2Б, Директум, СЭД Дело, МОТИВ, Тезис, БОСС-Референт. Решение бывает облачным или коробочным. В первом случае открывается доступ каждому сотруднику на его рабочем устройстве через браузер. Взимается ежемесячная плата за обслуживание, но изначально ничего покупать не требуется. Во втором случае приобретается софт, устанавливающийся на сервер компании. Другие получают доступ к нему по внутренней сети.

Интерфейс системы электронного документооборота (СЭД) схож с окном почтовой программы. Программа показывает, какие задачи сейчас исполняются, сколько осталось времени, кто за них ответственный.

К преимуществам системы электронного документооборота (СЭД) относятся:

  • Экономия средств. Моя компания стала экономить в год до 30 тыс. руб. только на одной бумаге. Бонусом стала экономия тонера для принтера, папок, скрепок для степлера и пр. Если у кого-то есть дочерняя компания в другом городе или районе, не нужно пользоваться почтовыми службами или курьерами для передачи документации.

  • Уменьшение ошибок. Поскольку маршруты отправки составляются заранее, отсутствует вероятность ошибочной передачи файла в другие руки. Задание не потеряется, сроки не сорвутся. При составлении документа система сама подскажет, если какое-то поле осталось пропущенным. В любом случае исправить электронный файл проще, чем переписывать и распечатывать заново бумажный вариант.

  • Простота контроля. Руководитель и отправитель могут отслеживать время прочтения файла, видеть его статус (на рассмотрении, одобрен, задача завершена).

  • Экономия времени. Теперь нашей фирме не нужно ждать по несколько часов доставки пакета документов со склада, расположенного на другом конце города. Согласование занимает не 1-2 дня, а происходит сразу, поскольку после прихода сообщения высвечивается уведомление. В несколько отделов распоряжения отправляются одним кликом. Благодаря этому мы смогли перенаправить часть сотрудников на другую работу.

  • Легкость использования. Любую документацию можно легко найти через систему поиска. Поисковая строка поддерживает разные параметры: по дате, названию, получателям, срокам. Просматривать файлы можно через ПК, смартфон, планшет, подключенные к системе электронного документооборота.

  • Высокая надежность. Документам не страшна повышенная влажность, пожар, грызуны. Электронные бланки не портятся со временем, у них не выгорает краска.

  • Удобство хранения. Все хранится на сервере. При необходимости настраивается бэкап. Доступ к разным файлам строго разграничен исходя из должностных обязанностей, полномочий. Подчиненные видят то, что относится к их работе. Руководитель видит все движение документации.

Этапы внедрения

Выделю основные этапы процесса:

  1. Определить, каким сотрудникам необходим доступ к СЭД. Обычно это кадры, бухгалтерия, товарный отдел, склад и руководство.

  2. На основании потребностей компании формируется запрос к оператору или разработчику ЭДО.

  3. Поставщик проверяет технические характеристики корпоративного сервера или компьютеров на соответствие минимальным требованиям для использования СЭД. При необходимости оборудование модернизируется.

  4. Приобретается необходимое программное обеспечение или рабочие ПК подключаются к облачному сервису.

  5. Настраиваются уровни и права доступа. Определяются категории документов, которые будут видеть сотрудники разных отделов.

  6. Строятся маршруты согласования. В зависимости от рабочих задач определяются адресаты для отправки корреспонденции.

  7. Настраивается совмещение ЭДО с рабочей CRM, 1С, другими процессами.

  8. Происходит обучение сотрудников использованию программы. Отдельно обучается администратор.

Поскольку СЭД легко масштабируема, за отдельную плату возможна индивидуальная доработка софта под узкие потребности заказчика. Это делает внедрение системы еще более оправданным, повышает удобство использования.

Какие бывают проблемы при внедрении СЭД

При внедрении системы автоматизации бизнеса не избежать сложностей. Например, для начала придется перевести в цифровой формат имеющийся архив. Если он большой, это займет время. Зато потом у всех будет доступ к файлам со своего рабочего стола.

Когда в компании все решается на словах без оформления распоряжений, это экономит средства на бумагу, но так трудно отследить, кому поручено задание, выполнено ли оно в срок. Возникают сложности по аналогичным новым согласованиям, ведь постепенно принятые решения забываются. В таком случае нужно продумать порядок движения внутренней документации и ключевых участников, кто должен этим заниматься.

Осваивать программы больше нравится молодым сотрудникам. А вот пожилые воспринимают СЭД с опаской, не спешат ею пользоваться. В таком случае руководство может подавать пример, а также пересмотреть штат компании, заменив служащих, работающих с файлами.

На мой взгляд внедрение СЭД и внутреннего документооборота значительно упрощает многие процессы. Это экономит время доставки бумаг, экономит средства на печать, делает работу прозрачной. Адаптация заняла у нас месяц. После этого все пользовались ЭДО, как будто так всегда и было.

