Что делать, когда бизнес меняется: советы финансового директора

Автор: Екатерина Гавриленкова, финансовый директор производственной компании.

Как начать изменения в компании

Когда речь заходит об изменениях в бизнесе, в первую очередь нужно поставить цель. Инициатор процесса и каждый из участников должны понимать, для чего им выходить из зоны комфорта и менять привычную работу. Также потребуется план изменений — некоторые реперные точки, на которые можно опираться в процессе.

Следует регулярно отслеживать промежуточные результаты, чтобы не сбиться с намеченного пути. Это важно и для контроля, и для мотивации. Нужно отмечать даже небольшие достижения. Во-первых, так не будет казаться, что процесс ни к чему не ведёт. Во-вторых, получится вовремя заметить возможные проблемы.

Какие проблемы могут возникнуть

Часто компания сталкивается с «откатами» — меняются требования к системе, выгорают ключевые сотрудники, обнаруживается нехватка опыта, не подходит новый сервис. Всё это может произойти на любом этапе внедрения. В таких случаях важно заметить проблему и подойти к решению точечно.

В процессе внедрения нужно постоянно объяснять персоналу, что происходит. Когда меняется порядок работы, кажется, что процессы становятся сложнее. Особенно заметно это в малом бизнесе: технологии меняются, а вместе с ними растут требования к первичной информации и к людям. Сотрудникам приходится больше работать, а это вызывает сопротивление. Часто из-за этого работникам, кажется, что раньше было лучше, и они стремятся к прежним порядкам.

Что делать, если люди сопротивляются изменениям

В малом бизнесе часто царит культура семьи. Внедрение изменений — это чаще всего про переход на новую систему правил. Инициатор изменений должен понимать, что сопротивление — это нормально. Важно объяснить, почему прежние процессы больше не работают. Не нужно ставить ультиматумов: или ты соглашаешься, или уходи.

В первую очередь следует работать с руководителями подразделений. Если не вовлечь их в процесс, они тоже начнут сопротивляться. Если же объяснить руководителям, почему нужны изменения, они помогут работать с линейным персоналом.

Есть две основные причины, почему сотрудники против автоматизации. Первая — страх потерять рабочее место, вторая — убеждение, что руководители «поиграют в новую игрушку, успокоятся, и всё вернется на круги своя».

Нужно понимать, что привыкшим к семейной атмосфере людям сложно перестраиваться. Но если из-за конкретного человека замедляется или останавливается процесс, приходит время прощаться.

Критичные ошибки при управлении изменениями

Невозможно внедрить систему без трудностей. Придётся тестировать гипотезы, ошибаться и, возможно, начинать сначала. Чтобы минимизировать потери, нужно сопоставить ожидаемый эффект и трудозатраты. Если риски выше результата, пробовать не стоит. Но чаще всего главная ошибка — ничего не делать.

1. Нет цели

На каком-то этапе внедрения может исчезнуть понимание, зачем нужны изменения. Чтобы этот вопрос не возник или решился быстро, нужно продумать цель с самого начала. Инициатор всегда должен помнить, ради чего затеяли проект, и постоянно напоминать об этом коллегам. Идеально, когда люди заинтересованы сами и работают не только за деньги, но и за идею. Тогда старт изменений — как старт бизнеса.

2. Игнорирование внешней среды

Сейчас внешняя среда нестабильна. Из-за этого в процессе внедрения идея может стать неактуальной. Бывает так, что из-за внешних событий компании приходится откладывать изменения и переходить в режим выживания. Это не значит, что планировать улучшения не нужно вовсе. Просто нужно сохранять гибкость, чтобы справиться с внешними обстоятельствами.

3. Нет антирисковых мероприятий

Перед началом проекта нужно сопоставить необходимость, эффект от внедрения и ресурсоемкость. Если изменения невынужденные, имеет смысл сначала протестировать гипотезы в минимальной степени.

Что делать, если речь о принудительных изменениях?

К причинам вынужденных изменений относятся, например, новые требования законодательства. Такие проекты не про дополнительную выгоду, а про соответствие внешним условиям. Принимать их сложнее, потому что обычно бизнес к этому не готов. Как правило, в самом начале нет инструкций, технического обеспечения и проверенных программ.

В таком случае один из способов мотивации — обеспечить безопасность. Собственник должен понимать, что бизнесу нужно соответствовать закону, чтобы избежать проблем. Это и нужно объяснить руководителям и их подчинённым. Кроме того, почти всегда можно найти пользу изменений для бизнеса.

Подытожим

Изменения в компании, особенно, если речь о переходе на новую систему, — это как переезд. Важно помнить о главной цели и поддерживать всех участников процесса. Потери неизбежны, но при должном подходе их можно минимизировать. Чтобы изменения были эффективны, нужно:

• определить цель изменений;

• сравнить эффект от внедрения с трудозатратами;

• поговорить с сотрудниками и объяснить, для чего нужен проект;

• составить план изменений и определить опорные точки;

• отмечать промежуточные результаты и при необходимости вносить коррективы;

• расстаться с сотрудниками, которые останавливают процессы.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.