Осторожно, КЭП! Как защитить себя и свой бизнес при передаче подписи аутсорсерам

Сегодня бухгалтерским аутсорсингом в России пользуются более 1 млн компаний и ИП. Чтобы бухгалтер-аутсорсер мог отправлять сдавать отчетность, ему нужна КЭП, которая выдается директору в единственном экземпляре. И если директор отдаст ее бухгалтеру, то передаст ему все свои полномочия, а сам останется без подписи. К тому же существует опасность, что недобросовестные аутсорсеры могут воспользоваться подписью в корыстных целях.

Разрешает ли закон передавать подпись другому лицу?

Передача самой электронной подписи невозможна. Закон № 63-ФЗ говорит, что электронная подпись должна идентифицировать ее владельца, следовательно, передать ее другому человеку нельзя. А вот предоставление прав на применение КЭП другому лицу — другое дело. Законодательство этот вопрос не регламентирует.

В ст. 10 Закона № 63-ФЗ указано, что владелец КЭП обязан обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без согласия. В том случае, если электронная подпись задействована без ведома ее обладателя, ответственность за последствия таких действий с него снята не будет. Получается, что с согласия передавать ее можно, но на свой страх и риск. Ведь в случае каких-то махинаций, доказать свою непричастность будет сложно.

ФНС в этом вопросе более категорична. Специалисты службы неоднократно заявляли, что передавать ключи электронной подписи другим лицам нельзя.

«Помните, что передавая ключи электронной подписи, вы можете стать жертвой мошенников!», — предостерегают налоговики.

Как обезопасить себя и свой бизнес — рекомендации экспертов

Перед передачей права на подпись владельцу КЭП стоит оценить потенциальные риски, которым он подвергается.

Рекомендуем обратиться в налоговую с заявлением по форме № 38001 о запрете регистрировать юридические лица на свое имя без личного присутствия. Так вы избежите регистрации на вас фирмы-однодневки. Также контролируйте все свои электронные платежи, обязательно подключите смс-уведомления о списании денежных средств. И регулярно посещайте личный кабинет на сайте Госуслуг или на сайте ФНС России, где можно увидеть все изменения.

Людмила Ганичева, генеральный директор ООО «Стандарты Аудита».

Передавая КЭП третьему лицу, руководитель очень рискует, так как передает абсолютно все полномочия юридического лица. Сотрудник, у которого есть доступ к ключу директора, может совершать любые действия от лица организации, например ликвидировать компанию.

Как быть аутсорсерам, которым нужно подписывать отчеты КЭП? 

Тут два варианта:

• программами по сдаче отчетности предусмотрены возможности, когда бухгалтер формирует отчет у себя на компе, а директор его подписывает из своего офиса. И, на мой взгляд, это лучший вариант; 

• получение КЭП на уполномоченное лицо по доверенности. Руководитель ЮЛ может делегировать полномочия по подписанию документов на основании машиночитаемой доверенности (МЧД) на сотрудников организации, имеющих электронную подпись физического лица. МЧД — аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Электронные доверенности ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях.

Рискует не только бизнесмены, но и бухгалтеры. Любой бухгалтер-аутсорсер должен получить лицензию ФСБ на криптографию, если он подписывает чужую отчетность. Это следует из письма ФСБ от 23.06.2022 № С-2133, согласно которому представление налоговой отчетности в электронной форме в интересах третьих лиц является услугой в области шифрования.

Если такой лицензии нет, то бухгалтер будет оштрафован по статье 13.13 КоАП:

• для физического лица сумма взыскания составит от 500 до 1 000 руб.;

• для должностного лица — от 2 000 до 3 000 руб.;

• для аутсорсинговой компании — от 10 000 до 20 000 руб.

Что делать? Договориться с клиентом, чтобы тот сам на своем компьютере подписывал отчетность и сам же отправлять в ФНС. В этом случае аутсорсеру лицензия ФСБ не нужна, так как он только формирует отчетность.