В этой статье мы описали 5 самых распространенных ошибок директора в управлении бухгалтерией и к чему это приведет.
Прочтите и узнаете:
Почему бухгалтерия нуждается во внимании руководителя.
Как оценить качество работы бухгалтерии в вашей компании.
Как сделать бухгалтерию настоящим помощником и опорой бизнеса.
Ошибка №1 — отсутствие контроля за работой бухгалтерии
Традиционно бухгалтерия является наиболее автономным отделом компании.
Почему менеджер по продажам, логист или секретарь нуждаются в постоянном контроле, а бухгалтерия нет?
Ответ прост: директор лучше понимает, как их контролировать. Знает, как измерить результаты менеджеров в количестве звонков, договоров, рублей, дней.
Представление о контроле бухгалтерии достаточно размытое.
Попробуйте максимально честно и подробно ответить на следующие вопросы сами себе:
Чем именно занимаются ваши бухгалтеры прямо сейчас? А чем они будут заняты через месяц?
Каков результат работы бухгалтерии? Как его можно измерить?
По каким критериям вы оцениваете качество работы бухгалтеров?
Как вы находите и используете точки контроля бухгалтерии?
Если вы смогли уверенно ответить на все 4 вопроса — поздравляем! Вы входите в очень малый процент директоров предприятий, понимающих важность контроля бухгалтерии.
Если с ответами возникли затруднения — тоже поздравляем! Вы только что нашли свою зону роста в качестве руководителя и узнали новый способ увеличить эффективность работы компании.
Ошибка №2 — отсутствие целей и оценки результатов
Важнейшие отделы вашей компании, приносящие основной доход, со 100% вероятностью имеют цели, а вы периодически сверяете план и факт, даете сотрудникам обратную связь, вносите необходимые изменения.
Как быть с бухгалтерией? В чем ее главные задачи? Ввести документы в базу и подготовить отчет?
К сожалению, наш опыт управления бухгалтериями российских компаний показывает, что 4 из 5 бухгалтеров думает именно так. Неудивительно, что большинство директоров тоже считает подобное отношение к бухгалтерии нормой.
Сдать отчеты в срок безусловно важно, но прямо сейчас вы узнаете, какие еще результаты способна выдать бухгалтерия. Готовы?
Отражение деятельности компании в онлайн режиме, чтобы вы могли в любой момент открыть базу 1С и увидеть реальные остатки на банковских счетах и в кассе.
Проверка договоров, чтобы вы были уверены, все что вы подписываете безопасно в финансовой части.
Ведение папки-досье на существующих контрагентов и проверка добросовестности новых контрагентов перед началом сотрудничества.
Предоставление 20 числа каждого месяца отчета по основным статьям доходов, расходов, налогов и чистой прибыли за прошлый месяц, чтобы вы имели представление об актуальном состоянии бизнеса.
Проведение ежеквартальных сверок расчетов с каждым покупателем и поставщиком.
Ну как? И это неполный перечень результатов работы правильно организованной бухгалтерии! Посчитайте, сколько пунктов выполняет ваша
Ошибка №3 — мириться с отказом в предоставлении данных
— Директор: Можешь сказать сколько мы должны поставщику?
— Бухгалтер: Нет. Еще не отражены все документы поступления.
— Директор: Сколько налогов в этом квартале?
— Бухгалтер: Сегодня еще июнь, в июле к 25 числу и посчитаю.
— Директор: Какие на завтра платежи по плану?
— Бухгалтер: Еще не вечер.
Бухгалтер отказывается предоставлять данные, ссылаясь на различные «”важные” факторы», которые не позволяют ему сообщить однозначный ответ.
Как директору узнать, что данные действительно не могут быть предоставлены в настоящий момент? Как распознать ложь, когда бухгалтер скрывает или просто ленится. Директор же ничего не понимает в бухгалтерии! Можно ответить ему какую-нибудь ерунду. Он все равно не проверит, а поверит.
