В каждой компании есть рабочие мессенджеры, где коллеги обсуждают проекты, задачи и перекидывают друг другу файлы. Это быстрее и удобнее, чем звонить по телефону или ходить по кабинетам. И почти в каждом чате есть работник, который нарушает деловой стиль общения и спамит котиками, шутками. В результате деловое общение превращается в хаос: договоренности теряются, файлы и важные сообщения остаются не просмотренными, начальство сердится.
Мы разобрались, как навести в чатах порядок
Чтобы не превращать удобное средство коммуникации в бардак нужно придерживаться простых правил. Например, не засорять «эфир» в рабочем чате сообщениями «отойду на обед», а создать отдельный чат по личным вопросам. У «Клерк» такой тоже есть.
Также советуем — проведите инвентаризацию. Посмотрите, какие чаты в вашей ленте лишние, и выходите из них.
Когда я пришла в «Клерк», то не понимала, как можно сосредоточиться на работе, когда в чатах постоянно приходят уведомления о новых сообщениях. Но, оказалось, что все просто — нужно ввести для себя правило офлайн 30 минут. Когда вы сосредоточены на важной задаче отключите уведомления в групповых переписках, чтобы не читать каждое сообщение и не отвлекаться на каждый звуковой сигнал. А коллег попросите «тегать» вас лично. Например, в Битрикс24 или в WhatsApp, достаточно нажать символ @ и написать имя сотрудника.
Используйте чаты только для быстрых вопросов/ответов. Если предстоит долгий разговор, то лучше перейти в личный чат или созвониться.
Просите модератора (обычно это сотрудник отдела кадров) писать раз в день предупреждения о запрете на флуд. А если это не помогает, руководителю имеет смысл выпустить официальное положение, локальный акт, в котором будет указано, что размещать в чате личные фото и информацию, не связанную с работой, строго запрещено.
Резюмируем правила переписки в мессенджерах
Отмечайте (тегайте) человека, которому пишите сообщение.
Введите правило, что сообщение нужно лайкать, тогда будет ясно, что адресат его получил.
Используйте деловой стиль общения, откажитесь от смайликов и gif-ок (они отвлекают).
Пишите всю мысль в одном сообщении. Не надо вот так:
Голосовые сообщения — зло! Запретите себе их записывать, просите коллег присылать текстовые сообщения.
Не забывайте про знаки препинания. Казнить нельзя помиловать. Ну, вы поняли?
CAPS LOCK — нужен только для заглавных букв!
Помните про рабочее время. Никто не обязан отвечать вам в 20.00, если ваш рабочий день до 18.00.
Комментарии
5Ой, можно я поделюсь тогда нашими правилами:
отличные правила! Коллегии, у кого есть внутренние правила, касающиеся переписки в мессенджерах - кидайте сюда
Пункту 6 присвоить номер 1 и повторить еще 3 раза! Чтобы отпечаталось даже в самом "твердом" мозгу
аминь!
Еще важное правило - правило ответов.
1. Получил сообщение - ответь.
"ок", "принял",
2. Ответь четко и конкретно, если вопрос не к тебе, направь к нужному человеку
"отвечу после 17", "это к Пете", "до 15 на больничном"
3. Ответил на сообщение - поставь себе в задачи. После реакции на сообщение - отмазы "я забыл" - не принимаются
4. Не ответил на сообщение в течение 2 часов - общественное порицание тебе и инфа руководителю