Как бизнесу безопасно сотрудничать с самозанятыми, чтобы не столкнуться с доначислением налогов и страховых взносов?

С одной стороны, бизнесу выгодно сотрудничать с самозанятыми: для некоторых это реальная возможность сэкономить на налогах и страховых взносах. С другой стороны – при  регулярном взаимодействии с плательщиками НПД компании и индивидуальные предприниматели (далее - ИП) рискуют столкнуться с доначислением налогов, взносов, а также со штрафами и пенями. Подобные ситуации могут произойти, если уполномоченные органы усмотрят в таком сотрудничестве признаки трудовых отношений.

Налоговая может усмотреть нарушения, если заметит следующие характерные признаки, отличающие трудовые отношения от гражданско-правовых:

1. Организационная зависимость

ФНС заподозрит наличие трудовых отношений, когда заказчик:

• требует обязательной регистрации в качестве самозанятого от лица, привлекаемого им по факту к труду;

• распределяет “исполнителей” по объектам, исходя из своей производственной необходимости;

• устанавливает для самозанятых исполнителей график работы с фиксированным временем начала и окончания смен;

• постоянно контролирует процесс выполнения самозанятыми работ/оказания услуг.

При этом самозанятые вынуждены подчиняться трудовому распорядку компании или ИП, которые привлекли их для целей сотрудничества, а в случае неповиновения -  нести ответственность.

При наличии подобных признаков суды однозначно поддерживают налоговые органы, соглашаясь с ними в наличии правовых оснований для переквалификации отношений из гражданско-правовых в трудовые (см. Постановление АС Уральского округа от 09.12.2024 г. по делу № А07-7990/2023).

2. Инфраструктурная зависимость

Не менее значима инфраструктурная зависимость. Одним из опасных  сигналов становится использование самозанятым исполнителем (подрядчиком) исключительно материалов, инструментов и оборудования заказчика.

В одном из дел (см. Постановление АС Западно-Сибирского округа от 25.12.2020 г. по делу № А03-20987/2018) суд признал отношения компании с самозанятыми трудовыми на основании того, что в договорах компании и самозанятых был предусмотрен посменный график работы либо 8 - часовой рабочий день; “подрядчики” выполняли работы своими силами с использованием материалов, оборудования, инвентаря и техники заказчика. Кроме того, предмет таких договоров соответствовал трудовым обязанностям, указанным в должностных инструкциях по конкретным специальностям и должностям.

3. Оплата и сроки (период) взаимодействия

Особое внимание налоговые органы обращают на систему оплаты и сроки (период) сотрудничества: регулярные фиксированные (в одном и том же размере) выплаты вознаграждения, не меняющиеся более трёх календарных месяцев подряд, длительное ничем не обоснованное сотрудничество - все перечисленные признаки явно напоминают  трудовые отношения (см. Приказ Минтруда РФ от 02.02.2024 г. № 40Н, Письмо ФНС России от 11.11.2024 г. № АБ-4-20/12835@, Письмо ФНС России от 15.04.2022 г. № ЕА-4-15/4674).

Что касается первичных документов, то стоит отметить, что содержание договоров, наличие/отсутствие актов, чеков подвергается тщательному анализу со стороны контролирующих органов. Вопросы вызовет формулировка предмета договора как трудовой функции вместо конкретного результата, отсутствие четкого объема работ с акцентом на процесс, а не на результат.

Компания заключила с самозанятым договор оказания услуг по управлению транспортным средством. При этом, предмет договора не содержал конкретного описания характера и вида услуг, их объема и периодичности. Была определена лишь трудовая функция – управление транспортным средством. Договор предусматривал полную материальную ответственность исполнителя за сохранность транспортного средства, а отношения имели длительный характер (более 2 лет). Суды признали отношения сторон трудовыми (см. Постановление Первого Арбитражного апелляционного суда от 06.02.2020 г. по делу № А43-5895/2019)

В качестве одного из доказательств наличия именно трудовых отношений между бизнесом и самозанятыми ФНС также может ссылаться на имеющиеся пропуска на территорию компании, графики работы и отпусков, расчетные листы с фиксированными суммами, подписанные исполнителями товарные накладные, данные систем контроля доступа, а также свидетельские показания.

