1С: Кабинет сотрудника. Знакомство с функционалом и работой в сервисе

Внедрение 1С:Кабинет сотрудника — это шаг к цифровизации кадровых процессов и повышению уровня самообслуживания сотрудников. Сервис предоставляет персоналу удобный доступ к личной информации, документам и типовым запросам через веб-браузер или мобильное приложение, экономя время HR-службы и бухгалтерии.

Интерфейс главной страницы в браузере и в мобильном приложении:

Подключение выполняется администратором в конфигурации 1С:ЗУП КОРП (или другой) в разделе «Кадры» → «Сервис 1С:Кабинет сотрудника». Требуется наличие действующей интернет-поддержки.

Администратор:

• Подключает сервис в базе 1С.

• Создает личные кабинеты для сотрудников.

• Рассылает приглашения с ключами активации.

Сотрудник:

• Скачивает мобильное приложение или использует браузерную версию.

• Активирует кабинет по приглашению.

Важно: для успешной рассылки необходимо, чтобы в базе 1С были указаны актуальные email или номера телефонов сотрудников.

Необходимо провести обучение сотрудников основным функциям и возможностям системы, а также разъяснить правила использования и ответить на все вопросы.

После входа в личный кабинет сотрудник получает доступ к полному спектру функций:

• Модуль «Зарплата» — просмотр и электронное ознакомление с расчетными листками за любой период (формируется «архив»). 

• Модуль «Отпуск» — подача заявлений на отпуск, отслеживание остатков дней, использование встроенного калькулятора отпусков.

• Модуль «Документы» — просмотр документов, отправленных на подпись, и статусов своих заявлений. Для руководителей — согласование документов подчиненных.

• Модуль «Справки» — удобный онлайн-заказ справок (2-НДФЛ, о стаже, об отпусках и др.) с получением готового документа в кабинете.

• Модуль «Отсутствия» — фиксация причин отсутствия (опоздание, личные дела, больничный и т.д.) с отправкой уведомления руководителю. предполагается 8 видов заявок на отсутствие:

- Личные дела

- Опоздание

- Отпуск

- Болезнь

- Командировка

- Отпуск по беременности

- Отпуск по уходу

- Уход за ребёнком-инвалидом

Личные дела и опоздание не подразумевают создания документов в конфигурации 1С, то есть эти заявки являются больше управленческими. Они не регистрируют ничего в регламентированном учете.

По остальным видам заявок можно создать документы учета.

Опоздание, болезнь, отпуск по беременности и отпуск по уходу не требуют согласования с руководителем, а личные дела, командировка и уход за ребёнком-инвалидом — на выбор. 

• Модуль «Руководителю» доступен ответственному лицу, здесь высвечиваются документы, требующие согласования.

• Модуль «Компания» содержит всю контактную информацию о сотрудниках организации. Также данный раздел можно будет скрыть. Помимо этого, если сотрудники не хотят, чтобы их контактная информация отображалась всем, то каждый сотрудник в своем личном кабинете может перейти в настройки и настроить ее видимость.

• Налоговые вычеты — можно подать пять видов заявлений на вычеты по НДФЛ через «Документы» или же из подсистемы «Зарплата» — «Налоговые вычеты»:

- Заявление на вычеты на детей.

- Заявление на личный вычет.

- Заявление на социальный вычет на лечение.

- Заявление на социальный вычет на обучение.

- Заявление на имущественный вычет.

Необходимо заполнить поля в заявлении на вычет, приложить сканы подтверждающих документов, есть возможность оставить произвольный комментарий.

• Мои данные — в профиле есть возможность самостоятельно инициировать изменение личных данных (адрес, паспорт, контакты) с прикреплением сканов документов. Заявка автоматически поступает в HR.

Для того чтобы включить возможность обмениваться с сотрудниками документами, подписанными электронными подписями, необходимо включить настройку «Использовать кадровый электронный документооборот» в информационной базе. Сервис поддерживает полноценный ЭДО с юридически значимой электронной подписью (ЭП).

• Для работодателя: используется усиленная квалифицированная ЭП (от аккредитованного УЦ или «1С:Подпись»).

• Для сотрудника: усиленная неквалифицированная ЭП создается бесплатно прямо в личном кабинете.

• Гибкость: если у сотрудника кадровой службы нет ЭП, он может перенаправить документ на подпись коллеге, у которого она есть.

• Процесс подключения: в базе 1С включается соответствующая настройка, формируются согласия на присоединение к КЭДО. После их подписания сотрудником через кабинет он получает возможность создавать свою ЭП и подписывать документы.

• По умолчанию обмен с сервисом выполняется раз в 10 минут, поэтому часто выполняется принудительный обмен. Принудительный обмен выполнять на постоянной основе не всегда удобно, поэтому можно настроить автоматический обмен для себя. Для этого необходимо перейти в подсистему «Администрирование», а именно в «Обслуживание» – «Регламентные операции» – «Регламентные и фоновые задания».

• Если перейти в «Расписание», то можно выполнить данную настройку по месяцам, дням недели, времени начала и окончания обмена.

В сервисе 1С:Кабинет сотрудника можно настроить доступность разделов. Если компания не готова, например, обрабатывать справки или направлять документы на подпись через сервис, то эти разделы можно отключить, скрыв, таким образом, доступы к ним в сервисе.

Для этого в базе 1С в подсистеме «Кадры» – «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» необходимо открыть настройки функциональности сервиса и убрать флажки с тех разделов, которые необходимо скрыть.

Новое в версии 8.2

• Появилась возможность показывать руководителям список сотрудников, не подписавших полученные документы.

• Реализована возможность подписания согласия на присоединение к КЭДО с помощью приложения Госключ подписью УКЭП.

• Для руководителей предприятий и подразделений реализована возможность сформировать пожелания подчиненных сотрудников по отпускам на основании информации от них или на свое усмотрение.

• Реализована возможность подачи заявления на учебный оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск.

• Реализована возможность подачи заявлений, связанных с отпуском по уходу за ребенком и выплат по нему, в частности:

- Заявление о назначении пособия при рождении ребенка

- Заявление о назначении пособия до достижения ребенком 1,5 лет

- Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет

- Заявление о прерывании отпуска по уходу за ребенком

• Появился новый раздел Охрана труда (доступно только из программы 1С:ЗУП КОРП). В этом разделе можно получать информацию о медосмотрах и психиатрических освидетельствованиях (если назначены), в том числе: вредные факторы и виды ваших работ, требующих медосмотров, дату пройденного/пропущенного и следующего медосмотра. Также можно посмотреть информацию о номере своего рабочего места и присвоенного ему класса условий труда.

Новое в версии 8.3

• Реализована возможность подать заявление на отсутствие в связи с исполнением гособязанностей.

• Реализована возможность в разделе Документы подать Заявление на дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом.

• Реализован новый раздел «Командировки», где возможно подавать заявления на командировку. Руководители могут создавать заявления на командировку для подчиненных. 

• В разделе доступна подача отчетов о затратах и об итогах командировки.  Необходимость подачи отчетов регулируется настройками. В заявление на командировку добавлена возможность заполнять заявку на билеты, при условии подключения сервиса Smartway.

• Реализован кабинет сотрудника, работающего по договорам ГПХ. Через кабинет сотрудник может работать с договорами и актами.

• Теперь в личном кабинете можно подать заявку на работу в выходной и на сверхурочную работу.

• Теперь через личный кабинет вы можете подать свои антропометрические данные для подбора для вас спецодежды и средств индивидуальной защиты.