Наглядный пример
Руководители государственных и муниципальных учреждений принимают участие в различных протокольных мероприятиях, на которых они дарят цветы, возлагают венки и т.д.
Организацией протокольных мероприятий, закупкой цветов, венков в учреждениях занимаются специально обученные сотрудники. Особенность протокольного мероприятия в том, что цветы и венки должны быть свежими и красивыми, соответствующими мероприятию и статусу руководителя.
Другими словами, закупать цветы и заказывать венки нужно к конкретному дню и даже к определенному часу. При этом распоряжение руководителя о необходимости такой закупки может поступить ответственному сотруднику в любой момент дня и ночи.
Для выполнения распоряжения сотрудник использует суммы ранее выданных ему авансов или свои личные средства. Потом он составляет авансовый отчет, прикладывает оправдательные документы, и все сдает в бухгалтерию.
Бухгалтер проверяет правильность оформления документов и при необходимости возмещает сотруднику потраченные им денежные средства.
Расходы на приобретение цветов и изготовление венков, а также расчеты с подотчетными лицами, отражаются в бухучете согласно инструкциям Минфина. Вроде все было хорошо.
Отчетов станет больше
До недавнего времени Минфин предписывал бухгалтерам проводить закупку цветов, изготовление венков и прочих подарков через забалансовый счет 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» Единого плана счетов (утв. приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н).
Но согласно новой редакции п. 37 Инструкции по бухучету бюджетных учреждений № 174н (в редакции приказа Минфина от 27.04.2023 № 57н — находится на госрегистрации) бухгалтер сможет учесть расходы на приобретение (изготовление) венков, цветов и т.п. без отражения на забалансовом счете 07.
Это изменение в Инструкции позитивно встретят бухгалтера-бюджетники!
После вступления в силу последних изменений в Инструкцию № 174н такие расходы бухгалтеры смогут отражать в учете проводкой:
Дебет счета 0 40120 226 «Расходы на прочие работы, услуги»
Кредит счета 0 105ХХ 44Х «Материальные запасы».
Минфин не дал четких указаний в какой момент нужно делать эту проводку.
Вероятно, бухгалтер будет отражать в учете данные факты на основании отчета, представленного ответственным работником, подтверждающего возложения цветов и венков к памятникам и памятным знакам. Поэтому конкретный момент для совершения проводки нужно указать в учетной политике учреждения.
Однако, есть один нюанс. Прежде работники представляли в бухгалтерию бумажный авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением оправдательных документов.
Оформить такой документ сотрудник мог в любом удобном месте, например: в кафе, автомобиле или дома. Однако из новой редакции Инструкции № 174н (в редакции приказа Минфина от 27.04.2023 № 57н — находится на госрегистрации) исключено упоминание авансового отчета (ф. 0504505).
Исключение из текста Инструкции № 174н упоминания авансового отчета (ф. 0504505), вероятно, связано с возможностью использования бюджетными учреждениями первичных документов в электронной форме, утвержденных приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н.
На смену бумажному Авансовому отчету (ф. 0504505) согласно приказу № 61н придут две (!) электронных формы:
Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).
Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
Согласно п. 64.49 приказа № 61н подотчетное лицо оформляет заявку-обоснование (ф. 0510521) в случае принятия решения о закупке товаров, работ, услуг для хозяйственных нужд учреждения.
Эту форму также применяют при выдаче денежных документов (например, талонов на бензин, почтовых марок) подотчетному лицу.
После совершения закупок сотрудник представит в бухгалтерию отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Сформировать такой отчет в электронном виде сотрудник должен на основании электронных документов, в соответствии с которыми принято решение о выдаче ему денежных средств.
При этом одним из таких оснований является электронная заявка на закупку (ф. 0504518), которую используют для формирования в электронном виде расчета потребности в финансовом обеспечении расходов для собственных хозяйственных нужд учреждения, то есть при планировании расходов.
Таким образом, чтобы отчитаться за произведенные расходы, сотруднику нужно сформировать как минимум два, а то и три, электронных документа.
Сделать это в любом удобном месте у сотрудника уже не получится, так как для формирования электронных документов, нужен доступ к компьютеру с соответствующим программным обеспечением. Кроме того, все названные формы должны быть подписаны ЭЦП руководителя и ЭП сотрудника.
Другими словами, если прежде, сотруднику нужны были лишь типографский бланк и ручка, то теперь для оформления электронной первички ему предоставить полноценное рабочее место с необходимым оборудованием.
Кроме того, соответствующее оборудование с программным обеспечением должно быть и у бухгалтера, экономиста и руководителя учреждения.
Насколько применение электронных форм при расчетах с подотчетными лицами будет удобнее, покажет время.
К счастью, пока до конца этого года бюджетные учреждения еще могут применять привычную «бумажную» первичку, утвержденную в составе приказа Минфина от 30.03.2015 № 52н.
И что получается?
А получается, что бухгалтеру, довольно тернистый путь. Чтобы отразить обычный факт хозяйственной жизни, сотрудник сначала должен оформить и представить со всеми подписями электронные заявку-обоснование (ф. 0510521) и (или) заявку на закупку (ф. 0504518), и только потом оформленный и подписанный электронный отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
В рамках ЭДО оформить эти документы в обратной последовательности не получится!
При этом провести документы до того, как их подпишет ЭЦП руководитель, также будет невозможно.
Следовательно, руководитель должен быть на рабочем месте в определенные часы, чтобы подписывать представленные ему отчеты сотрудников.
Некоторые разработчики ПО допускают возможность дистанционного подписания документов, то есть без обязательного присутствия на рабочем месте. Но в любом случае, руководитель должен выполнить свой «служебный долг» в определенные часы, иначе бухгалтер не сможет отразить эти операции в учете.
Использование «бумажной» первички требовало копеечных затрат и не занимало время у бухгалтеров и руководителей, а от сотрудников требовалось только своевременное представление авансовых отчетов.
Для применения электронной первички нужно закупить оборудование, программное обеспечение и т.п., а также выделить соответствующие рабочие места. А руководителю нужно в своем рабочем графике найти время для подписания электронной первички.
А если завтра трындец? Как тогда сотрудники без «бумажки» отчитаются перед бухгалтерией?
Комментарии
2Приказ Минфина от 27.04.2023 № 57н по изменениям в Инструкцию № 174н прошел госрегистрацию в Минюсте 31.05.2023 № 73657
НатальяГлавный бухгалтер
Для подписания бумажной первички он же как-то находит время? Подписание электронных документов не такое уж и время затратное.