Инструкция: как выставлять счет-фактуру на аванс в 2025 году

Привет! Вы в блоге «Коммерческая тайна». Не всё попадает в опубликованные статьи. В нашем Telegram-канале мы рассказываем то, что нельзя написать в блоге. Если вы — собственник или бухгалтер, подписка = доступ к информации, которая экономит сотни тысяч.

Разберём подробно: когда выставлять, когда можно не выставлять, как правильно заполнить и зарегистрировать, а главное — как избежать ошибок, которые стоят денег.

Если продавец на ОСН или УСН и он плательщик НДС, то он обязан выставить авансовый счёт-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж. Покупатель, если хочет получить вычет, — регистрирует этот документ в книге покупок.

После отгрузки:

• Продавец принимает НДС с аванса к вычету.

• Покупатель восстанавливает вычет, то есть заново начисляет НДС к уплате.

Компании и ИП на УСН с выручкой до 60 млн ₽, а также на спецрежимах (например, ПСН) в большинстве случаев НДС не платят. Им счёт-фактуру на аванс выставлять не требуется. Но если выставили — НДС в бюджет придётся заплатить.

Это налоговый документ, который оформляется при получении предоплаты за товары, услуги, работы, имущественные права.

Пример: Компания «Орион» отгружает «Терре» запчасти на 10 млн ₽. Аванс — 2 млн ₽. «Терра» платит, «Орион» выставляет счёт-фактуру на аванс в размере 2 млн ₽.

Если авансов несколько — на каждый оформляется отдельный документ. Исключения — ниже.

По счёту-фактуре на аванс:

• Продавец начисляет НДС к уплате.

• Покупатель принимает этот НДС к вычету.

После отгрузки:

• Продавец заявляет вычет с аванса.

• Покупатель восстанавливает вычет (НДС к уплате).

Счёт-фактуру на аванс нужно выставить в течение 5 календарных дней с момента поступления денег.

Аванс поступил 1 июня → счёт-фактура до 5 июня включительно.

Если крайний срок — выходной или праздник, перенос на ближайший рабочий день.

Есть 4 случая, когда счёт-фактуру можно не выставлять:

1. Предоплата за товары/услуги с циклом > 6 месяцев (п.13 ст.167 НК РФ, Постановление № 468).

2. Операции не облагаются НДС или облагаются по ставке 0% (ст.149, 164 НК).

3. Продавец освобождён от НДС (п.17 Правил ведения книги продаж).

4. Отгрузка — в течение 5 дней после аванса в том же квартале (Письмо Минфина от 29.03.2021 № 03-07-14/22553).

❗️Если поставки регулярные (например, через день), допускается один счёт-фактура — до 5-го числа следующего месяца. (Письмо ФНС РФ от 16.03.2021 № СД-18-3/446)

Продавец:

• Регистрирует в книге продаж (все графы, кроме 14, 16, 19 и тех, что не применимы).

• После отгрузки — тот же документ в книге покупок (для вычета НДС с аванса).

Схема действий продавца:

1. выставил счет-фактуру на аванс

2. зарегистрировал в книге продаж

3. отгрузил товар, выполнил работы/оказал услуги

4. зарегистрировал счет-фактуру на аванс в книге покупок

Покупатель:

• Получает счёт-фактуру → регистрирует в книге покупок → принимает НДС к вычету.

• После отгрузки — регистрирует отгрузочную счёт-фактуру.

• Одновременно — регистрирует авансовую счёт-фактуру в книге продаж (с кодом 21), восстанавливает НДС.

Схема действий покупателя:

1. перечислить аванс за товары/работы/услуги

2. получить счет-фактуру на аванс

3. зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок с кодом 02

4. получить товары/работы/услуги

5. получить счет-фактуру на отгрузку

6. зарегистрировать счет-фактуру на отгрузку в книге покупок

7. зарегистрировать счет-фактуру на аванс в книге продаж с кодом 21Как заполнить счёт-фактуру на аванс

Можно оформить:

• на бумаге (2 экз.: продавец и покупатель),

• в электронном виде (если согласны обе стороны, формат — по Приказу ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023).

• Номер, дата, ИНН, КПП, адреса, реквизиты платежного документа, код валюты (643 — рубль).

• Названия товаров/услуг (если комплекс — всё вместе), ставка налога (20/120, 10/110, 5/105, 7/107), сумма НДС, сумма аванса.

• Прочие графы — прочерк или пусто, если не применимо.

Компания «Орион» поставляет «Терре» расходники на 60 000 ₽. Аванс — 100%.

1. Аванс 60 000 ₽ → «Орион» выставляет счёт-фактуру на 60 000 ₽, НДС 10 000 ₽ (20/120). Регистрирует в книге продаж.

2. Покупатель — регистрирует счёт-фактуру в книге покупок. Принимает к вычету НДС.

3. Первая отгрузка — 50 000 ₽ (НДС 8 333,33 ₽). Продавец выставляет счёт-фактуру, принимает к вычету часть НДС. Покупатель восстанавливает часть НДС по авансу (50 000 ₽ — в графе 13б, 8 333,33 ₽ — в графе 17 книги продаж).

4. Вторая отгрузка — 10 000 ₽ (НДС 1 666,67 ₽). Продавец снова выставляет счёт-фактуру, остаток НДС — к вычету. Покупатель — восстанавливает остаток НДС (10 000 ₽ / 1 666,67 ₽).

Штрафов за ошибки в авансовых счетах-фактурах нет. Но! Если:

• нельзя идентифицировать продавца/покупателя,

• неясно, за что платили и сколько НДС — инспекция может отказать в вычете.

Ошибки в реквизитах платёжки некритичны. Главное — чтобы остальные строки были заполнены корректно.

• Плательщик НДС выставляет счёт-фактуру на аванс, если получил предоплату.

• Несколько авансов — несколько документов.

• Срок — 5 календарных дней с момента поступления.

• После отгрузки продавец заявляет вычет, покупатель — восстанавливает НДС.

• Формат — бумажный или электронный. Всё должно быть оформлено по правилам.

Не забывайте, что даже невыставленный вовремя счёт-фактура — это риск отказа в вычете и доначислений.