Начать дискуссию

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 

Суммы налогов, которые излишне уплачены в составе ЕНП, по сути переплата в бюджет, они образуют на ЕНС положительного сальдо. Такую переплату можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущей задолженности, которая будет сформирована. 

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 
28

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Директора подразделения «Росатома» арестовали за взятку

Топ-менеджера структурного подразделения ГК «Росатом» заключили под стражу до 26 мая 2024 года. Его подозревают в получении взятки в особо крупном размере.

32

Фиктивная сотрудница, ничего не делая, за год «заработала» более 500 000 рублей

В Сочи направлено в суд уголовное дело о мошенничестве при трудоустройстве.

85
Лучшие спикеры, новый каждый день

Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

36

😠 Если ИП на УСН «доходы» закроется в январе 2025 года, его вычет на взносы 1% просто сгорит. Бухгалтеры возмущены

Взносы ИП 1% за 2024 год налог по УСН за 2024 год не уменьшают. Они пойдут на уменьшение налога только за 2025 год. Если конечно там будет, что уменьшать.

30

Центробанк снова продлил ограничения на перевод средств за рубеж

Ограничения на денежные переводы за границу будут действовать еще 6 месяцев — до 30 сентября 2024 года.

36
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как бизнесу снизить налоговую нагрузку: 5 законных способов

Каждая компания хочет получать больше прибыли и платить меньше налогов. Но чтобы сделать это законно, нужно знать, какими способами можно снизить налоговую нагрузку на бизнес. 

Как бизнесу снизить налоговую нагрузку: 5 законных способов
30

ФАС требует от Ozon объяснений по введению сбора в ПВЗ

Представители рынка электронной торговли направили в ФАС жалобу на Ozon, который установил сервисные сборы для владельцев пунктов выдачи заказов.

53

Тонкое искусство управления дедлайнами

Ежедневники, блокноты, календари, заметки в телефоне, стикеры, бумажечки и даже тыльная сторона ладони… Все это — инструменты, которые многие используют для фиксирования важных событий и дат. При таком управлении дедлайнами постоянная спешка, опоздания по срокам и недовольные клиенты — неизменные компаньоны. Далее расскажем, как от них избавиться.

Тонкое искусство управления дедлайнами
42

Предприниматели оформили рекордное число кредитов с плавающей ставкой

Число кредитов, процентная ставка которых привязана к ключевой, уже выросла почти до 50%. Бизнес уверен, что ЦБ снизит ключевую ставку, а вместе с ней сократятся проценты по займам.

48
УСН

ИП на УСН «доходы» не нужно заявление на зачет взносов 1%

Срок уплаты взносов ИП 1% с дохода свыше 300 тысяч рублей за 2023 год – 01.07.2024. Но можно не тянуть до последнего, а оплатить уже сейчас.

89

Chanel завершает свой бизнес в России

Компания Chanel решила полностью уйти с российского рынка. Ей могут грозить неустойки по договорам аренды, которые оценивают в десятки миллионов рублей.

151
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать

В малом бизнесе владелец может учитывать все финансовые движения в уме. Однако когда операции разрастаются, а их отслеживание становится сложным, приходит время заняться финансовым планированием.

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать
28
НДФЛ

Оплата вынужденного прогула облагается НДФЛ

Если увольнение сотрудника было признано незаконным и через суд он добился восстановления и оплаты вынужденного прогула, то такая оплата – это облагаемый НДФЛ доход.

45

❗ Компания может попасть на штраф, если при переходе на ЕНС переплату по одному налогу ФНС зачла в счет долга по другому

За неумышленную неуплату налога из-за занижения базы или иного неправильного исчисления предусмотрен штраф 20% от суммы налога (по п. 1 ст. 122 НК).

144

Сколько длится дело по субсидиарке? Что приводит к затягиванию суда

Длительность рассмотрения дела связана с разными факторами. Разберем, что приводит к затягиванию рассмотрения дела в суде

28

Объявления об онлайн-продаже табака могут заблокировать без решения суда

Чтобы заблокировать интернет-ресурс с информацией о дистанционной продаже табачной продукции, понадобится больше 3-х месяцев. Власти хотят ввести механизм внесудебной блокировки — такой же, какой сейчас действует в отношении алкоголя.

35

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент

Маяковский считал, что театр — это не отображающее зеркало, а увеличительное стекло. Если продолжить эту мысль поэта, то юмор — это не отображающее зеркало и даже не увеличительное стекло.

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент
339

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
162

Интересные материалы

НДС

Уточнят нормы НК об НДС 0% при экспорте

Торгово-промышленная палата России (ТПП) предложила исключить двойное толкование норм о международной перевозке с точки зрения налогового законодательства.

195