Почему 80% автоматизации бизнеса в итоге заканчивается Excel

Но через несколько лет происходит странная вещь.

Несмотря на внедрение системы, половина аналитики и расчётов снова оказывается… в Excel.

Финансовые модели, управленческие отчёты, планы продаж — всё это часто ведётся отдельно от системы учёта.

Обычно всё начинается довольно логично.

Компания внедряет систему:

• бухгалтерия ведёт учёт

• документы оформляются в системе

• формируются стандартные отчёты.

На этом этапе кажется, что автоматизация работает.

Но затем появляются новые задачи.

Когда компания растёт, руководству начинают нужны новые данные:

• управленческая прибыль

• аналитика по продуктам

• план-факт анализ

• прогнозирование.

Стандартных отчётов системы часто оказывается недостаточно.

И тогда появляется самый быстрый инструмент решения проблемы.

Excel.

Почему сотрудники начинают использовать таблицы?

Причина простая.

В Excel можно:

• быстро собрать данные

• добавить свои формулы

• изменить структуру отчёта

• сделать новый анализ за 10 минут.

А доработка системы может занять:

• несколько дней

• иногда недели.

Поэтому сотрудники выбирают самый быстрый путь.

Со временем возникает знакомая многим ситуация:

часть данных хранится в системе, а часть — в таблицах.

Например:

• бухгалтерия работает в системе

• финансовый отдел ведёт отчёты в Excel

• менеджеры собирают аналитику в отдельных файлах.

И постепенно Excel превращается во вторую информационную систему компании.

Проблемы начинаются, когда количество таблиц начинает расти.

Появляются:

• десятки файлов

• разные версии отчётов

• ошибки в формулах

• расхождения между данными.

В какой-то момент сотрудники начинают тратить больше времени на сверку данных, чем на анализ.

Причина обычно не в системе учёта.

Чаще всего дело в том, что автоматизация останавливается на этапе внедрения.

После запуска системы:

• процессы не пересматриваются

• отчёты не развиваются

• новые задачи решаются временными инструментами.

И временные решения постепенно становятся постоянными.

Excel сам по себе не является проблемой.
Он отличный инструмент для анализа данных.

Проблема возникает, когда таблицы начинают заменять систему учёта.

Тогда компания получает сразу две системы:

• официальную — в 1С

• неофициальную — в Excel.

И чем больше становится таких таблиц, тем сложнее контролировать данные.