Настаивайте на том, чтобы ваши бухгалтеры показывали нужные цифры, когда это необходимо. Да, порой они будут примерные, но они будут у вас!
Ошибка №4 — не направлять бухгалтера на обучение
Ежемесячно государство меняет законодательство в области регулирования бизнеса, подготовки и сдачи отчетности. Меняются сроки уплаты налогов, реквизиты оплат. Периодически регулятор предоставляет отдельным отраслям субсидии и льготы.
Росстат и другие органы регулярно составляют и запрашивают новые отчеты. Не знали о нововведении? Не предоставили вовремя? Незнание закона не освобождает от штрафов!
Бухгалтер должен вовремя получать информацию об изменениях. Во-первых, чтобы избежать штрафов. Во-вторых, чтобы воспользоваться всеми возможными преференциями для снижения налоговой нагрузки и увеличения прибыли.
Обучение, проводимое несколько раз в год позволяет держать руку на пульсе и реагировать вовремя. Вспомните, когда ваш бухгалтер в прошлый раз проходил обучение, а лучше спросите об этом его и попросите подробно рассказать, как именно он контролирует изменения в законодательстве? Что нового произошло за последние 6 месяцев?
Ошибка №5 — не обсуждать с бухгалтером размер налогов и способы их снижения
Большая часть бухгалтеров видит свою работу так:
Ввести первичные документы в базу
Подготовить отчетность, нажав кнопку в базе
Что вышло — то вышло.
Директор, помни! Налог компании можно оптимизировать. Для этого необходимо проанализировать, из чего сложились доходы, расходы, НДС.
Наш совет — 20 числа последнего месяца каждого квартала необходимо требовать у бухгалтера предоставление финансового отчета, в котором вы увидите доходы, расходы, налоги и безопасную долю вычета в вашем сегменте бизнеса.
Попросите бухгалтера предложить варианты максимального сближения показателей компании к безопасным для нее налогам.
Итак, мы рассмотрели 5 типичных ошибок в управлении бухгалтерией. Узнали себя? Не рискуйте, меняйте подход. Результаты вам понравятся!
Комментарии
18Я обычно говорю так - работу бухгалтера видно, когда все тихо - нет проверок, писем и прочего. Ну а насчет последнего пункта, оптимизации налогов и прочего. Не в упрек коллеге 😊, но бухгалтерский учет
"... - формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности." Анализы, оптимизации налогов и прочее - это к финансистам. Ну либо доплата, премии и т.д.
в небольшой компании целого финансиста будет много. А вот доплатить бухгалтеру - святое :-)
Управленческий учёт и бухгалтерский учёт - даже в ВУЗе две разные дисциплины, несмотря на общий итоговый диплом 'экономист'.
МЫ здесь говорим о совсем простых отчетах, ни слова об управленческом в его полном понимании
Это смотря как документооборот отлажен и как раз это может быть началом извечного "а я говорила" от бухгалтера
Директор может нанять себе Гарри Поттера для ответов на такие вопросы в июне, марте, сентябре и декабре. особенно по НДС, когда контрики через раз пытаются тиснуть авансовый платеж 30 числом, а потом ноют верните деньги, у нас нет оборотных
Если нет регламента, типа после 16.00 счет принес, жди оплаты через день, то смысл заранее спрашивать? сказала 15 платежек, а с утра их напочковалось 25, и кто опять бестолковая? ясен пень бух, а им директор разрешил.
Бух же не менеджер, он за свои слова обычно отвечает 😄
Согласна. Поэтому мы о говорим о примерных цифрах.
А настоять на регламенте оплаты до 16, его внедрить и придерживаться - задача бухгалтера
а какой смысл в примерных цифрах? Надо будет оплатить примерно тыщ 500 или 800, налогов будет миллион или полтора, поставщикам мы должны миллионов 5 или 7...
А наличие документов поступления вообще не от бухгалтера зависит.