Далее разберем, как правильно оформить сотрудничество с самозанятыми, чтобы минимизировать риски.

Первое правило — проверка статуса самозанятого.

Перед заключением договора у самозанятого необходимо запросить справку о регистрации в качестве плательщика НПД или проверить статус самостоятельно через бесплатный сервис ФНС. Это будет основанием для освобождения бизнеса от функций налогового агента.

Второе правило — соблюдение норм и правил “документарной гигиены”.

• Необходимо стремиться обеспечивать наличие первичных документов при сотрудничестве с самозанятыми (договоры, чеки, акты). 

• В договорах с самозанятыми, как и в любых гражданско-правовых договорах,  должны отсутствовать формулировки, которые можно трактовать как признаки трудовых отношений: закрепление трудовой функции; отсутствие результата и объема работ (услуг) и т.д.  

В наименовании договора необходимо четко указывать на его гражданско-правовой характер (например, "Договор возмездного оказания услуг"), а в тексте рекомендуется прописывать, что отношения регулируются гл. 37 и/или 39 ГК РФ. Важно указать статус самозанятого и его обязанность уведомлять заказчика о снятии с учета в качестве плательщика НПД.

Предмет соглашения должен быть конкретным, с четким описанием результата, а не процесса. Оплату рекомендуется привязывать к единице результата, избегая фиксированных ежемесячных сумм.

Третье правило — корректная организация взаимодействия

При сотрудничестве с самозанятыми важно правильно организовать систему выплат вознаграждения. Оплата должна быть привязана к результату работы (услуги), а не ко времени. Например, можно предусмотреть выплаты после завершения определенного этапа работ, подтвержденного актом сдачи-приемки, или за конкретный объем оказанных услуг.

Следует избегать регулярных платежей, особенно ежемесячных выплат в одинаковом размере.

Оптимально заключить договор на выполнение конкретного задания или проекта. Если же сотрудничество носит продолжительный характер, рекомендуется разбивать его на отдельные этапы.

Взаимодействие с самозанятым не должно сопровождаться подписанием документов, характерных для трудовых отношений: должностных инструкций, приказов о дисциплинарных взысканиях, графиках работы и т.д. В договоре также нельзя устанавливать требования соблюдать внутренние регламенты компании или устанавливать фиксированный рабочий график.

Осторожность следует проявлять при совпадении функций самозанятого и штатных сотрудников. Для налоговой это может стать основанием переквалифицировать отношения в трудовые.

Если собственники бизнеса получили от налоговой инспекции требование о предоставлении пояснений или документов, важно сразу начать действовать.

В первую очередь необходимо проанализировать требование, проверить его законность и обоснованность.

Если требование законно, и в отношениях с самозанятыми есть “сомнительные” признаки, проведите анализ всех документов:

• Изучите договоры с самозанятыми на предмет соответствия гражданско-правовому характеру: проверьте описание предмета договора, отсутствие признаков трудовых отношений (график, необходимость подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка и т.д.).

• Проверьте наличие актов выполненных работ/оказанных услуг и чеков, сформированных самозанятыми через приложение "Мой налог".

Затем подготовьте мотивированные пояснения для налоговой, в которых опишите характер взаимоотношений с самозанятыми и обоснуйте, почему они не относятся к трудовым.

Заключение

Сотрудничество с самозанятыми — эффективный и законный инструмент для бизнеса, но только при правильном его оформлении и отсутствии злоупотреблений. Проверяйте статус самозанятых, грамотно составляйте договоры, фиксируйте перечень оказываемых работ/услуг документально — и Вы минимизируете риски получения претензий от ФНС. Если же Вы получили претензии от налоговой или хотите их предотвратить, обратитесь к налоговому консультанту.

Автор

Дарья Круглова

Бизнес-юрист, налоговый консультант

Телеграм-канал